Понятие унифицированной системы документации

Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, которые должны заполняться пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. По окончании заполнения формы, ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол других сотрудников.

Электронная (безбумажная) технология подразумевает работу с электронными формами с этапа заполнения до этапа извлечения данных, их сбора в базе данных или экспорт этих данных в какое-либо приложение.

Недостатки. Неполная юридическая проработка процесса «подписи формы»: использование электронной подписи с защитой формы от внесения изменений, от снятия уникальных характеристик подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица.

Достоинства. Доступны в режиме on-line; графические формы легко модифицируемы; экономия времени и мест хранения; автоматический контроль позволяет следить за правильностью и целостностью заполнения полей из справочников; позволяют использовать средства для установления связи между формами; включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки ЭД.

5.1. К наиболее мощным разработкам, обеспечивающим структурированные средства проектирования форм ЭД, их заполнение пользователем, клиент-серверную обработку, а также предоставляет мощные возможности централизованного управления выдачей информации в готовые формы из корпоративных БД и прикладных приложений на печать, отправку по электронной почте и по факсу, относится система JetForm.

Проектирование форм ЭД (создание шаблона формы) с помощью ПО проектирования включает следующие этапы:

• создание структуры ЭД;
• определение содержания формы ЭД (выбор методов заполнения полей: вручную или выбором данных из списка, меню, БД, которая должна быть связана с формой).

Для определения перечня макетов экранных форм, проектировщик анализирует «постановку задачи», где приводятся перечни используемых документов с оперативной и постоянной и результатной информацией. В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности, максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

В процессе разработки макетов проектировщик должен делить экранное поле на две части: информационную (для собственно самого макета), и служебную (для дополнительной информации).

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

Þ иметь хороший обзор;

Þ не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых должны выдаваться на экран в виде списков для просмотра;

Þ поля должны быть снабжены подсказками, выводимыми на экран при неправильных действиях пользователя и возможностью их исправления;

Þ автоматическое проставление текущей даты и времени;

Þ цвет полей (спокойные, не режущие глаз тона), подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части.

Служебная часть макета располагается в нижней части экрана и отделяется от информационной как графически, так и цветом. Она используется для подсказок к кнопкам, используемым для работы с макетом:

Þ Производить откат на одно поле назад;

Þ Отказываться от ввода;

Þ Производить загрузку введенной записи в БД;

Þ Выдавать информацию на печать и т.д.

Кроме перечисленного, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех ошибок, которые могут возникнуть при работе, и способах их исправления.

5.2. Основой информационного обеспечения является информационная база (ИБ) – организованная определенным образом совокупность данных, хранимых в памяти системы в виде файлов, удовлетворяющие информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования; систему конструкторской, технологической и технической производственной документации (нормативно-справочной); оперативную документацию; систему организации ведения, хранения, внесения изменений в нормативную документацию.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит: систему программ организации, накопления, ведения и доступа к данным; массивы данных на машинных носителях.

Исходными данными для создания информационного обеспечения ЭИС служат материалы предпроектного обследования, которые должны содержать сведения о существующей системе управления предприятием, системе документооборота, действующих классификаторах ТЭИ, нормах и нормативах, системе первичных документов, а также требования к системе кодирования, классификации и информационной базе, которые определяются задачами управления.

 

Все файлы можно классифицировать по следующим признакам:

c по этапам обработки (входные, базовые, результатные); входные – с первичных док-тов, для ввода и обновления; результатные – для вывода на печать и т.д.; базовые – основные (имеют однородную структуру записей и содержат записи с оперативной и условно-постоянной информацией; рабочие – для решения конкретных задач на базе основных; промежуточные, служебные (для ускорения поиска – это справочные – это материалы, сырье, основные фонды, ресурсы, классификаторы и т.п.), индексные файлы и каталоги); табличные – сведения об экономических показателях, например, процент удержаний, отчислений и пр., считающихся постоянными в течение длительного времени; архивные - для решения аналитических, прогнозных задач, а так же для восстановления информационной базы для восстановления при разрушениях;

c по типу носителя;

c по составу информации (оперативная, постоянная);

c по назначению (по типу функциональных подсистем);

c по типу логической организации (линейная и иерархическая структуры записей, реляционные, табличные);

c по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Организация хранения файлов в информационной базе (ИБ) должна отвечать следующим требованиям:

• своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;
• полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;
• целостность хранимой информации;
• гибкость системы (адаптируемость ИБ к изменяющимся инф-ым потребностям);
• релевантность ИБ (способность системы осуществлять поиск и выдачу информации по запросам пользователей);
• удобство языкового интерфейса;
• разграничение прав доступа.

