Взаємозв’язок діловодства з іншими суспільними науками

Вивченням мовних засобів тексту документів з точки зору їх функціонування залежно від мети і умов діяльності займається стилістика, знання якої вкрай необхідні для організації документування.

Застосування засобів мовознавства не може бути достатнім для створення документа, оскільки тут незаперечною є потреба у вивченні самої структурної схеми і функцій управління, знанні змісту управлінських зв'язків, впливу управлінських рішень на той чи інший об'єкт. Тобто у такому разі можна говорити про необхідність знання наукових засад менеджменту, що передбачає досконалу теорію управлінських дій і створює необхідні організаційні умови для об’єднання науки, практичних знань, навичок та мистецтва управління. Головне завдання діловодства полягає саме в правильному відображенні менеджменту, забезпеченні високої якості документів, починаючи з моменту їх створення, ефективного функціонування в оперативному середовищі і використання в управлінні. Інтеграція і найефективніше застосування матеріальних і людських ресурсів для досягнення організацією чітко поставлених цілей якраз і можливе через відповідний рівень культури діловодства.

Культура виконання основних діловодних процесів, у свою чергу, повинна ґрунтуватися на знаннях ділової етики, основою якої у сфері діловодства має бути: уміння приймати своєчасні і правильні рішення; дотримання певної дистанції між працівниками в ієрархії посад, які вони обіймають; толерантне ставлення до думок партнера, вміння визнавати свої помилки; бути самокритичним, уміння використовувати в письмовому спілкуванні аргументи, а не авторитет. Найголовнішим виявом етики у створенні ділових документів мають бути їх достовірність, переконливість, тактовність. Метою діловодних процесів з точки зору етики мусить стати така організація і оптимізація виробничої, наукової, комерційної чи іншої діяльності, де на першому місці стоятимуть інтереси загальної справи, а не конкретних керівників.

При створенні документів необхідні також знання норм мовного етикету, які набувають великого значення в діловому листуванні й укладанні договорів. Мовний етикет не повинен вичерпуватись списком словесних стандартних зворотів, покликаних висловлювати ввічливість: він має проймати весь документ – від зазначення адреси до останніх підписів, зокрема й способу викладу тексту. Мовний етикет покликаний оцінювати доречність і доцільність використання різних засобів мовного вираження. Це система відповідних словесних виразів, що вживаються з метою встановлення в ділових комунікаціях контексту і доброзичливості документа.

Діловодство певною мірою пов’язане зі знаннями з психології, соціології та педагогіки. Так, знання психології забезпечують базу підготовки документа для його адекватного сприйняття з боку осіб, які отримують закладену в ньому інформацію, та виконавців, які повинні вирішувати поставлені в ньому завдання. Вони мають стати базою для створення адекватної установки на ефективне продуціювання інформації про атрибути об'єкта, який сприймається. Діловий лист, наприклад, має вплинути на отримувача таким чином, щоб він пішов назустріч пропозиції, яка перед ним висувається, або ж з’ясував свою позицію й утримався від певних дій. Знання психологічних законів, основ загальної психології, соціальної психології, соціальної психології організацій, психотехнологій для керівників усіх рівнів управління мають стати нормою їх культури і важливим компонентом підготовки проекту управлінського документа.

Для створення тексту службового документа необхідні основи знань з психолінгвістики — науки, що вивчає закономірності творення і сприйняття мовних процесів. Готуючи текст документа, його автор начебто сам “розчиняється і зникає в ньому як особистість”, підпорядковуючись його внутрішній логіці. Знання основ нейролінгвістичного програмування (НЛП), при дотриманні технологій якого в свідомість реципієнта може вводитись необхідна вданий момент інформація, зовсім не зайві в юридичному документуванні.

Знання соціології таосновних соціологічних закономірностей необхідні для розуміння ключових процесів і тенденцій, вміння правильно інтерпретувати в документній інформації дані про суспільство та його розвиток, розуміти соціальні зв'язки і процеси, які проявляються внаслідок розвитку культури у суспільних явищах. Специфічний культурний вимір властивий людський діяльності в будь-якій соціальній сфері: всі гуманітарні науки, які вивчають різні сторони життєдіяльності суспільства і людини, завжди включають в собі соціальний аспект, існуючі соціальні закони і закономірності.

Знання педагогіки є не менш важливою складовою культури діловодства. Щоб керувати суспільством, необхідно бути добре вихованим. Управління людьми, як зазначали вчені ще в давні часи, це є "царське мистецтво". Невихована, ненавчена людина ніколи не зможе якісно підготувати будь-який документ. Правильно підготовлений управлінський документ має навчати, виховувати, поєднувати високу вимогливість та принциповість із довірою до людей. Також нагальною є історична, теоретична та практична проблематика підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації діловодних кадрів (документознавців, секретарів-референтів, керівників служб документаційного забезпечення управління, начальників загальних відділів та ін.), яка успішно знаходить сьогодні своє розв’язання у вищих навчальних закладах України як державної, так і приватної форми власності.

Діловодство вимагає певних знань з семіології — знакової теорії, що займається вивченням знакових структур (систем) і вміщує в собі три розділи: синтактику, семантику і прагматику. Синтактика вивчає ті закономірності, що дають змогу знакам об'єднуватись в логічні структури. Семантика досліджує значення таких синтаксично обумовлених знакових структур. У прагматиці розглядаються різні способи і принципи впливу синтаксично з'єднаних, що мають певну семантику, знакових побудов на функціонування інших знакових систем і поведінку людини. Якщо із семіологічної точки зору культуру можна певною мірою уподібнити до сукупності текстів, то вся культура взагалі — це свого роду “надтекст”, багатовимірна система значень, що здатні, у свою чергу, трансформуватись у незліченну множину смислів [142, с. 33].

Закріплення формально-обов'язкових правил виконання нормативно-правових актів, розробка організаційно-розпорядчих документів, опрацювання їх уніфікованих форм з точки зору формальної обов'язковості прийняття різними суб'єктами вимагають знання юридичних наук, зокрема правознавства. Юридична сила документів — це така специфічна властивість, яка розкриває їх співвідношення і взаємозалежність за формальною обов'язковістю та визнанням. Дія документа як юридичної основи здійснення управлінських процесів зумовлена наявністю певних реквізитів, фіксація яких є не тільки вираженням характеристик документа як юридичного акту, а й одночасно має відповідну правову основу, що забезпечується певними вимогами чинного законодавства. Підготовка такої правової основи і безпосереднє втілення чинних правових норм в оформлення ділових документів, їх обіг, використання та збереження, якраз і визначають зміст зв'язку культури діловодства і правознавства, яка теж є складовою загальної культури суспільства.

Культура створення і функціонування електронних документів грунтується на знаннях з інформатики. У 60–70-х роках минулого століття ця проблематика була актуалізована впровадженням АСУ, в яких автоматизація обігу управлінської документації розглядалась як одна з ланок інформатизаційної системи. В подальшому автоматизація діловодних процесів стала зосереджуватись на завданнях побудови локальних систем, призначенням яких є об'єднання процесів створення, обробки, контролю за виконанням й пошуку необхідної інформації. Сучасний рівень культури діловодства відображує стан розвитку інноваційних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів, включаючи рукописні, в комп'ютер; впровадження текстового і графічного видів обробки інформації, що можуть дозволити просто й оперативно вносити в них необхідні зміни; вдосконалення систем електронного документообігу, оперативного доступу до довідкової інформації через бази даних електронного архіву тощо.