Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне

В день совещания помещение открывается заранее и тща­тельно проветривается, еще раз проверяется наличие необходимой аппаратуры, ее рабочее состояние, готовность рабочего места сте­нографистки или ведущего протокол. На небольших совещаниях на место каждого участника совещания кладутся необходимые до­кументы (если они не были разосланы заранее). Кроме того, на стол ставятся минеральная вода или другие прохладительные на­питки, стаканы, бумажные салфетки. Если есть президиум, анало­гично готовится место для каждого члена президиума.

К первым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится и встреча его участников. Она во многом определяет настроение. Всякий срыв, накладка (не встретили, встретили с опозданием, возникли затруднения с размещени­ем, поиском места совещания) неизбежно вызывают отрица­тельные эмоции. При проведении совещания с ограниченным числом участников их встречают перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствуют каждого и приг­лашают пройти на совещание.

Процедура встречи должна быть продумана до мельчайших де­талей и расписана между членами рабочей группы: кто кого и где встречает.

Участники совещания регистрируются. Если их число огра­ниченно, эту работу проводит секретарь руководителя. Если со­вещание с большим количеством участников, их регистрирует специально выделенный работник или группа работников. Обыч­но регистрация ведется по заранее заготовленным спискам участников. В тех случаях, когда принятие решения предполага­ет голосование, прибывший на совещание расписывается в за­ранее заготовленном списке присутствующих. При организации больших конференций участники могут заполнять анкеты (кар­точки) с последующим обобщением этих данных в списки. Анке­ты (карточки) позволяют получить всю необходимую информа­цию об участниках. В регистрационных анкетах (карточках) как минимум указывается фамилия, имя, отчество, место работы, занимаемая должность, на научных конференциях - наличие уче­ных степеней и званий.

Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих, их количество. Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, т.е. установленного законом или уставом такого количества присутствующих, при котором принятое решение яв­ляется правомочным.

После окончания регистрации уточненный список присутству­ющих, включающий фамилию, имя, отчество и название организа­ции, передается председателю, что позволяет ведущему ориенти­роваться при проведении совещания.

Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. Ес­ли эту операцию не провести сразу, потребуется сбор, а затем раздача отмеченных командировочных удостоверений участникам совещания, или же каждый участник должен будет по этим вопросам обращаться к организаторам совещания.

Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потребности в обратных билетах. При хорошей организации сове­щания рабочая группа берет на себя задачу приобретения биле­тов на обратную дорогу.

В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых мероприятиях культурной программы.

При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принад­лежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что предусматрива­ется заранее и закладывается в финансовые расходы.

Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: рег­ламент для выступлений, перерывы, время окончания совещания.

Во время перерывов не забывайте проветривать помещение. При наличии системы кондиционирования воздуха необходимо произвести ее регулировку в зависимости от степени заполнения помещения. В перерыве могут быть предусмотрены кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д., организована продажа литературы.

Ответственным этапом является документирование совеща­ния, т.е. запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов. В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход со­вещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеоза­пись, протоколировать.

Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что говорилось на совещании. При стенографировании и фонозаписи следует учи­тывать, что стенографистки могут не знать фамилии всех выступа­ющих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фо­нозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись, необходимо фиксировать фамилии всех выступаю­щих в порядке хода совещания, что позволит установить принад­лежность каждого выступления, реплики, вопроса в ходе расшиф­ровки стенограммы или фонограммы. В расшифрованные стенограм­мы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совеща­ний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероп­риятий или в том случае, когда заранее предусматривается публи­кация материалов совещания.

Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совеща­ний является их протоколирование.

8.3 ПРОТОКОЛ

Протокол - организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиаль­ных органов».

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чис­лом листе бумаги и содержит следующие реквизиты:

- наименование вида документа;

- наименование организации;

- место издания;

- дату и регистрационный номер протокола;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи.

Заголовок в протоколе представляет собой название коллегиального органа, заседание которого состоялось. Заголовок формулируется в ро­дительном падеже и печатается полностью строчными буквами.

Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной.

Во вводной части указывают фамилии председателя и секретаря, фамилии участников заседания и приглашенных (в случае, если участников и приглашенных больше 15, указывают их общее количество, список при­лагают к протоколу и делают отметку «Список участников прилагает­ся»). Фамилии присутствовавших должны быть записаны в протокол м алфавитном порядке, с указанием места работы и должности. В про­токолах заседаний совета директоров должны быть указаны фамилии всех присутствовавших, независимо от общего их количества. Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит выносимые на обсужде­ние вопросы, расположенные по степени сложности и важности. Вопро­сы формулируют в именительном падеже, указывают фамилию и долж­ность основного докладчика по каждому из них.

Основная часть содержит по каждому вопросу повестки дня разделы «.СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), В пер­вых двух разделах указывают соответственно фамилии докладчика и вы­ступивших по каждому вопросу и приводят содержание основного док­лада и выступлений по нему (в полной форме протокола).

Решение по каждому вопросу повестки дня приводят полностью (его строят по образцу распорядительной части приказа). Составляют отчет о голосовании, где указывают количество голосов, поданных «за» и «против», число воздержавшихся, а также приводят список лиц, не уча­ствовавших в голосовании. О наличии особого мнения делают запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Протоко­лы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на собрании. В особо важных слу­чаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются на левом поле документа).

Протокол датируют тем числом, когда происходило описываемое событие. Если оно продолжалось с перерывами в течение нескольких дней, то через тире указывают даты его начала и окончания.

До сотрудников предприятия принятые решения доносят в виде ко­пии протокола либо в виде выписки, содержащей раздел «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»),

Существуют два вида протоколов:

- полные, в которых содержание доклада и выступлений, включая вопросы к докладчику, приводятся полностью (если доклад представлен в письменном виде, то текст доклада прилагается);

- краткие, в которых содержание доклада формулируется тезисно, а в разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются только фамилии выступив­ших. Возможен также вариант краткой формы, включающий только сведения о председателе и секретаре, количество участников, перечень рассмотренных вопросов и формулировку принятых решений.

Протоколы имеют постоянный срок хранения.