Рекомендации по проведению презентаций

О ВП "Экспофорум" Пресс-информация О православных выставках О партнерах О мероприятиях Рекламная поддержка Полезные советы Ссылки Справочные службы

Введение Представьте себе, что вы обращаетесь к аудитории. Цель вашего обращения – рассказать аудитории о чем-то близком для вас. Это цель, высказываемая вслух. Но у вас есть и главная цель, о которой вслух вы не говорите. Вам нужно, чтобы после завершения вашего выступления слушатели думали определенным образом. И самое главное – поступали так, как это требуется вам. Хотя бы те из слушателей, кому в дальнейшем предстоит принимать решения по теме вашего выступления. Тройная основа успеха презентации: ОБЛИК – ЭНТУЗИАЗМ – ЦЕЛЬ Поговорим о каждом из трех понятий. Первые два связаны между собой очень тесно, если мы говорим о презентации, то есть о рассказе с использованием демонстрационных средств. Средства демонстрации могут быть самые разные – от простейших листов бумаги до самых современных устройств. Но самое главное демонстрационное средство – это ВЫ! Начиная с первых секунд наблюдения за вами, слушатели получают информацию. Вы еще и говорить не начали, а они уже составляют свое мнение. Проводя презентацию, не тешьте себя иллюзией, что главное, что интересует ваших слушателей, – это ваши слова. После вашего выступления каждый покинет место встречи с каким-то впечатлением. Конечно, то, что останется в памяти слушателей, будет связано с вашими словами, но не они главный источник информации. Вклад в общее впечатление будет сформирован в большей степени вашими интонациями, а еще больше – невербальным способом. Для справки. Исследование на тему общего впечатления от выступлений провел профессор Калифорнийского университета Альберт Мерабян. Результаты этого исследования таковы: из общего воздействия вашей презентации только 7% определяется словами, которые вы используете, 38% определяется тоном вашего голоса и 55% - вашим невербальным общением.Роль вашего облика, вашего поведения очень велика – мимикой и жестами вы доносите слушателям информации в несколько раз больше, чем словами. Поэтому, кстати, всегда намного проще солгать словами, чем поведением. Если вы встанете, упретесь взглядом в пол и скажете: «Я счастлив находиться здесь», ваше невербальное сообщение будет в точности противоположным. Какое главное следствие названных цифр для вас? Очень простое – вам следует БЫТЬ САМИМ СОБОЮ. Не играйте перед аудиторией, не надевайте маски. Только естественное поведение, не противоречащее общему смыслу ваших слов, будет убедительно для слушателей. Если в обыденной жизни вы спокойны и рассудительны, доверия собеседника добиваетесь стройной аргументацией, фактами и данными статистики, то не пытайтесь проводить презентацию, опираясь на искрометный юмор и цирковые фокусы. Неестественность вашего поведения приведет к тому, что вас просто перестанут слушать. Переходим ко второй основе успешной презентации – к ЭНТУЗИАЗМУ. Если вы не увлечены темой вашего выступления, если сами не верите тому, что говорите, убедить слушателей вам будет очень сложно. Поэтому не забывайте, что вера должна быть искренней. В большинстве случаев ваш энтузиазм и степень вашей уверенности значат больше, чем доказательства, которые Вы можете привести. Ваш облик, Ваш энтузиазм – это всего лишь средства достижения ЦЕЛИ. Подготовку к презентации надо начинать с осознания цели. А уже затем вы структурируете презентацию, подберете демонстрационные средства и все остальное. Планирование презентации Здесь мы кратко перечислим моменты, необходимые при подготовке презентации:

Определите цели Определите для себя цель презентации. Что бы Вы хотели, чтобы сделали слушатели после завершения презентации?
Постройте заключение и сформулируйте вступлениеЗаключение – это самая важная часть презентации. Именно здесь решается вопрос – добьетесь ли Вы правильных действий от слушателей. Именно в этой части презентации Вы должны продемонстрировать максимум того, на что способны. Вступление – вторая по значимости часть презентации. В ней формулируются вопросы, ответы на которые даст заключение. Вступление – это не просто начало пути, это еще и момент, когда у слушателей формируется первое впечатление о Вас.
Очертите основную частьЗдесь «наполнитель» Вашего рассказа – причины, факты, цифры, доказательства, примеры, ссылки и т.д. То есть это путь, которым Вы проведете слушателя от вступления к заключению.
Добавьте «перчика» Непросто удержать внимание аудитории и сохранить интерес к своему выступлению. Добиться этого можно при помощи юмора, эффектных демонстрационных средств и т.д.
Разработайте демонстрационные средстваИспользование демонстрационных средств на 43% повышает вероятность убедить аудиторию.
Подготовьте подсказкиНе полагайтесь на случай – у Вас постоянно должна быть под рукой информация, о чем Вам надо говорить дальше.
РепетируйтеНе полагайтесь на вдохновение, прорепетируйте презентацию (лучше неоднократно). Даже профессионал никогда не выходит к аудитории без репетиции.

