Тема 3. Составление докладных и объяснительных записок

Вид: Практические занятия

Тема: Составление и оформление справочно-информационных документов

 

Цели занятия:

1. Познакомиться с назначением и требованиями к оформлению служебных писем, актов, докладных и объяснительных записок, справок.

2. Изучить формуляр и место расположения реквизитов справочно-информационных документов.

3. Изучить требования к составу отдельных реквизитов и правилам их оформления (форматирования).

4. Овладеть навыками оформления отдельных реквизитов и документов в целом.

5. Изучить структуру текста и требования к тексту служебного письма, акта, докладной и объяснительной записки, спрвки.

6. Овладеть навыками составления текстов справочно-информационных документов.

 

 

Подготовка к выполнению задания:

1. Познакомиться с требованиями к реквизитам документов, их офоормлению, требованиям к тексту служебного документа.

2. Изучите следующие темы:

; Служебные письма;

; Акты;

; Докладные и объяснительные записки;

; Справки.

; Текст документа, его структура и требования к составлению.

 

Содержание задания:

Тема 1. Составление служебных писем:

Составить и оформить реквизиты служебного письма в соответствии с заданием.

Организация Автор документа, для всех видов документов, является единым, т.е. документы оформляются от имени:

Наименование организации: ОАО «САТУРН»

Справочные данные:

почтовый адрес: д.15, ул. Погодина, г.Ростов-на-Дону, 344068

тел. 45-68-95, факс 45-78-88

банковские реквизиты: Расч.сч. № 1012023034 5056067078

в КБ ГазПромбанка, БИК 046015377

ИНН 6066345487,

Корр.сч.№ 3014015016 7018019377

Директор - Пономарев В.А. Главн.бухгалтер – Селезнева Н.К.

 

Все остальные реквизиты, если в тексте задания их содержание отсутствует, выполняются студентом произвольно.

 

Задание 1

 

Составить сопроводительное письмо генеральному директору ЗАО «Вымпел» г-ну Павлову В.С. с просьбой рассмотреть претензию на полученные (в соответствии с контрактом № 463-47 от 00.00.00, транс № 483, по железнодорожной накладной № 887-75) товары (наименование товара, количество), в которых согласно акту экспертизы обнаружены дефекты производственного характера.

 

Задание 2

 

Составьте сопроводительное письмо о направлении ОАО «Алекс» подписанного и заверенного печатью договора № 345-23 от 00.00.00 с сообщением о том, что календарный план поставки будет выслан Вами в минимальный срок. Вежливо предупредить, что в случае возврата договора с незаполненными реквизитами, договор будет считаться неоформленным по их вине. Письмо является неотъемлемой частью договора.

Задание 3

 

Составьте письмо-просьбу директору ООО «Гарант» г-ну Кобзеву А.П.:

· о срочной оплате инкассо № 8273 в сумме 350800 рублей за поставку товара по контракту № 825-12 от 00.00.00, срок которого наступил;

· сообщить дату произведенной оплаты;

· подтвердить по телефону получение грузовых документ

 

Задание 4

 

Составьте письмо-просьбу Главе Администрации Ки

ровского района г.Ростова-на-Дону г-ну Сомову Алексею Викторовичу о принятии мер в отношении СК «Исток» (президент Кузин В.С.), чье представительство было размещено в здании по ул.Суворова, 15 по ходотайству Администрации на период проведения спортивных соревнований с 00.00.00 по 00.00.00 (письмо от 00.00.00 № 000). По вине президента г-на Кузина В.С. помещения до сих пор не освобождены, несмотря на то, что срок договора аренды № 000 от 00.00.00 истек, а новый договор не заключен.

 

Задание 5

 

Составьте гарантийное письмо в Регистрационную Плата Октябрьского района г.Ростова-на-Дону о том, что в связи с государственной регистрацией ООО «Гарант», ему предоставляется гарантия на аренду помещения под офис по адресу: оф.213, д.12, ул. Погодина, г.Ростов-на-Дону в здании, принадлежащем Вам на правах частной собственности (Регистрационное удостоверение № 000 от 00.00.00) с 00.00.00.

 

 

Задание 6

 

Составьте гарантийное письмо директору ОАО «СКИФ» г-ну Агееву В.С. на оплату стройматериалов – плитка кафельная (Италия) в количестве 2000 кв.м. в заводской упаковке с доставкой Его автотранспортом на Ваш склад по адресу: д.15, ул. Новаторов, г.Ростов-на-Дону.

