II. Запуск выставки

2.1 Начало рекламной кампании

С момента "запуска" выставки начинается размещение в СМИ рекламы и информации о выставке, направленных на привлечение посетителей; рассылка пресс-релизов (ПРИЛОЖЕНИЕ Н) и сообщений участникам выставки и компаниям - посредникам. Рекламирование происходит через торговые издания, специализированные издания о выставке, публикации пресс-релизов в торговых изданиях, размещение информации в справочнике о выставке. Формы работы прямой рассылки: факсовая, почтовая, электронная рассылка.

В ходе рекламная кампания делается акцент на привлечение максимально возможного количество посетителей (реальных или потенциальных потребителей различных видов данной продукции или услуг.

При этом следует отметить, что ежедневные газеты и журналы, информационные агентства, радио играют наиболее существенную роль в информировании рядовых посетителей.

2.2 Подготовка мероприятий деловой программы

Современная выставка - многоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. Эту "профессиональную" составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разноплановых мероприятий.

Для компаний-организаторов деловая программа выставки - инструмент "принудительного" привлечения целевой аудитории. К официальным, "протокольным" мероприятиям относятся: церемония открытия/закрытия выставки, визиты официальных лиц и т.д. Здесь необходимо проведение детализации, формирование тематик мероприятий, уточнение плана-графика проведения.

2.3 Работа с товаром, предоставленным для проведения выставки

Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут использованы на выставки. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы, облегчает их поиск, определяет недостающие предметы. Перечень групп товара к выставке в 2010 году: аксессуары для флористов; упаковка для цветов; срезанные, горшечные, декоративные и искусственные растения; сухоцветы и душистые цветочные смеси; керамика, стекло, фарфор, изделия из металла, плетение, подарки и украшения из цветов; всё для зимних садов и фитодизайна в интерьере; удобрения и средства ухода за растениями; инструментарий для флористов; литература по флористике.

III. "Финишная прямая"

3.1 Подготовка места проведения выставки

На "финишной прямой" проходит подготовка оборудования и звука в павильоне; изготовление и размещение наружной и звуковой рекламы; изготовление полиграфической и сувенирной продукции. Необходимо и привлечение наемного персонала на период проведения выставки, а именно переводчик.

3.2 Составление плана выставки

Для оформления выставки рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Располагая товар, следует обратить внимание на следующее:

направление движения основного потока посетителей;

поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатом.

На выставке необходимо предусмотреть наличие следующих зон:

Место для одежды;

Место для отдыха;

Место для посуды, приготовления напитков;

Склад.

Место для рекламных и информационных материалов и др.

3.3 Определение методики исследований на выставке.

Рассматриваются два направления исследований, которые проводятся во время выставки: регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных), исследование отраслевого рынка. Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам:

правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для регионального признания выставочного проекта;

данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий;

данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.);

динамика маркетинговой информации за ряд лет дает представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно новых потребностях населения.

В анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок:

цели посещения выставки,

оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры),

основные каналы информирования о выставке,

ориентация на посещение в следующей выставке.

Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью. Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет, такие как выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо раздача сувениров: ручек с логотипом организации.

3.4 Распределение обязанностей и закрепление сотрудников

Персонал должен обладать следующими качествами: умением и желанием общаться с людьми; знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности; выносливостью; привлекательной внешностью. Помимо основного намечают запасной состав сотрудников, предусматривают возможность взаимозаменяемости.

Для подготовки сотрудников проводятся различные образовательные мероприятия, например, тренинги - краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки. Также формируются консультационные пункты, где работают специалисты на выставке, оказывающие методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого рынка.

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Следует обратить особое внимание на одежду. До начала выставки необходимо провести инструктаж:

тематика выставки;

цели участия в выставке;

перечень продукции, представляемой на выставке (основные новинки);

задачи, стоящие перед персоналом;

план выставки;

закрепление рабочих мест на стенде за каждым сотрудником;

распорядок работы;

основные категории предполагаемых посетителей;

модели поведения с каждой категорией посетителей.

Если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое сотрудников хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные сотрудники должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.

Необходимы будут следующие сотрудники для работы на выставке: консультанты - 25 человек, флористы - 3 человека, менеджеры - 3 человека, уборщицы - 2 человека, охрана - 6 человек.

IV. Проведение выставки

На этом этапе происходит полное оформление выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т.д.), раздача бэджей работникам выставки.

Рабочие дни выставки.

С этого момента начинается реализация деловой программы, например, раздача анкет для социологического исследования, отчетных и рекламных материалов мероприятия. Нельзя забывать о контроле над функционированием оборудования, звуком и светом в выставочном павильоне. В этот момент происходит формирование наборов сувенирной продукции, их распространение; передача объявлений по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра; организация видео - и фотосъемки; ведутся переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ.

4.2 Организация переговоров или заключения договоров

На выставке организуются элементы таких маркетинговых коммуникаций, как личная продажа. Также на выставке можно проводить бесплатные раздачи ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг.

4.2 Организация учета посетителей, интересующихся продукцией

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

Осуществление плана мероприятий. (ПРИЛОЖЕНИЕ П)

Каждый день выставки сопровождается выступлением музыкально-инструментального квартета Амадеус и прямой трансляцией в торговый зал с объявлением мероприятий, развлекательной информации. В помещении, где проходит выставка постоянно работают аква-гримеры, бесплатный фотограф, консультанты. Два раза в день в павильоне проходит мастер-класс и показательные выступления голландского флориста Йохана Хьюсмана. В последний день выставки объявляется распродажа товара, предназначенного для выставки.

На кассах все три дни раздаются сувениры и подарки: ручки и кружки с логотипом, фирменные пакеты и другое.