Создание и настройка сводных таблиц Excel

Лабораторная работа 2

ПОСТРОЕНИЕ СВОДНЫХ ТАБЛИЦ

Цель работы: изучить особенности создания, обновления, форматирования сводных таблиц.

Теоретические сведения

Сводными называются таблицы, содержащие часть данных анализируемой таблицы, показанные так, чтобы связи между ними отображались наглядно. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений. Поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить соответствующим образом данные.

Преимущества сводных таблиц:

· очень простой способ создания такой таблицы, который не требует много времени;

· возможность консолидировать данные из разных таблиц и даже из разных источников;

· возможность оперативно дополнять данные сводной таблицы, просто расширив исходную таблицу и немного изменив настройки сводной.

Сводные таблицы используются в первую очередь для обобщения больших массивов информации и подведения различных итогов: суммирования по отдельным группам, вычисления среднего и процентного значения по отдельным группам, подведения промежуточных и общих итогов и так далее. Кроме того, сводную таблицу можно распечатать, в том числе и постранично, что очень ускоряет подготовку различной информации.

Создание и настройка сводных таблиц Excel

Для создания сводной таблицы перейдите на вкладку Вставка, где в группе Таблицы выберите команду Сводная таблица.

В открывшемся диалоговом окне Excel предлагает указать исходную таблицу или диапазон значений, на основании которых будет строиться сводная таблица. Если выполнить команду Сводная таблица, предварительно установив курсор на листе, где находятся любые данные, Excel автоматически заполнит это поле. Если же на листе данные отсутствуют, нужно будет указать адрес диапазона данных вручную.

Первая строка указанного диапазона не должна быть пустой - в этом случае Excel сообщит об ошибке. Также необходимо создать заголовки для каждого столбца базовой таблицы - это сделает настройку сводной таблицы намного удобней.

Помимо выбора исходной таблицы Excel предоставляет возможность использовать в качестве источника данных базы данных и таблицы, созданные в других программах.

В этом окне нужно выбрать место расположения сводной таблицы: в новом окне или на этом же листе. В последнем случае нужно указать диапазон адресов, где должна располагаться сводная таблица.

Нажав кнопку Ок после настройки нужных условий, на экране появляется следующий рабочий лист:

В левой части находится область размещения сводной таблицы. Справа - окно настройки сводной таблицы под названием "Список полей сводной таблицы". Если случайно закрыли это окно, достаточно кликнуть по области размещения - и окно настройки снова откроется.

Перетаскивая поля в определенные области в окне настройки сводной таблицы, получаем необходимую структуру сводной таблицы.

Excel автоматически обновляет макет и данные сводной таблицы. Если необходимо сначала настроить макет, а потом вывести результат, нужно воспользоваться опцией в окне настроек Отложить обновление макета.

Установив галочку, можно самостоятельно обновлять сводную таблицу, нажимая кнопку Обновить в нужный момент.