 

Задание 7

 

Составьте письмо-подтверждение директору ЗАО «Транс-Сервис» г-ну Алексееву Н.А. о произведенной Вами оплате партии 251 лакокрасочных материалов по контракту № 000 от 00.00.00 в день поступления груза в г.Ростов-на-Дону. Для подтверждения направить Ему копию платежного поручения № 0000 от 00.00.00 и выразить намерения на продолжение сотрудничества в ближайшее время.

 

Задание 8

 

Составьте письмо-предложение директору ООО «РостПродКонтракт» г-ну Иванову С.П. о взаимозачете взаимных требований в АПРЕЛЕ на сумму 00000 рублей, включая НДС(00%) в счет Его задолженности за приобретенные у Вас электротовары по накладной № 000 от 00.00.00 на сумму 10000 рублей, включая НДС(00%) и Ваших обязательств по договору аренды № 000 от 00.00.00 за аренду помещений в январе-марте на сумму 12000 рублей, включая НДС(00%).

 

Задание 9

 

Составьте письмо-претензию генеральному директору ОАО «Сервис-Плюс» г-ну Панову В.Г., который нарушил обязательства по п.1.5 договора аренды № 000 от 00.00.00 и не внес своевременно арендную плату. На настоящее время Его задолженность по арендной плате составляет:

· за октябрь-декабрь 0000 г - 00 000 рублей, вкл. НДС

· за март 0000 г - 0 000 рублей, вкл. НДС

п.3.6 договора аренды предусматривает, в случае нарушения

сроков оплаты Арендатором, уплату пеню в размере 0.0% за каждый день просрочки, что составляет на день предъявления претензии, согласно прилагаемого расчета – 0 000 рублей. Общая сумма претензии – 00 000 рублей.

Предложить погасить признанную сумму задолженности в срок

до 00.00.00. Предупредить, что в случае непогашения задолженности в указанный срок Вы обратитесь с иском в суд, для принудительного взыскания причитающейся суммы. Приложить к письму соответствующие документы.

 

Задание 10

 

Составьте письмо-разъяснение директору ооо «Меркурий» г-же Васильевой И.Н. в ответ на письмо № 00-00/000 от 00.00.00, которым предлагалось произвести взаимозачет по договору подряда № 000 от 00.00.00.

Разъяснить, что взаимозачет возможен только после подписания акта приема-передачи выполненных работ по договору подряда в связи с письмом Минфина РФ от 17.04.96 № 04-02-14М, которое устанавливает порядок отнесения затрат на себестоимость по оказанию услуг сторонними органиазциями. Кроме того, преджложение взаимозачета требует дополнительно подпись главн.бухгалтера, так как этот документ является расчетным (п.3 ст.7 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете»).

 

Задание 11

 

Составьте письмо-заказ директору ОАО “Альфа-Плюс” г-ну Маркину Е.Г. в котором подтвердить заказ, ранее согласованный по телефону с г-ном Патрушевым И.Е. на поставку 1000 штук калькуляторов с принтером “Триумф”, которые должны быть отосланы в две партии на обычных условиях платежа и поставки в период с 00.00.00 по 00.00.00. Запросить подтверждение принятия заказа.

 

Задание 12

 

Составьте письмо-запрос директору ООО «Маяк» г-ну Попову А.С. о разработке предложения в Наш адрес, без обязательств с Нашей стороны, на поставку товара: напольное ковровое покрытие (Германия) в количестве 20 000 кв.м, с поставкой в сроки: апрель-июнь 0000 года. Качество товара по образцам, высланными Нами ранее. Условия оплаты – инкассо. Просить сообщить о разработанном предложении в минимальный срок.

 

 

Задание 13

 

Составьте письмо-предложение (оферту) директору ОАО «Максим» г-ну Перову А.К. о конкретнгй поставке 2 револьверных станков, 1 токарного станка и 1 карусельного станка, из числа неустановленного оборудования, технические характеристики которых приложить. Оборудование реализуется по балансовой стоимости с прибылью 10% и НДС (00%). Прейскурант приложить. Просить подтверждение принятия предложения в срок до 00.00.00.

