Основные структурные подразделения и их функции

ТОО "КАПРЕММАШ" протяжении 16 лет. За сравнительно небольшой срок, компания завоевала доверие у многих потребителей и выполнила ряд существенных работ.

Сотрудниками компании являются более 15 человек офиса и более 30 человек мастеров

 

Рисунок 1 – Организационная структура ТОО "КАПРЕММАШ"

 

В обязанности генерального директора входит обеспечение эффективной работы компании, контроль за эффективным взаимодействием всех звеньев, прогнозирование и планирование дальнейших действий на рынке, руководство

финансовой деятельностью, обеспечение стабильности и дальнейшего развития фирмы, и разрешение конфликтов.

Департамент управления персоналом отвечает за поиск новых кадров,

Служба безопасности отвечает за охрану объектов, продукции. Заключает договора с охранными компаниями, обеспечивает порядок и безопасность сотрудникам и клиентам.

Финансовый департамент отвечает за бухгалтерию. Приходы, оплаты, выдача зарплат, транзакции, наличные и безналичные сделки лежат на сотрудниках этого департамента. Также проводят аудит, ревизии в точках продаж, предоставление всех документов в таможенные и налоговые органы, сдача всей отчетности и прочее.

Юридический отдел контролирует все юридические вопросы. Составление договоров, контроль за исполнением всех договоренностей с партнерами, защита интересов компании в судах при необходимости.

Департамент информационных технологий ответственен за создание и исправную работу сайтов, ведет поддержку всей информационной системы компании, включая магазины, обеспечивает регулярное обновление и внедрение новых решений на базе 1С. Находит более удобные способы контроля и автоматизации работы компании, за счет различных программ. Снижает издержки предприятия, за счет частичного исключения человеческого труда в компании.

Также в компании существует более скромная организационная структура магазинов с предоставляемым сервисом, подчинение идет по принципу нижестоящее звено подчинено вышестоящему(рисунок 2).

 

Рисунок 2 - Организационная структура официальных магазинов ТОО "КАПРЕММАШ"

Примечание – составлено автором.

 

Организационная структура магазинов (фирменных точек) ТОО "КАПРЕММАШ" имеет три уровня.

Первый уровень – директор (высший уровень управления), осуществляющий непосредственное управление магазином.

Второй уровень:

- заместитель, осуществляющий управление магазином в отсутствии директора;

-супервайзер, подчиняются директору, занимается товарным ассортиментом магазина, выкладкой товара, и обслуживанию - завсклад, также подчиняющийся директору, ведет приемку товара, имеет в своем подчинении грузчиков.

Третий уровень – продавцы, осуществляющие продажу товара непосредственным потребителям, и вспомогательный персонал являются низшим уровнем управления.

 

Схема документооборота

Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и направления в архив.

Различают три основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);

2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками

организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

1. первичную обработку;

2. предварительное рассмотрение;

3. регистрацию;

4. рассмотрение руководством;

5. передачу на исполнение.

В бухгалтерском учёте существует пять основных этапов документооборота

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;

2. Передача документа в бухгалтерию;

3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;

4. Обработка документов в бухгалтерии, которая включает:

1. таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции);

2. группировку;

3. котировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов);

5. Сдача документов на хранение в архив.[1]

 

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль исполнения;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) называют электронным документооборотом.[2]

Документы, проходящие регистрацию в ТОО «КАПРЕММАШ» делятся на два потока:

- Документы на имя директора и без указания конкретного адреса;

- Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес ТОО "КАПРЕММАШ" и в структурные подразделения организации. Руководству ТОО "КАПРЕММАШ" передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности ТОО. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений ТОО или непосредственно исполнителям.