Работа с деловой документацией

Работа с деловой документацией занимает значительную часть служебного времени любого руководителя. Язык деловых документов — это, как правило, набор штампов, стандартов, позволяющий унифицировать делопроизводство. (Секреты умелого руководителя/Сост. И.В. Липсиц М., 1991. С. 162—171).

Обычно выделяют следующие способы унификации служебных документов:

* трафарет;

* анкета;

* текст-аналог (или типовой образец).

Трафарет — текст с пробелами, предназначенны­ми для переменной информации. Примеры трафарет­ных текстов — бланки справок, командировочных удостоверений и др. Опыт свидетельствует, что при­менение трафаретных бланков сокращает время, зат­рачиваемое на составление документов, примерно в девять раз.

СПРАВКА - это док-т содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).

Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки (например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантов справки явл-ся справка по запросу руководства содержащая информацию по производственной тематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период времени к сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели могут быть оформлены в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в 2-х экз.:

1. адресату

2. подшивается в дело

При наличии в справке сведений финансового хар-ра, она подписывается руководителем, гл. бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних справках печать обязательна.

Анкета — это текст, в котором постоянная инфор­мация дана в виде перечня вопросов, предусматри­вающих строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, различные заказы, отчеты и др.

Текст-аналог — это тексты примерно идентичного содержания и языкового оформления. Примерами та­ких текстов могут являться характеристики, приказы, заявления, сопроводительные письма, докладные и объяснительные записки, договора. Отечественный и зарубежный опыт показывает, что в большинстве случаев может быть типизирована почти половина всех документов, составляемых в организациях. Так, применение типовых образцов сокращает время на составление писем в 3,5 раза.

ДокладнАЯ запискА - это документ, адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводы и предложение составителя.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - это док-т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка делится на 2-е группы:

1 гр. – это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.

2 гр. – это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников.

ДОГОВОР – это юр. документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены между организациями или организацией и гражданином или гражданами между собой. Д. считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по всем пунктам.

Деловая переписка.

Деловое письмо — это сообщение, содержащее специальную информацию относительно деловых интересов сторон. При оформлении деловых писем желательно придерживаться следующих правил:

1. Письмо должно быть написано на языке той страны, куда оно направляется, или на английском языке. Во избежание ошибок и неточностей может быть приложен русский вариант письма;

2. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами;

3. Деловое письмо должно иметь безупречный внешний вид. Все виды официальной и деловой корреспонденции печатаются на компьютере, на бумаге высшего качества, машинной резки. При печатании текста не допускаются исправления, сам текст должен красиво располагаться по всему листу, ширина левого края не менее 2 см. Конверты для писем должны быть соответствующего размера и качества.

Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать;

4. На срочный запрос необходимо дать ответ до истечения 3 дней. На письмо – до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3 дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней. Отсутствие ответа в срок, рассматривается как отрицательный ответ и может привести к разрыву отношений.

Текст делового письма состоит их следующих частей: адрес; вступительное обращение;

основной текст; предложение, содержащее элементы вежливости; подпись, дата. После подписи

иногда включается постскриптум (P. S.). Дата должна включать день, месяц, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.

Обращение: Г-н, Г-жа, Г-да. Имя Фамилия, титул или звание. «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия» Нужно помнить, что первое предложение письма имеет важное значение, т. к. задает тон для остального текста. Итак, следуйте первому правилу деловой корреспонденции – первое же предложение начните с благодарности. «Спасибо за ваше внимание…», «Для меня было большим удовольствием встретиться с Вами» и т. д. Это не только задаст вашему письму благожелательный и любезный тон, но и создает впечатление, что вы ставите на первое место своего читателя. Избегайте использовать вначале письма местоимение «я», т. к. иначе возникает впечатление, что вы ставите себя на первое место.

Обязательно следует указать, ждете ли Вы ответа и поблагодарить за внимание. Доброжелательный тон должен пронизывать весь текст письма. Если в письме содержится негативная информация, она должна располагаться в середине письма.

Комплимент – это выражение вежливости, которым заканчивается любое письмо (например, «Искренне Ваш», «С глубоким уважением», «С уважением» и т. д.).