 

Задание 14

 

Составьте письмо-ответ на запрос директору НПП «Полюс» г-ну Макарову А.Н. в котором выразить благодарность за сделанный в Наш адрес запрос и сожаление о том, что в настоящее время Мы не имеем возможности выдать конкретное предложение на поставку материалов в том количестве. Возможна поставка в августе-октябре 0000 года лакокрасочных материалов перечень и количество которых Мы прилагаем. Просить сообщить о принятии предложения в срок до 00.00.00. Выразить пожелание о дальнейшем сотрудничестве.

 

Задание 15

 

Составьте письмо-запрос директору ООО «Спецмонтаж» г-ну Титову А.В. о разработке предложения на поставку Нам запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.

Просить указать:

· полное наименование, тип, технические характеристики, материал, цену и массу по каждой позиции;

· сроки и общий объем поставки в куб.м;

· стоимость упаковки и транспортировки;

· более точную дату высылки предложения.

Выразить пожелание о том, что в случае если не смогут разра

тать предложение, то сообщить об этом в минимальный срок.

 

Задание 16

 

Составьте письмо-претензию директору ООО «Маяк» г-ну Федорову И.Н. который нарушил обязательства договора поставки от 00.00.00 № 000-00 отгрузив партию 235 лакокрасочных материалов на судно «Новороссийск» полностью несоответствующую по качеству спецификациям, на основании которых был заключен Договор. Указать, что п.6 Договора дает право Покупателю полностью отказаться от приемки партии товара. Предложить: дать согласие на предоставление скидки 10% на всю партию товара взамен на наше согласие принять товар. Для принятия решения предоставить Поставщику 15 дней.

 

Задание 17

 

Составьте письмо-просьбу директору ОАО «Альфа» г-ну Кузнецову А.Н. об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции, определении стоимости проектных работ и оформления договорных отношений. Указать на то, что монтаж насосной станции уже ведется в связи с чем необходимо:

· работы начать немедленно;

· работы произвести непосредственно на строительной площадке.

Гарантировать оплату стоимости работ со своего расчетного счета № …

 

Задание 18

 

Составить письмо-напоминание директору ООО «Мираж» г-ну Овсееву Н.И. о том, что ранее Мы направляли письмо от 24.07.99 № 03-02/197 которым сообщали о возможности изготовить и поставить в 2000 году различные химреактивы на сумму 500 тыс.руб сверх утвержденного графика по договору поставки от 00.00.00 № 000, в связи с увеличением производственных мощностей. Просить подтвердить согласие на … в 10-дневный срок. В случае нарушения срока, сверхплановая продукция будет поставлена другим предприятиям-покупателям. Приложить к письму копию письма от 24.07.99.

 

Задание 19

 

Составить письмо-ответ на запрос директору ЗАО «Партнер» г-ну Пескову А.Г. в котором выразить благодарность за запрос и предложить им на реализацию товар: стиральный порошок «…..» в количестве 1800 упаковок. При этом указать:

· качество – в соответствии с ТУ 02314-23;

· упаковка – по 20 упаковок в коробке;

· Цена – 600 рублей за одну коробку;

· Срок поставки – 2 квартал 2000 г

· Условия платежа – инкассо

Предупредить, что предложение действительно до 1.02.2000.

 

 

ЮЖНЫЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОКРУГ Москва ОАО “МЕТРАКОМ” д.23, кор.2 ул.Мытная Москва, 113162 тел. 978-23-45
1 июня 2003 № 03-12/451 На № __________ от _____________
		ООО “АЯКС” Директору г-ну В.А.Косову д.34 пр.Октября г.Ростов-на-Дону
О сроках по договору № 162-11
Уважаемый г-н Косов В.А.   Напоминаем Вам, что согласно договору № 162-11 от 12.02.03, Ваша фирма должна закончить работы по проектированию и монтажу насосной станции к 12.06.03. Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 10.08.03. В противном случае мы будем вынуждены подать иск в арбитражный суд.   Приложение: 1. Копия договора на 4 л. в 1 экз. 2. Календарный план работ на 2 л. в 1 экз.     Директор Н.Н.Куприянов
Семенов Николай Алексеевич тел: (095) 978-34-22

 

Рис.1 Образец оформления реквизитов служебного письма

Тема 2. Составление актов:

Задание 1

Составьте акт сверки расчетов между:

ОАО «Продконтракт», главн.бухгалтер Сомова Т.Н.

ООО «Агро-Плюс», главн.бухгалтер Аверина Н.С.

