Тема: Создание отчетов Access. Мастер отчетов. Работа с отчетом в режиме конструктора

Access. Лабораторная работа № 4.

1. Запустите Access и откройте базу данных Student, созданную в Лабораторных работах 1, 2 и 3.

Отчеты предназначены для отображения данных из таблиц и запросов базы данных в «бумажном» варианте. Отличаются от форм тем, что позволяют легко выполнить группировку данных и подведение итогов.

2. Создание отчетов с использованием мастеров.

На вкладке Отчеты выберите кнопку Создать, далее Мастер отчетов. Выберите источником данных таблицу Студенты. Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, Адрес, Телефон в указанном порядке. Не добавляя уровни группировки, отсортируйте поля по возрастанию номера группы, затем по возрастанию фамилии, затем имени. Выберите макет Табличный, любой стиль, задайте имя Студенты.

Отчет открывается в режиме просмотра. Обратите внимание на содержание панели инструментов режима просмотра (она называется «Предварительный просмотр»).

Войдите в режим конструктора отчетов, ознакомьтесь с содержанием бланка отчета. Найдите области заголовков, примечаний, колонтитулов. Обратите внимание, что появилась панель элементов управления. Это означает, что инструменты конструктора отчетов такие же, как инструменты конструктора форм. Создание отчета аналогично созданию форм. В области заголовка располагается общий заголовок отчета, в верхнем колонтитуле – заголовки полей, они будут повторены на каждой странице отчета. В области нижнего колонтитула – текущая дата и номера страниц отчета, они тоже будут повторены на каждой странице. Посмотрите, какого типа эти элементы. Для заголовков используется элемент Надпись, для отображения данных элемент Поле. Элемент Линия отделяет область верхнего колонтитула.

3. Группировка данных.

Для объединения записей в группы используется команда Сортировка и группировка из меню Вид. В отчете Студенты записи о студентах должны быть сгруппированы по номерам групп. Используйте этот пункт меню, чтобы добавить в отчет область Заголовок группы для номеров групп (значение Да), и задайте порядок сортировки по возрастанию. Перенесите в область Заголовок группы надпись Группа из верхнего колонтитула, и поле Группа из области данных. Отделите тонкой линией сверху данные о различных группах.

Просмотрите результат в режиме просмотра.

4. Нумерация записей в отчетах.

Для нумерации записей в группе или по всему отчету, необходимо добавить в область данных отчета свободное поле, и задать значения свойства Данные равным формуле =1. Для свойства Сумма с накоплением нужно установить значение Для группы. Если нужна сквозная нумерация по всему отчету, свойство Сумма с накоплением должно иметь значение Для всего.

Просмотрите результат в режиме просмотра.

5. Создание отчетов с использованием мастеров. Группировка данных.

Используйте Мастер отчетов для построения отчета для таблицы Сессия. Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, и оценки за три экзамена. Добавьте уровень группировки (по группе), отсортируйте по возрастанию фамилии, затем имени. Выберите макет Ступенчатый, любой стиль, задайте имя Сессия.

6. Подведение итогов в отчетах.

Для подведения итогов по группам используется команда Сортировка и группировка из меню Вид. В отчете записи о студентах уже сгруппированы по номерам групп. Добавьте в отчет область Примечание группы для номера группы (значение Да). В область примечаний добавьте вычисляемые поля, чтобы вычислить средние значения оценок по предметам для каждой группы (функция Avg ()).Добавьте надпись «Средние по предметам». Отделите тонкой линией снизу данные о различных группах.

Просмотрите результат в режиме просмотра.

7. Группировка данных и подведение итогов при создании отчетов с использованием мастера.

Мастер может автоматически подвести итоги при группировке данных. Создайте новый отчет на данных таблицы Сессия. На шаге Сортировка нажмите кнопку Итоги… и подведите итоги как средние оценки по экзаменам. Покажите Только Итоги. Сохраните отчет с именем Итоги.

Просмотрите результат в режиме просмотра.

Войдите в конструктор. Удалите поле, вычисляющее количество записей, текст надписи Avg замените на Среднее по предметам. Удалите поле Фамилия из области данных и надпись Фамилия из колонтитула. Запомните, как расположены элементы отчета.

8. Создание отчетов на запросах. Создание отчета в режиме конструктора.

Конструктор отчетов во многом схож с конструктором форм. Оба конструктора имеют одинаковую Панель элементов. Создание отчета аналогично созданию форм.

Создайте отчет на запросе Средние по группам в режиме конструктора. Названия предметов должны быть в верхнем колонтитуле. Поле и название группа должно быть в области заголовка группы. Средние оценки за экзамены должны быть в области данных.

Разместите в области верхнего колонтитула поле для вывода даты. Свойство Данные этого поля задайте с помощью встроенной функции Now () из списка функций. Свойство Формат этого поля должно быть форматом отображения даты.

В нижнем колонтитуле разместите номера страниц отчета, используя пункт меню Вставка - Номера страниц.