Если все попытки узнать имя человека, с которым вы будете вести переписку, зайдут в тупик, можно использовать такой прием обращения: «Специалисту в области…».

От чьего лица составляется служебный документ? В тех случаях, когда автором письма является лицо юридическое (организация, учреждение, предприя­тие и др.), письмо пишется от третьего лица: дирек­ция ходатайствует; совет директоров принял реше­ние... Форма изложения от третьего лица стала международной после второй мировой войны. Исключением, вплоть до недавнего времени, являлись США, где официальные письма компаний составляются, как правило, от первого лица.

От первого лица излагаются приказы, заявления, служебные письма, докладные и объяснительные за­писки. Форма изложения от первого лица в приказе служит отражением принципа единоначалия. Распо­рядительная часть приказа начинается со слова «при­казываю», после чего формулируются предписывае­мые действия, всегда выражаемые неопределенной формой глагола: «Во исполнение решения совета ди­ректоров от 7 августа 2006 приказываю:

* ввести в действие...* обязать...* утвердить график...

* контроль за исполнением приказа возложить на...». Письма, выражающие просьбы, требования или претензии, начинаются со слов «прошу» или «просим», если документ подписан двумя или несколькими лицами. Сопроводительные письма начинаются с глагола в первом лице единственного или множественного числа: «Сообщаю Вам, что»; "Напоминаем, что" и др.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ издается; контроль— возлагается или осуществляется; должностные оклады— устанавливаются; порицание— выносится и др.

Невозможно предусмотреть все правила и нормы, которые полностью гарантировали бы составителя служебного документа от возможных ошибок как всодержании, так и в техническом оформлении доку­мента. Тем не менее их можно свести к минимуму, если:

* руководствоваться стандартами делопроизвод­ства, нормами служебной переписки, различными справочниками и пособиями по служебной коррес­понденции;

* писать просто и понятно, избегая наукообразия и канцеляризмов;

* соблюдать и в письменной речи административ­ный этикет.

Виды деловых писем

1. Особенности делового письма-просьбы — краткость и точ ность. Пояснения даются сжато. Нужно подчеркнуть свою личную заинтересованность и заранее выразить благодарность.

2. Письмо-извещение посылается с целью доставить определенные сообщения либо из вежливости.

3. Когда не удалось достичь согласия по какому-либо вопросу в ходе переговоров либо телефонной беседы, а получить желанный результат необходимо, направляется письмо-напоминание. Оно содержит тактичное сообщение, напоминающее о необходимости выполнить взятые на себя обязательства. И только в крайнем случае можно намекнуть на последствия невыполнения обязательств.

4. Письмо-подтверждение посылается как гарантия данных ранее обещаний. Оно поддерживает предложение получателя письма, иногда служит подтверждением получения ценностей, каких-либо документов и др.

5. В качестве официального предупреждения выступает письмо-претензия, которое содержит следующие данные:

- основания, по которым предъявляются претензии;

- сами претензии;

- требования стороны, предъявляющей претензии (возмещение убытков).

6. Письмо-отказ служит ответом на претензию со стороны партнера. Помогает сохранить деловые отношения. Структура письма предусматривает следующие элементы:

- в начале письма перечисляется то, с чем вы согласны по претензии партнера;

- затем излагаются причины отказа;

- в конце выражается готовность дальнейшего сотрудничества.

7. Выразить свои извинения по какому-либо поводу можно в письме-извинении. В нем излагаются причины, по которым сорвалось важное свидание, деловой обед, посещение торжественного мероприятия. Сначала надо побеседовать по телефону, а затем направить письмо-извинение.

8. Гарантийное письмо служит подтверждением выполнения какого-либо обязательства (оплаты товара, услуги и др.). Конкретно указывается вид произведенной операции. Концовка письма содержит слова «оплату гарантируем» и номер расчетного счета. Обязательно ставятся две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

9. Циркулярными называются письма одного и того же содержания, которые рассылаются по нескольким адресам (например, в филиалы). Головная организация направляет такие письма с целью доведения информации до получателей. Обращения в циркулярных письмах — стандартные, изменяться может только основной текст. Чтобы ускорить процесс получения писем, нужно обратиться к услугам международной курьерской почты.