Основание: устная договоренность между директором ОАО и директором ООО от 3.08.99

5.08.99 главными бухгалтерами были сверены расчеты между организациями и в результате сверки установлено:

 

	Дебет	Кредит
1. По данным ОАО «Продконтракт»	150 000-00 60 000-00 30 000-00
2. По данным ООО «Агро-Плюс»     Допровести по пл.треб. №71 от 1.06.99		150 000-00 40 000-00 30 000-00 20 000-00
ИТОГО	240 000-00	240 000-00

 

Согласованная сумма задолженности ООО «Агро-Плюс» составляет 20 000 (Двадцать тысяч) рублей. Акт составить в 2-х экземплярах.

Задание 2

Составьте акт приема-передачи выполненных работ (услуг) от 12.10.1999 о том, что по договору подряда от 1.02.99 № 086-12 заключенного между:

Заказчик: ЗАО «Донобувь», директор Павлова Э.Н.

д.25, ул.Суворова, г.Ростов-на-Дону, 344006

Исполнитель: ОАО «Контакт», директор Максимов Г.Н.

д.7, ул.Королева, г.Ростов-на-Дону, 344092

Заказчик Наименование организации 1, Справочные данные		Исполнитель Наименование организации 2, Справочные данные
А К Т   00.00.00 № 000 Место издания
Заголовок к тексту
(Введение) Основание: ______________________________________________________ Составлен комиссией: Представитель Заказчика И.О.Фамилия, должность Ответственный Исполнитель: И.О.Фамилия, должность Присутствовали: _________________________________________________   (Констатирующая часть текста)   (Заключение текста)   Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экз.- у Заказчика 2-й экз.- у Исполнителя
от Заказчика от Исполнителя   ______________________ _______________________ (подпись) (подпись) М.П. М.П.

Рис.2 Схема оформления акта приема-передачи работ(услуг),

составленного двумя организациями

 

Исполнителем была выполнена, а Заказчиком принята по теме: «Разработка нормативно-правовй документации для ЗАО «Донобувь» следующая работа:

· Разработано Положение о Совете директоров ЗАО на 25 листах;

· Разработана Инструкция о купле-продаже акций на 12 листах;

· Разработано Положение об исполнительной дирекции ЗАО на 22 листах.

Всего выполнено работ на сумму 30 000 рублей, включая НДС (20%). Удерживается ранее перечисленный задаток в сумме 10 000 рублей. Итого к оплате: 20 000 рублей, включая НДС(20%). Акт составить в 2-х экземплярах.

 

Задание 3

Составьте акт приема-передачи дел, в связи с увольнением начальника отдела кадров Кострыкина П.С., в 3-х экземплярах, которые направить:

1 экз. – начальнику отдела кадров

2 экз. – в Совет директоров

3 экз. – в дело 03-24

 

Дела передаются вновь принятому начальнику отдела кадров Фоменко Е.Н. Процедура производится административной комиссией, созданной на основании приказа директора от 00.00.00 № 000.

Котова А.П. Акт утверждается директором.

 

Состав комиссии:

Председатель – Дмитриев А.Н., зам.директора по общим вопросам,

Члены комиссии – Кострыкин П.С. и Фоменко Е.Н., при этом присутствовал Орлов В.С., начальник канцелярии.

В результате приема-передачи дел установлено:

1. Все дела и картотека работников фирмы находится в порядке;

2. Дела по 1999 год включительно, переданы в архив фирмы, документы за 2000 год не подшиты и находятся в папках; личные дела в папках скоросшивателях; номенклатура дел отсутствует.

3. Принято:

· 26 личных дел работающих сотрудников фирмы (список приложить),

· 2 картотеки (общее количество карточек- 362 шт),

· треугольная печать с оттиском «Фабрика сувениров Отдел кадров).

 

Задание 4

Составьте акт о списании товарно-материальных ценностей на основе приказа Начальника департамента от 00.00.00 № 000 «О проведении инвентаризации».

Акт составляет комиссия в состав которой входят:

Председатель – Козьмин Н.С., зав.лабораторией, киноинженер,

Члены комиссии – Антонов В.С. киноинженер и Котов А.Н. менеджер. Акт утверждается Начальником департамента Киселевым И.С.