Каждый из названных пунктов мы опишем подробнее, а сейчас перечислим ключевые моменты. Успех презентации возможен, если:

Вы действительно увлечены Вашей темой;
для каждого основного пункта Вашего выступления Вы приведете пример, дадите ссылку, расскажете историю, используете соответствующую шутку;
Вы помните о трех вещах, которые аудитория никогда не простит: нельзя быть неподготовленным, нельзя быть неинтересным, нельзя не выкладываться.

Определение цели презентации Цель существует в двояком понимании: есть ваша цель и цель в представлении каждого из слушателей. Главная ваша цель – управление мыслями и действиями вашей аудитории; по крайней мере, ключевой ее части. Поэтому задайте себе следующие вопросы: когда ваше выступление закончится, что бы вы хотели, чтобы слушатели

Сделали?
Сказали?
Во что поверили?
Какое действие предприняли бы?

Ответы надо формулировать максимально конкретно – не обманывайте себя общими фразами типа: «они должны остаться довольны моим выступлением». Ключевой момент в достижении вашей цели – представить ее слушателям так, чтобы она выглядела близкой их целям. Если вы знаете, кто будет присутствовать на вашей презентации (например, вы делали рассылку приглашений), постарайтесь узнать об этих людях как можно больше информации: сведения о личных пристрастиях, психологическом типе, привычках. Попробуйте использовать эту информацию и не забывайте, что человек чаще всего принимает решения на основе эмоций, оправдывая их в дальнейшем логически. Если вы рассчитываете проводить презентацию перед незнакомой аудиторией, постарайтесь в своем выступлении опираться на 12 слов, в наибольшей степени способных убедить человека. По результатам психологических исследований эти слова таковы: Вы Деньги Сохранить Новый Результаты Легко Здоровье Безопасность Любовь Открытие Доказано Гарантия Используйте их, чтобы удерживать внимание аудитории и убеждать ее. После предварительного сбора информации вы знаете уже достаточно, чтобы поставить себя на место слушателя и ответить на вопросы (будьте конкретны): Почему мы здесь? Почему это важно? Что в этом интересного для меня? Каждый пришедший в зал человек должен понимать, что тратит время не напрасно. Аудитория должна понять свою собственную причину, уделить внимание тому, о чем вы хотите сказать. После формулировки цели в общем виде вы должны представить себе совершенно определенно: Содержаниепрезентации Уровень детализациив презентации Длительностьпрезентации Неиспользуйте общих слов. Будьте очень конкретны. Не используйте такие обороты, как Ознакомиться с … Узнать, что… Проинформировать… Наоборот, используйтеглаголы активного действия, такие как Установить… Выбрать… Проанализировать… Перед переходом к обсуждению следующего шага в подготовке презентации Вы должны иметь четкую и конкретную формулировку содержания, уровня детализации и длительности презентации. Формирование заключения и вступления Предлагаемый нами порядок подготовки презентации может показаться порядком «шиворот-навыворот»: начинать с построения заключения, отклоняясь от естественного хода выступления. Но дело в том, что заключение – самая важная часть презентации. Именно благодаря ему ваши слушатели либо станут вашими потребителями/партнерами, либо нет. Поэтому, если мы сначала сфокусируемся на заключении, а затем вернемся к вступлению и общему содержанию, то все, что мы скажем и сделаем, будет построено так, чтобы привести к заключению и обосновать его. Такая презентация будет единой по замыслу и при этом будет хорошо структурирована. Заключение настолько важно, что к нему предъявляется жесткое требование: если в общей (срединной) части вашего выступления случайности вам не помеха (конечно, в разумных пределах), то заключение обязано пройти по ВАШЕМУ жесткому сценарию. И никаких поблажек господину Случаю. Поэтому успешным будет заключение, с которым вы поступите так, как поступают профессионалы – НАПИШИТЕ ЕГО И ВЫУЧИТЕ НАИЗУСТЬ. Заключения могут быть разных типов. Выбрать лучше всего такой, в котором присущий вам стиль изложения будет наиболее естественным. Некоторые из возможных вариантов заключения предлагает Девид А.Пиплз в своей книге «Презентации плюс»: Заключение Happy end Перечислите сильные стороны и преимущества предмета вашего изложения. И покажите, что они те же самые, что и характеристики идеала «Х», который был описан вами во вступлении. Заключение «Мост над неспокойными водами» Покажите, как функция и/или свойства вашего продукта/услуги позволяют потенциальному потребителю избежать проблем, минимизировать риск и достичь поставленных целей. Заключение «Айсберг» Предварительно решите, какими будут ключевые выводы вашей презентации. Они будут верхушкой айсберга. Ваше заключение (с изображенным айсбергом) сведет воедино факты, доказательства, примеры и ссылки, находящиеся под поверхностью воды и поддерживающие вершину каждого айсберга. Заключение «Последний