Существуют следующие способы организации ИБ:

совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными ППП, и интегрированная БД, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. СУБД.

Локальные файлы обеспечивают более быструю обработку данных, но недостатком является большое дублирование данных в информационной системе и, как правило, это приводит к несогласованности данных в разных приложениях. Поэтому организация локальных файлов применяется только в специализированных приложениях, требующих очень высокую скорость реакции, при импорте необходимых данных.

Интегрированная ИБ, т.е. БД – комплекс взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при минимальной избыточности, достаточное для оптимального использования множеством приложений.

Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. При этом необходимо усиление контроля вводимых данных, разграненичение доступа и секретности данных.

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, ПО системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых задач.

Требования, предъявляемые к распределенным БД (РБД):

• учет территориального расположения подразделений ЭИС;
• обеспечение независимости данных от их территориального расположения;
• оптимальное размещение БД между абонентами и серверами;
• сокращение стоимости информационного обслуживания абонентов;
• обеспечение решения сложных межведомственных задач;
• надежность хранения и обработки данных; использование СУБД, которые имеют язык описания данных, манипулирования данными и язык запросов, ориентированные на работу в сети;
• возможность параллельного обращения к данным из различных узлов обработки данных.

Процесс проектирования ИБ как совокупности локальных файлов включает в себя следующие операции:

q определение информационной потребности каждой задачи, результатом которой получают «Перечень документов»;

q определение периодичности решения задач – результат: «Список задач и периодичности их решения»;

q составление списка файлов, в результате чего имеем полный перечень имен файлов ИБ;

q определение содержания файлов (формирование состава полей записей файлов);

q определение характеристик файлов (наим. файла, объем, частота использования, порядок обработки файла (последовательный, выборочный, смпешанный), периодичность обновления, длительность хранения, тип носителя и т.д.);

q выбор логической организации файлов;

q выбор носителей;

q выбор физической организации файлов – таблица описания физ. организации файлов.

Проектирование БД проходит следующие стадии:

· предпроектная

¶ определение эк. целесообразности и техн. возможности создания БД;

¶ выявление состава и содержания хранимой информации;

¶ определение колич. характеристик информационных объектов и структурных связей между ними на основе анализа инф. потребностей и «постановки задач»;

¶ построение инфологической модели предметной области;

¶ оценки вариантов разработки БД;

¶ оценка возможности применения СУБД и ее выбор.

Результатом выполнения этого комплекса работ проектировщики получают ТЭО и ТЗ, включающих:

ð описание целесообразности создания БД;

ð - “ - инфологической модели;

ð - “ - информац. потребностей;

ð - “ - описание схем документооборота;

ð обоснование выбора конкретной СУБД;

ð назначение БД;

ð основные требования к БД;

ð основные технические решения;

ð технико-экономические показатели эффект-сти использования БД;

ð порядок приемки БД в промышленную эксплуатацию.

Техническая документация ИБ ЭИС разрабатывается на основании методических материалов и стандартов, регламентирующих состав и содержание документации ЭИС.

· техническое проектирование

¶ уточненная инфологическая модель;

¶ логическое проектирование (составление концептуальной схемы);

¶ физическое проектирование (распределение по уровням памяти, выбор метода доступа, и т.д.);

¶ проектирование и представление данных для приложений;

¶ проектирование ПО, определение состава функций, поддерживаемых СУБД и т.д.);

· рабочее проектирование

¶ разработка оригинальных программных средств и сервисных программ;

¶ настройка СУБД ППП окружения в соответствии с выбранными параметрами;

¶ разработка контрольного примера;

¶ разработка должностных технологических инструкций для пользователей для взаимодействия с БД.

 

Понятие унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении технико-экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов.

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом потоков документов и их запутанностью, дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

1. проведение унификации и стандартизации документов;

2. введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) — это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, они делятся:

Ê на межотраслевые системы документации,

Ê отраслевые и

Ê системы документации локального уровня, т. е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

• документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;
• УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;
• УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
• УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;
• все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.