Понятие коммуникаций и их значение в управлении. Виды коммуникаций

Тема 8. Коммуникации в менеджменте

Понятие коммуникаций и их значение в управлении. Виды коммуникаций

Коммуникации – связующий процесс в управлении, состоящий в обмене информацией, при котором с помощью различных символов передается и воспринимается смысловое значение.

Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

1) руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75—95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

2) коммуникации необходимы для эффективности управления;

3) коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

4) хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Основным способом реализации этой деятельности являет­ся осуществление коммуникаций.

Коммуникации в организации выполняют следующие функции:

информативные - передача истинных или ложных сведе­ний, предоставление необходимой информации для принятия решений, идентификации и оценки возможных вариантов реше­ний;

мотивационные - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб, прика­зов и т. д.;

контрольные - отслеживание поведения работников раз­личными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

Виды коммуникаций

1) По направленности:

· Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. К примеру, представители разных отделов периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников.

· Вертикальные коммуникации. Информация может передаваться по нисходящей, т.е с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменивши. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

2) По виду отправителя:

· Формальные - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

· Неформальные - канал распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".

3) По средствам передачи информации:

· Вербальные коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.

· Невербальные – это сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, манер и т.д.

· С помощью технических средств

4) По виду получателя

· Внутренние - под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые внутри организации, между ее элементами (различными уровнями и подразделениями).

· Внешние - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты.