Нота, памятная записка, меморандум

Общий термин "Нота" охватывает по традиции все виды офи­циальной переписки между дипломатическими представительства­ми и правительствами стран пребывания. Ноты могут быть на­писаны в первом или третьем лице, быть официальными или неофициальными.

Нота в первом лице (личная нота) направляется по вопросам важного и принципиального значения или в порядке информации о каких либо событиях или фактах.

Личная нота имеет форму письма, составленного в первом лице, от имени подписавшего ноту. Нота начинается с обращения и заканчивается комплиментом (формулой вежливости), в котором автор "свидетельствует свое уважение".

В дипломатической практике принято в ответах на ноту при­держиваться принципов взаимности при формулировках вступи­тельного обращения и заключительного комплимента, т.е. в от­ветной ноте обычно используются те же выражения, которые име­ются в присланной ноте.

Нота в третьем лице (вербальная нота) используется для рас­смотрения широкого круга вопросов. В них излагаются полити­ческие, экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка. Нотами за­прашиваются визы, а также доводится до посольств, торгпредств и т.д. информация представительского характера.

Текст вербальной ноты составляется в третьем лице от имени министерства, посольства, торгпредства и т.д. и начинается с об­ращения, которое содержит комплимент. Заканчивается нота также общепринятой формулой вежливости.

Это послание, менее официальное, чем личная нота, но более официальное, чем меморандум или памятная записка. Нота может подписываться или парафироваться. Дата проставляется на от­дельной строке после последнего слова текста ноты, что рассматривается в качестве особого знака уважения. Нота скрепляется печатью отправителя.

Памятные записки используются для различных целей: для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного толкования, а также для подтверждения достигнутой на беседе, переговорах устной дого­воренности; для того, чтобы.привлечь внимание к затронутому вопросу, а в некоторых случаях связать собеседника необходимо­стью дать ответы на вопросы, поднятые во время беседы, и т.д.

Таким образом, если сотрудник, участвующий в переговорах, хочет, чтобы к вопросам, которые он намерен обсудить во время беседы, было привлечено внимание, или же во избежание воз­можности неправильного толкования или понимания его аргумен­тации, он должен заранее подготовить Памятную записку, в ко­торой изложить существо вопроса и свое обоснование, и после сделанного им на беседе устного заявления вручить ее собеседнику.

Иногда ваш партнер по переговорам может сам просить при­слать ему памятную записку по вопросам, затронутым в беседе, на переговорах, по достигнутой устной договоренности или по оставшимся разногласиям.

Памятная записка печатается на простой бумаге, номер и печать не ставятся, адрес не указывается. Над текстом печатается заголовок "Памятная записка". Памятная записка составляется в безличной форме с употреблением таких безличных выражений, как: "возбуждается просьба", "приходится констатировать", "со­общается", "напоминается" и т.п.

Памятная записка не содержит обращения и комплимента. Она не подписывается и не скрепляется печатью отправителя.

Под текстом в левом нижнем углу ставится место (город) и дата отправления. Факт вручения Памятной записки следует за­фиксировать в записи беседы на переговорах и приложить к ней копию этой записки.

Меморандум представляет собой документ, в котором подробно излагается фактическая, документальная или юридическая сторона вопроса. Он может содержать анализ тех или иных положений или полемику с доводом другой стороны. Меморандум составляется в форме письма и не содержит общепринятых форм вежливости. Меморандум является либо приложением к нотам, либо самосто­ятельным документом. В большинстве случаев он является доку­ментом для обсуждения, для дальнейших переговоров.

Деловое письмо

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или ор­ганизации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальное бланк, тем официальное должен быть стиль письма.

Всякое письмо начинается с адреса на конверте. Для того чтобы письмо точно дошло до адресата, необходимо выяснить пол­ные адреса ваших предполагаемых партнеров. В отличие от рос­сийской практики, во всем мире сначала пишут "КОМУ", а затем "КУДА". Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем — фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений "Г-ну" ("Господину"), Г-же ("Госпоже"), или 'Г-дам" ("Господам").

 

Деловые встречи

Деловые встречи можно разделить на беседы и переговоры. Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями. Например, в ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и наметить последующие шаги. Переговоры при­званы найти решение проблемы, представляющей взаимный ин­терес.

Как правило, беседы и переговоры заранее планируются. В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей. Одна крайность — не готовиться к переговорам во­обще, полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров. Другая крайность состоит в пунктуальном продумы­вании всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарок и пауз.

Более целесообразно выявить основные ключевые моменты встречи, определить линии поведения.

Основная цель беседы состоит в обмене информацией, что облегчает процесс подготовки. Тема будущих бесед согласовывается заранее. В процессе подготовки необходимо:

— наметить круг вопросов, которые вы желаете обсудить,

— подготовить документы, которые вы собираетесь предоста­вить партнеру в процессе бесед (например, материалы о работе вашего предприятия), аргументы в пользу сотрудничества с вашей организацией. Часть информации может быть сообщена в устной форме, другая часть передана в письменном виде (памятные за­писки, рекламные проспекты и т.д.),

— сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру. Готовя беседу, надо выделить время для вопросов партнера и его сообщений.

Подготовка к переговорам включает следующие этапы:

- выявление области взаимных интересов,

- установление рабочих отношений с партнером,

- решение организационных вопросов (повестка дня, место и время встречи),

- нахождение общего подхода и подготовка переговорной позиции, в том числе формулировка вариантов решения и предложений по обсуждаемым вопросам.

Подготовительная работа в целом подразделяется на два основных направления: формирование содержательной части переговоров и решение организационных вопросов.