В акте установлено, что не поддаются ремонту и не могут быть реализованы поименованные ниже ценности, которые подлежат списанию и снятию с учета:

 

Наименование оборудования	Год ввода в эксплуат	Кол-во, штук	Ст-ть остаточная
1. Киноустановка «Украина-5»			145-00
2. Осциллограф Н-3013			400-00
3. Диапроектор «Этюд»			230-00
4. Кинокамера СК-1			340-00
5. Монтажный стол, 8 мм			120-00
Итого			1235-00

 

Задание 5

Составьте передаточный акт имущества, находящегося в собственности Арендодателя ОАО «Горизонт», директор Васильев Н.Г. Арендатору ООО «Гарант», директор Самсонов А.Н. по которому,

на основании договора аренды от 00.00.00.№ 000 передано и принято Арендатором следующее имущество:

 

Наименование имущества	Ед.изм	Ко- лич	Ст-ть оста- Точная	Износ%
1. Стол канцелярский	шт		12 000
2. Холодильник «Норд»	шт		18 000
3. Кресло «Консул»	шт		24 000
Итого:

 

 

Задание 6

Составьте акт ревизии наличных денежных средств находящихся в кассе на материальной ответственности у кассира Нестеровой А.Н. ОАО «Нептун» (д.3 ул.Волкова, г.Ростов-на-Дону)

На основании приказа директора от 20.04.2000 № 36 была произведена ревизия денежных средств по состоянию на 23.04.2000. Состав комиссии:

председатель комиссии – Волков Н.С., менеджер ПФО

члены комиссии: Агишева Ю.Н. бухгалтер, Ким С.В. инспектор ОК

При ревизии было установлено:

1. Наличных денег 12 300 рублей 48 копеек

2. Почтовых марок 300 рублей 00 копеек

3. Ценных бумаг 0 рублей 00 копеек

Итого фактически: 12 600 рублей 48 копеек

По учетным данным: 12 720 рублей 00 копеек

Результат ревизии - недостача 119 рублей 52 копеек

Последние номера кассовых ордеров:

приходного - № 321, расходного - 162

 

 

Наименование организации А К Т		Утверждаю: Руковдитель ________ И.О.Фамилия 00.00.00
00.00.00 № 000 Место издания
Заголовок к тексту
(Введение) Основание: ______________________________________________________ Составлен комиссией: Председатель И.О.Фамилия, должность Члены комиссии: И.О.Фамилия, должность И.О.Фамилия, должность Присутствовали: _________________________________________________   (Констатирующая часть текста)     (Заключение текста)     Составлен в ___ экземплярах: 1-й экз.- 2-й экз.-
Председатель комиссии И.О.Фамилия Члены комисси И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия

Рис.3 Схема оформления акта, составленного внутри организации

Примечание: при составлении акта ревизии кассы в начале текста оформляется расписка кассира, которая имеет следующее содержание:

Р а с п и с к а

К началу проведения ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

 

 

Тема 3. Составление докладных и объяснительных записок

 

Задание 1

Составьте докладную записку директору ОАО «Гастроном» г-ну Селезневу А.К. от имени и по инициативе начальника контрольно-ревизионного отдела Петрова Н.С. о необходимости назначения в магазине №12 документальной ревизии товарных операций за период с 1.01.2000 по 11.04.2000 в связи с недостачей товарно-материальных ценностей на сумму 7 200 рублей, выявленной во время проведения инвентаризации 12.04.2000.

 

Задание 2

Укажите ошибки в оформлении документа, отредактируйте текст и составьте докладную записку директору г-ну Сомову А.Н. от имени заведующего гаражом Некрасова П.С.

 

Руководителю авторемонтного салона

Пескареву

Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему поводу. Контрольные испытания отремонтированных машин часто требуют задержки слесарей и шоферов на сверхурочную работу. Мы подчас сталкиваемся с трудностями по оформлению сверхурочных работ в бухгалтерии. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие необходимых мер по вышесказанному.

Наименование организации, структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА		А д р е с а т
00.00.00 № 000 Место издания
Заголовок к тексту
(Введение)   (Констатирующая часть текста)     (Заключение текста)
Наименование должности подпись Расшифровка подписи

Рис.4 Схема оформления докладной записки

 

Задание 3

Составьте докладную записку председателю Совета директоров ОАО «Продконтракт» г-ну Амелину С.А. от директора ОАО г-на Семина П.Н. о необходимости создания Ремонтного фонда на период с 1.01.2000 по 31.12.2004, как дополнительного источника финансирования капитального ремонта основных средств за счет издержек производства. Сумму резерва включить в себестоимость продукции. Основанием является п.10, раздел 1 постановления Правительства РФ от 5.08.92 № 552 «Положение о составе затрат». Источники финансирования предыдущих лет являются недостаточными для поддержания основных средств в требуемом состоянии, их переасход в 1999 году составил 000 000 рублей. Предложить установить годовую норму резерва в размере 0000 МРОТ РФ.