экзамен» Подготовьте наглядное пособие с выводом в одно предложение по каждому из основных тезисов. Оставьте незаполненное место для ключевого слова в каждом из предложений. Оно послужит обзором, выводами и напоминанием о важнейших тезисах. Заключение «Головоломка-конструктор» Разбейте цели покупателя на несколько частей. Затем покажите, как ваши рекомендации дают решение для каждой части – обеспечивая общее решение. Эмоциональное заключение Дейл Карнеги сказал: «Имея дело с людьми, помните, что вы имеете дело не с логичными созданиями, а с эмоциональными». Поэтому завершите эмоциональной цитатой уважаемого авторитета. Предложенные варианты заключений наиболее приемлемы для презентаций, когда аудитория вам малознакома и представляется однородной по степени участия в действиях после презентации, по влиянию отдельных участников на развитие событий. Ситуация меняется, если у вас имеется дополнительная информация об аудитории, то есть та информация, которая позволяет обратиться к эмоциям ключевых людей вашей аудитории. В такой ситуации роль эмоциональности заключения значительно возрастает. Обязательно воспользуйтесь информацией об эмоциональных предпочтениях, стиле поведения и т.д. – в первую очередь на вашей стороне должны быть чувства слушателей; логика – всего лишь служанка. Разговор о заключении завершаем напоминанием: Не доверяйтесь случайностям. НАПИШИТЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ И ВЫУЧИТЕ ЕГО НАИЗУСТЬ. Что касается ВСТУПЛЕНИЯ, то в нем формулируются вопросы, ответы на которые дает заключение. Зная, каким будет заключение, вам несложно будет составить и вступление. Готовя вступление, не забывайте, что это момент, когда у слушателей формируется первое впечатление о Вас. Подготовка основной части выступления Перед началом этого этапа две отправные точки у вас уже есть. Вы знаете, с чего и как начать, и вы знаете, каким будет заключение вашего выступления. Во вступлении вы можете кратко сказать слушателям о последовательности изложения. Поэтому для облегчения восприятия основная часть выступления должна быть структурирована. Вот несколько подходов к структурированию основной части: - Хронологический - Тематический - По категориям - Проблема / Решение - Сравнение / Контраст - Свойства / Выгоды - Прежний способ / Новый способ - Преимущества / Потери - Препятствия / Ответы - Цель / План достижения Наибольший эффект достигается при использовании одновременно нескольких подходов к структурированию. Например, вы можете использовать хронологический подход и продемонстрировать «Прежний подход против Нового подхода», а также Свойства /Выгоды нового подхода. Поскольку основная часть вашего выступления – логическая основа для принятия слушателями решений, целесообразно привлечь их внимание к ключевым моментам вашей логики. Поэтому вы должны определить: Каковы ваши факты? Ваши свидетельства? Ваши причины? Лучший способ привлечения внимания – демонстрационные средства. Но кроме этого, заметный эффект оказывает использование в речи определенных оборотов. Внимание будет привлечено, если вы произнесете: - «Пять условий, которые гарантируют..., это…» - «Избегайте любыми средствами следующего …» - «Назову вам три вещи, которые вы может сделать уже сегодня…» - «Позвольте мне рассказать вам конфиденциальную историю о …» - «Используйте этот контрольный список прежде, чем …» Предложенные словесные конструкции обращены к эмоциям слушателя, поэтому разумно приберечь их к концу основной части выступления, изложив предварительно факты, свидетельства, причины. Добавьте «перчика» Как долго о вас будут помнить? Конечно, речь идет о вашей аудитории. Ответ банален: люди забывают 75% или более из того, что услышали, через 24 часа или раньше. Ваши блестящая проницательность и веские аргументы будут обращены к глухим, если мысли аудитории будут вдали от зала. Хорошее содержание само по себе не является гарантией успешной презентации.Каково решение этой проблемы? Следует построить выступление так, чтобы, во-первых, 25% выступления слушатели запомнили. А во-вторых, эти 25%, которые запомнятся, были ключом к теме выступления. Поэтому очередной шаг в вашей подготовке презентации: ДОБАВИТЬ «ПЕРЦА» В самом начале вашего выступления внимание аудитории приковано к вам. Но этот кредит внимания краток – как правило, он составляет всего несколько минут. Потом слушатель отвлекается. Поэтому ваша задача – вдохнуть жизнь, смех и интерес в презентацию, добавив «перца». Добавляйте только немного «горячего перца» каждые 6-8 минут. Люди запомнят именно этот «перчик». А если вы привяжете «перчик» к ключевому пункту, люди запомнят этот ключевой пункт. Примеры «горячего перца»:

поразительные демонстрационные средства;
надлежащее использование юмора;
вызывающие человеческий интерес истории;
запланированные вопросы;
аналогии;
приветственные адреса;
демонстрации;
и даже трюки, если они относятся к теме выступления.

