Создайте отчет, содержащий сведения о количестве задержанных книг по месяцам

Лабораторная работа 6

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

Цель работы – приобрести практические навыки разработки различных типов отчетов.

 

Краткие теоретические сведения

 

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать.

В Accessотчеты можно построить с помощью Мастера отчетов и Конструктора отчетов. Основная работа с отчетом проходит в режиме Конструктора, который предоставляет такие же средства разработки, что и Конструктор форм: панель инструментов, бланки свойств, список полей и панель элементов. Структуры отчетов и форм похожи. Отчет также как и форма содержит разделы: заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание. Заголовок отчета определяет верхнюю часть отчета, при печати многостраничного отчета отображается только на первой странице. Область данных – основная часть отчета, содержащая данные, полученные из источника (таблицы или запроса). Примечание определяет нижнюю часть отчета, при печати многостраничного отчета отображается только на последней странице. Отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, поэтому в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы.

В Accessможно строить отчеты сложной структуры, т.е. составные отчеты.

 

Задание

 

1. С помощью Мастера отчетов постройте простые отчеты: о количестве задержанных книг, о читателях-должниках, о суммах штрафов. Предусмотрите группировку данных и подведение итогов по группе.

2. Создайте составной отчет, содержащий личные данныечитателей и сведения о штрафах, которые они должны заплатить.

Последовательность выполнения работы

Задание 1. Создание простых отчетов в режиме Мастера

 

Создайте отчет, содержащий сведения о количестве задержанных книг по месяцам.

Не ленте Создание имеется группа команд связанная с созданием отчетов (рис.7.1)

 

Рис. 7.1 Группа команд «Отчеты» ленты «Создание

Выполните команду Создание/ группа команд «Отчеты»/Мастер отчетов.

На первом шаге мастера из списка Таблицы и запросы выберите источник данных для создаваемого отчета – запрос Список должников.

Нажатием кнопки с пиктограммой двойной стрелки перенесите из списка Доступные поля в список Выбранные поля все поля запрос Список должников.

На втором шаге мастера определяется вид представления данных. В левом списке выделите таблицу Журнал. В правом списке все поля запроса будут объединены в один блок.

На третьем шаге мастера включите группировку данных по полю Дата возврата план, для этого в левом списке выделите поле Дата возврата план и нажмите кнопку с пиктограммой одинарной стрелки вправо.

На четвертом шаге мастера включите сортировку данных по полю Дата возврата план, для этого из верхнего раскрывающегося списка выберите поле Дата возврата план.

На пятом шаге мастера просмотрите предлагаемые макеты и выберите Ступенчатый, задайте альбомную ориентацию. Проверьте, чтобы была включена опция Настроить ширину полей для размещения на одной странице.

На шестом шаге мастера просмотрите предлагаемые стили оформления отчета и выберите Официальная.

На седьмом шаге мастера укажите имя отчета Задержанные книги и нажмите кнопку Готово.

Созданный отчет загрузится в режиме просмотра данных.

Заметьте, что не все заголовки столбцов полностью видны поскольку слишком длинные. Отредактируйте их. Для этого в режиме Конструктора освободите немного места в области Заголовка группы переместив границу Заголовка группы вниз.

Чтобы выделить одновременно все названия столбцов, щелкните слева от названий на белой области линейки в Заголовке группы. Потяните вниз за нижний маркер (черный квадратик) любого из выделенных названий, чтобы все заголовки одновременно прописались в две строки.

Выберите на панели инструментов кнопку центрирования текста.

При необходимости увеличьте ширину отдельных столбцов, для этого необходимо снять общее выделение и щелкнуть мышью по изменяемому столбцу.

Переключитесь в режим просмотра, чтобы убедиться, что заголовки столбцов хорошо оформлены.

Добавьте в отчет итоги о количестве долгов за каждый месяц. Для этого переключитесь в режим Конструктора.

Выберите команду Конструктор/группа команд Группировка и итоги/ Группировка. В нижней части окна откроется область «Группировка, сортировка и итоги».(рис 7.2)

Рис.7.2 Область «Группировка, сортировка, итоги»

 

Для того чтобы вывести примечание группы, необходимо выбрать команду «Больше 4» (рис.7.2) для открытия дополнительных параметров группировки «Дата возврата план». В результате откроется список дополнительных параметров, в котором необходимо изменить значение «без раздела примечания» на «с разделом примечание» (рис.7.3)

Закройте область «Группировка, сортировка, итоги» с помощью команды Конструктор/группа команд Группировка и итоги/ Группировка.

Рис.7.3 Список дополнительных параметров выбранной группировки.

 

На ленте Конструктор /группа элементов Элементы управления выберите кнопку Поле и щелкните в области Примечания группы.

В левой части элемента управления Поле вместо слова Поле укажите Всего книг:

Вызовите окно свойств правой части элемента, содержащей слово Свободный. На закладке Данные щелкните в строке Данные и нажмите кнопку с тремя точками. Загрузится Построитель выражений.

В верхней части построителя выражений укажите функцию Count (). Поместите курсор между скобками функции.

В среднем столбце построителя выражений двойным щелчком выберите поле Дата возврата план.

В итоге должно получиться следующее выражение:

Count ([Дата возврата план]).

Удалите все лишнее и нажмите кнопку ОК.

Закройте окно свойств.

Переключитесь в режим просмотра данных, чтобы убедиться, что добавились итоги по количеству задержанных книг в каждом месяце.

Подведите итог по общему количеству задержанных книг. Для этого в режиме Конструктора заметьте, что подразделительной полосой Примечание отчета нет белой области. Чтобы добавить белую область, установите курсор на нижнюю границу разделительной полосы Примечание отчета и потяните вниз. Скопируйте вычисляемое Поле из области Примечания группы и вставьте его в область Примечания отчета. Отформатируйте вычисляемое поле следующим образом: цвет шрифта красный, размер шрифта 12.

Переключитесь в режим просмотра данных, чтобы убедиться, что в конце отчета на последней странице подведен общий итог.

Если в отчете появились чистые листы, в режиме конструктора выберите вкладку Параметры страницы уменьшите размер полей: левое 20 мм, правое 10 мм.

Сохраните и закройте отчет.