 

Задание 4

Составьте докладную записку директору ООО «СтанАрт» г-ну Филину Н.С. от начальника отдела Маркетинга г-на Сергеева К.Н., которому поручено доложить о причинах снижения объемов продаж за 2 квартал текущего года и дать свои предложения. Объем продаж во 2 квартале снизился на 12%, что привело к возникновению убытков в сумме 000 000 рублей. Причинами снижения объемов продаж явились:

· недопоставка товаров по ряду номенклатур основным поставщиком ОАО «Синтез-Дон» на сумму 000 000 рублей;

· снижение цен, в среднем на 5% на аналогичные товары основными конкурентами рынка;

· недостаточно развитая сеть дополнительных услуг, сопутствующих продаже товаров и обслуживанию покупателей, что значительно снижает конкурентоспособность фирмы.

Предложить провести комплексное маркетинговое исследование с привлечением консалтинговой фирмы «Вега-Центр».

 

Задание 5

Составьте докуладную записку начальнику отдела г-ну Покровскому Н.С. от имени заведующего лаборатории г-на Новикова И.Н., которому поручено доложить о причинах нарушения сроков выполнения работ по договору № 145-23 и непредъявления результатов работы заказчику НПП “Альфа” в указанный в договоре срок и дать свои предложения.

Причинами несвоевременного выполнения работы явились:

· нарушение заказчиком срока предоставления опытных образцов для проведения технических испытаний, который составил 00 дней;

· проведение неплановго ремонта лабораторного оборудования в период с 00.00.00 по 00.00.00

Предложить составить протокол соглашения по договору № 145-23 по поводу изменения сроков выполнения 1 этапа на 00.00.00

 

Задание 6

Составьте докладную записку директору ОАО “Дельта Дона” г-ну Лосеву А.Н. от имени и по инициативе главного бухгалтера Симоновой Н.Г. по поводу ее несогласия с его резолюцией от 12.03.2000 на письме ООО”Контакт” о проведении взаимозачета. В письме содержится предложение ООО о проведении зачета взаимных требований в счет нашей задолженности за оказанные ими услуги в сумме 12000 рублей по договору № 167-15 от 1.01.2000. Однако, до сих пор, по данному договору не составлен акт приема услуг. В соответствии с письмом Минфина РФ от 17.04.96 № 04-02-14/М «списание затрат по оказанию услуг сторонними организациями производится на момент подписания в установленном порядке акта приемки услуг от организации».

Таким образом, до тех пор пока не будет составлен акт приемки услуг, договор счтается невыполненным, задолженность невозникшей, а взаимозачет безосновательным. Предложить оформить акт приема услуг по договору от 1.01.2000 № 023.

 

Тема 5 Составление объяснительных записок

 

Задание 1

Составьте объяснительную записку начальнику отдела Кадров г-ну Ковалеву А.П. от имени инспектора отдела Заказов г-на Селина П.Н. по поводу его опоздания на работу на 50 мин. 14.03.2000. Опоздание произошло по бытовой причине в связи с неисправностью водопровода в доме, где проживает Селин П.Н. и экстренным вызовом аварийной службы. Подтверждение можно получить в ЖЭУ-14 по тел.00-00-00.

 

Задание 2

Составьте объяснительную записку начальнику отдела 12 ОАО «Вымпел» г-ну Королеву В.С. от имени инженера-программиста г-на Суслова Н.Г. по поводу произошедшего сбоя системы ПК в результате чего было испорчено программное обеспечение и частично утеряна информация в БД подсистемы «Управление проектами». Сбой произошел 23.04.2000 в 14 час 40 мин по причине аварийного отключения электропитания и отказе средств защиты от аппаратного сбоя. При этом присутствовали: ст.инженер-программист Комлева Н.П. и инженер-электроник Нестеров А.Н.

 

Задание 3

Составьте объяснительную записку заведующему магазина № 6 ОАО «Гастроном» г-ну Зуеву А.Г. от ст.продавца Митрохиной Н.Е. по поводу имевшего место случая обвеса покупателя Фроловой Е.С. при продаже ей колбасных изделий весом 1 кг, недовес составил 80 г. Данный факт был подтвержден актом Торговой инспекции Ворошиловского района от 6.04.2000 № 64, куда обратился покупатель. Указать причину, по которой произошел обвес (неисправность оборудования, недобросовесность и т.п.).

