Облік і звітність у судових органах

Відповідно до ст. 146 Закону України “Про судоустрій” від 07.07.2010 Державна судова адміністрація організовує роботу з ведення судової статистики, діловодства та архіву; контролює стан діловодства у судах загальної юрисдикції.

Форми статистичної звітності про розгляд судами справ розробляються Міністерством юстиції України і затверджуються спільним наказом Державного комітету статистики України, Верховного Суду України та Міністерством юстиції України.

Первинні статистичні звіти складають Верховний Суд України, апеляційні суди Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, військові апеляційні суди регіонів, Військово-Морських Сил, місцеві суди, у тому числі військові місцеві суди гарнізонів.

На підставі статистичних звітів місцевих судів складаються зведені звіти в Головному управлінні юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції; на підставі статистичних звітів військових судів гарнізонів складаються зведені статистичні звіти у військових апеляційних судах регіонів та Військово-Морських Сил.

У Міністерстві юстиції України на підставі статистичних звітів апеляційних судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя складається зведений статистичний звіт про розгляд справ цими судами; на підставі отриманих звітів із Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції - зведений статистичний звіт про розгляд справ місцевими судами України (крім військових); а на підставі статистичних звітів військових апеляційних судів регіонів, Військово-Морських Сил - зведений статистичний звіт про розгляд справ військовими судами.

Положення і терміни подання звітів регламентуються Загальнодержавним табелем (переліком) форм державної статистичної звітності для об'єднань, підприємств, організацій і установ України всіх форм власності, що затверджується Державним комітетом статистики України.

За достовірність та своєчасне подання звітів несуть відповідальність голови судів усіх рівнів, начальники управлінь юстиції, а також безпосередні виконавці звітів. Указані особи підписують звіти. За достовірність документів первинного обліку несуть відповідальність особи, які їх заповнюють.

Кожна форма статистичного звіту складається в декількох примірниках, що підписуються керівниками та виконавцями. Перші примірники звітів залишаються в суді або управлінні юстиції, де зберігаються в спеціальному наряді, інші - надсилаються адресатам, указаним на бланках звітів.

Апеляційні суди Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя подають копії всіх звітів відповідним управлінням юстиції.

Статистичні звіти складаються на основі документів первинного обліку, ведення яких регламентується Інструкцією з діловодства в судах.

За результатами кожного звітного періоду виконавці звітів складають аналітичні таблиці та проводять аналіз статистичних даних, де вказують на найбільш різкі відхилення показників даного звітного періоду порівняно з аналогічним минулим періодом (півріччя з півріччям, рік з роком).

Про затвердження форм статистичних звітів щодо роботи судів загальної юрисдикції (крім господарських) та Інструкції щодо їх заповнення Наказ Державного комітету статистики України, ерховного Суду України, Міністерства юстиції України від 27 травня 2002 року № 206/90/44/5 (Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28 травня 2002 р. за № 461/6749).

У судах документами первинного обліку є:

• статистична картка на підсудного;

• статистична картка на кримінальну справу;

• статистична картка на цивільну справу;

• обліково-статистична картка на виконавче провадження.

Основним документом первинного обліку в судових органах є "Статистична картка па особу, стосовно якої судом роз­глянуто кримінальну справу". Вся аналітична робота в орга­нах юстиції, її повнота і вірогідність визначається змістом цьо­го документа. Дані, які одержують у результаті обробки статис­тичних карток на підсудних, є одітим з найважливіших дже­рел для аналізу судимості, її стану, структури й динаміки в районі, місті, області, країні; причин та умов, які сприяють учиненню злочинів; розробки заходів боротьби зі злочинністю, удосконаленню діяльності судових органів для здійснення пра­восуддя за кримінальними справами.

Статистичну картку на підсудного заповнює особисто суддя або член суду першої інстанції, який був головою під час розгляду кримінальної справи. Судді несуть особисту відповідальність за повноту та правильність відповідей, які містяться у статистичних картках. Тому доручати заповнення статистич­них карток іншим особам забороняється. Якщо до криміналь­ної відповідальності притягаються декілька осіб, то порядко­вий номер картки заповнюють відповідно до кількості осіб, притягнутих до кримінальної відповідальності.

Основний принцип заповнення (кодування) статистичної картки полягає в тому, що в квадраті кожного пункту обов’язково проставляють цифрове визначення, включаючи нуль. Нуль сталять тоді, коли ознак, зазначених у пункті, немає.

Обліково-статистичну картку на кримінальну справи за формою 3 заповнює секретар суду з кримінальних справ, а в разі його відсутності секретар суду в таких випадках:

– під час надходження справи вперше

– після скасування вироку

– після додаткового розслідування або розшуку

– надходження справи за підсудністю з іншого суду.

Обліково-статистична картка на цивільну справу за формою 4 заводять у день надходження позову У ній відображають усі процесуальні дії суду за справою: строк розгляду, результати, відомості про рух та ін. Статистичний звіт про роботу суду щодо розгляду цивільних справ складають на підставі відомостей цієї статистичної картки.

Обліково-статистична картка на виконавче проваджен­ня відображає роботу судового виконавця про виконання рі­шень за цивільними справами та вироками в частині відновлен­ня матеріальних збитків за кримінальними справами. Після закінчення звітного періоду на підставі даних цієї картки скла­дають звіт про роботу судового виконавця.

Крім того, документами первинного обліку статистики кри­мінального судочинства є реєстраційні журнали, алфавітні по­кажчики, в яких здійснюється реєстрація за різними напряма­ми судової діяльності і які ведуться технічним персоналом суду.