Итак, щепотка «горячего перчика» каждые 6-8 минут – обязательное условие долгой памяти о вас. Демонстрационные средства Ваши предыдущие последовательные шаги: сформулировать цель, построить заключение, затем вступление, связать их основной частью и добавить «перчика». Что же касается демонстрационных средств, то они стоят особняком. Прежде всего, уточним, зачем следует использовать демонстрационные средства. Вот результаты научных исследований: При использовании демонстрационных средств - вероятность убедить слушателей выше на 43% - вы сможете рассказать ту же самую историю за время, меньшее на 25-40%. Вот несколько правил для создания хорошего демонстрационного средства: 1. Используйте цвет. Самое плохое демонстрационное средство – сочетание черного и белого. За использование цвета говорят и цифры: – благодаря цвету ускорение обучения, запоминания и вспоминания составляет от 55 до 78% – цвет улучшает и увеличивает понимание до 73%. 2. Преобразуйте цифры в секторные диаграммы и графики. Люди воспринимают основной пункт диаграмм или графика приблизительно за пять секунд, но им очень сложно запомнить череду цифр на слух. 3. Используйте изображения, графики, символы и забавные картинки, имеющие отношение к теме вашего выступления. 4. Применяйте только одну ключевую идею для демонстрационного средства. 5. Самым лучшим демонстрационным средством является реальный предмет. Следующее по важности – его изображение. Применение этих правил сделает демонстрационные средства эффективными. Но здесь совершенно не говорится, какие технические средства лучше всего использовать. Следует ли пользоваться обычными плакатами, показать фильм или просто слайды в определенной последовательности? Ответ прост: выбирайте технический уровень демонстрационного средства таким, с которым вам комфортно и к которому вы испытываете доверие. Хорошая презентация зависит от того, насколько хорошо вы используете выбранное оружие, а не от того, где оно расположено на шкале технологий. И еще… Даже если вы не подготовили к выступлению плакатов, слайдов или фильмов, в презентации участвует главное демонстрационное средство – ВЫ САМИ. Сделайте ярким освещение, обратите на себя внимание – именно ВЫ являетесь сообщением для слушателей и именно ВЫ– самое главное демонстрационное средство. Взгляните на себя как на главное демонстрационное средство, как на основное сообщение. Такая точка зрения поможет вам понять, что для выступления годится, а что лучше не использовать. Шпаргалки Зачастую те, кто проводит презентацию, боятся, что будут запинаться или в какой-то момент забудут, о чем дальше следует говорить. Вы понимаете, что простейшие пути – записать и читать написанное или полностью выучить выступление наизусть – для успешного публичного выступления неприемлемы. Во многих руководствах написано, как от этого страха можно избавиться. Причем достаточно просто: разбейте свой рассказ на смысловые блоки, выразите содержание каждого блока ключевым словом, запомните эти слова, и вы будете иметь в памяти «оглавление» выступления. И все же полностью полагаться на память опасно. Спокойствия и уверенности выступающему добавит запись подсказок, на которые можно бросить взгляд во время выступления. Вы никогда не потеряете нить выступления, если используете «шпаргалки». Шпаргалка может содержать первые три-пять слов или ключевые слова по каждому основному пункту вашего выступления, а также вопросы, которые следует задать аудитории (если вы считаете это уместным). То есть это короткий конспект презентации, он подскажет вам что сказать, что сделать и когда это нужно сделать. Кроме этого, великолепными шпаргалками могут быть демонстрационные средства. И еще один совет Репетировать, репетировать, репетировать…Проводя репетиции, Вы наверняка обнаружите множество мелочей, каждая из которых сама по себе не страшна, но в ситуации, когда на вас устремлено множество глаз, любая из них способна снизить эффективность презентации. Вы можете избежать проблем такого рода, если прорепетируете презентацию несколько раз. И, конечно, составьте список всего, что вам необходимо для проведения презентации. Репетиция поможет вам его скорректировать (что-то окажется лишним, а чего-то, наоборот, будет недоставать).