 

 

Наименование организации, структурного подразделения ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА		А д р е с а т
00.00.00 № 000 Место издания
Заголовок к тексту
(Описание фактов и событий)     (Конкретные причины, произошедшего)
Наименование должности подпись Расшифровка подписи

Рис. 5 Схема оформления объяснительной записки

 

Тема 6. Составление справок

 

Задание 1

Составьте справку, выданную генеральным директором ОАО «Гермес» г-ном Кузьминым С.А. и главным бухгалтером Семиной Т.Н., находящегося по адресу: д.11, пр.Октября, г.Ростов-на-Дону, 344068. Справка предоставляется., в адрес Муниципального предприятия технической инвентаризации д.119, ул.Соцалистическая, г.Ростов-на-Дону, 344008, в связи с государственной регистрацией прав собственности на недвижимое имущество и содержит сведения об остаточной стоимости основных средств ОАО в сумме 5 555 тыс.руб, в том числе по объектам:

1. Здания……………………………. 3 904

2. Сооружения………………………1 445

3. Транспортные средства………….. 102

4. Машины и оборудование………... 84

5. Хозяйственный инвентарь……… 20

 

Задание 2

Составьте справку, выданную начальником Планового отдела г-ном Васильевым в адрес директолра ОАО “Сервис-Плюс” г-на Попова Г.А. об объемах продаж продовольственных товаров за 4 квартал 1999 года в сумме 2 150 000 рублей и выполнении плана продаж на 89%, в том числе по магазинам:

1. Магазин “Ока”……………… 800 000 или 87%

2. Магазин “Весна”……………. 960 000 или 85%

3. Магазин “Тавр”…………….. 390 000 или 91%

 

Задание 3

Составьте справку, выданную начальником отдела Кадров г-ном Симоновым А.Н. в адрес директора ОАО “Космос” г-ну Селиванову Н.П. о наличии вакантных должностей по состоянию на 00.00.00, если известно, что общее количество вакантных мест – 4,5% штатных единиц с ФОТ 5800 рублей в месяц, в том числе по должностям:

Наименование организации, структурного подразделения С П Р А В К А		А д р е с а т
00.00.00 № 000 Место издания
Заголовок к тексту
Т Е К С Т
Наименование должности подпись Расшифровка подписи

Рис. 6 Схема оформления справки.

 

1. Менеджер, отдел Рекламы, оклад 1200-00, 1.0 шт.ед.

2. Ст.инженер, Финансовый отдел, оклад 1100-00, 1.0 шт.ед.

3. Инженер-программист, ИВЦ, оклад 1500-00, 2 шт.ед.

4. Дежурный, отдел Охраны, оклад 500-00, 0.5 шт.ед.

 

Задание 4

Составьте справку о заработной плате старшего менеджера Торгового отдела г-на Сивакова Николая Викторовича, выданную директором ОАО «Сигнал» Плужниковым Н.Е. и главным бухгалтером Бочаровой А.П. (справочные данные определить произвольно) в адрес Отдела социальной защиты Октябрьского района г.Ростова-на-Дону, если известно, что за последние три месяца ему была начислена и выплачена заработная платы в сумме 6 200 рублей, в том числе:

в апреле – 2 800-00; в мае - 1 400-00; в июне – 2 000-00.

 

Задание 5

Составьте справку о составе семьи, выданную инспектором по регистрации граждан Суздалевым В.И. Муниципального учреждения с ФЗ в сфере ЖКХ Ворошиловского района г.Ростова-на-Дону, гражданину Лосеву Игорю Алексеевичу в том, что он проживает в г.Ростове-на-Дону по адресу: кв.17, д.11, ул.Добровольского. Прописан (зарегистрирован) постоянно с 11.08.92 на площади, состоящей из 3 комнат, общей площадью 63 кв.м. Всего с ним проживает с правом на жилплощадь 3 человека:

· Лосева Наталья Валерьевна, прописана с 11.08.92

· Лосев Андрей Игоревич, прописан с 26.02.98

· Лосева Елена Игоревна, 16.05.92 года рождения.

Справка предоставлется в ОАО «Полюс», по месту работы.

 

 

Состав реквизитов