Вимоги до текста документа

Текст - головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії.

Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.

Головними з них є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та прямий порядок слів у реченні, коли присудок іде за підметом, означення стоїть перед означуваним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження припадає на дію, використовується зворотній порядок слів. В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини: в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в другій - висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації.

Переклад, види перекладу

Переклад – збереження змісту повідомлення під час зміни його мовної форми. Усний переклад – синхронне відтворення мовлення іноземною мовою. Письмовий переклад враховує не тільки зміст повідомлення, а й певні особливості слова цього змісту. Під час оцінки якості перекладу виходять із чотирьох чинників: точність викладення змісту; правильність вживання термінів і термінологічних словосполучень; правильність викладу матеріалу з точки зору граматики української мови; належне технічне оформлення. Основними правилами виконання перекладу є: Перекласти треба зміст речення, а не буквально, Ретельно підшукувати семантичні еквіваленти, При виникненні труднощів під час перекладу слід вдаватися до перифразу.

Під час перекладу можна здійснювати лексичні, граматичні, синтасичні трансформації.

Під час перекладу тексту необхідно правильно розуміти і відповідно відтворювати терміни. Важливою особливістю наукового тексту є сувора логічна послідовність викладу міркувань. Композиція наукового тексту передбачає рух думки від відомого до невідомого, від простого до складного. Це безпосередньо відбивається в синтаксисі наукового тексту. Чіткість синтаксису, недвозначність зв'язків між членами речення й окремими реченнями є предметом особливої уваги перекладача, який повинен точно відтворити оригінал. Порушення усталеного порядку слів, невдале розміщення підрядних речень може зашифрувати думку автора, ускладнити її сприйняття в перекладі. 1. Послівний переклад (буквальний або підстрочний). Це механічний переклад слів іноземного тексту у тому порядку, в якому вони зустрічаються в тексті, без урахування їх синтаксичних і логічних зв’язків. Такий переклад частіше за все призводить до відсутності змісту і повинен поступово викорінюватися з перекладацької практики. 2) Дослівний переклад. Дослівний переклад при правильній передачі змісту тексту, що перекладається, максимально близько відтворює синтаксичні конструкції і лексичний склад оригіналу. У випадку, коли синтаксична структура речення, яке перекладається, має смисл і в перекладі виражена аналогічними засобами, дослівний переклад може розглядатися як остаточний варіант перекладу без подальшої редакторської обробки. 3) Літературний переклад. Цей вид перекладу передає зміст оригіналу у формі правильної літературної мови.Через значну відмінність синтаксичних структур різних мов, при перекладі рідко вдається зберегти форму вираження оригіналу. В інтересах точності передачі змісту часто буває необхідним змінити структуру речення, що перекладається, у відповідності до норм мови, на яку перекладається текст, тобто переставити або навіть замінити окремі слова і вирази. Переклади, які виділяються за ознакою форми тексту: Письмовий переклад – переклад, що здійснюється в письмовій формі. Усний переклад – це переклад, який здійснюється в усній формі.

45. Явище тавтології як сосбливий вид повтору. Тавтологія — повторення одного й того ж слова, однокореневих чи близьких за значенням, щоб з більшою силою виразити щось важливе у висловленій думці. Використання повторів чи часткове дублювання змісту, яке покращує стиль або робить висловлювання більш чітким і зрозумілим, зазвичай не характеризується як тавтологія, хоча і використовує для передачі змісту надлишкові засоби. Іноді дублювання змісту використовується для того, щоб підсилити або зробити наголос на певному аспекті висловлювання.

Приклади: «пам'ятний сувенір», «народний фольклор», масло масляне, гори воно вогнем.

46. Синонімічні засоби ділового мовлення. Евфемізми.

Синоніми — це слова відмінні одне від одного своїм: звуковим складом, але близькі або тотожні за значенням. Синоніми поділяються на три основні групи: 1) лексичні синоніми, що відрізняються смисловими відтінками 2) стилістичні синоніми — це слова, що відрізняються, стилістичним і емоційним забарвленням 3) абсолютні синоніми — зовсім не відрізняються значенням і в усякому контексті можуть вживатися без будь-якої відмінності {мовознавство — лінгвістика; століття — сторіччя). Таких синонімів в українській мові небагато. Синонімічні засоби мови мають глибоко національний характер. Вони свідчать про самобутність і специфіку мови. Уміле використання їх дозволяє розкрити те або інше поняття в усій його повноті. Однак надмірне нанизування синонімів, не виправдане змістом висловлювання, тільки засмічує мову. Незнання синонімічних можливостей призводить до помилок. Часто виникають ускладнення, коли в російській мові на позначення певних понять існує одне слово, а в українській мові — кілька. Деякі слова відрізняються лише префіксами. Тут треба бути особливо уважними, бо заміна однієї букви може вплинути на значення слова та всього тексту. Евфемізми — слова або вислови, що вживаються замість слів із грубим чи неприємним змістом. Евфемізм є наслідком лексичного табу (заборони), який завдяки різного роду упередженням, марновірствам, релігійним віруванням накладається на вживання назв певних предметів і явищ навколишнього світу, внаслідок чого людина удається до виразів іносказань.

47. Поняття про мовні штампи і кліше.

Кліше – певний мовної стандарт, готовий стійкий оборот, мовної стереотип, конструктивна одиниця тексту. У використанні його в ділових документах часом виникає необхідність, наприклад: доводжу до відома, приймаючи до уваги, виходячи з викладеного і т.д. Кліше - це застиглі вислови, усвідомлювані як не вільні чи відтворювані повністю, усіма носіями мови. Як мовної стандарт, кліше виконує ряд функцій - використання цих висловів дозволяє заощаджувати мислительну енергію, сприяють швидкому і точному складання документа, полегшують спілкування, тому є нейтрально-нормативным явищами у діловій промови. Крім цього, лінгвісти вважають, що стандартні висловлювання сприяють швидкості передачі информации.

Кліше слід відрізняти від мовних штампів, які, зазвичай, недоречні у мові. Штамп – своєрідний шаблон, заяложена форма висловлювання, яка надає промови потьмянілу эмоционально-экспрессив-ную забарвлення і завдає шкоди думкам. Бездумне повторення висловлювання можна зарахувати до психологічному явлению.

Штампів мають кілька різновидів. Перший вид – універсальні слова – це слова, які мають невизначене, узагальнену, стерте значення. Універсальність виявляється у тому, що вони усунуть будь-яке слово з конкретним значенням. Другий різновидом мовних штампів є парні слова, чи слова супутники, які зазвичай вживаються у мові разом, хоча й є фразеологическими зворотами наприклад: бурхливі оплески, тепла обстановка. Визначення у цих словосполученнях неповноцінні, оскільки вони висловлюють думку шаблонно, цим позбавляють її індивідуальності. Мовними штампами стають також отримують поширення образні чи «модні» слова висловлювання, оригінальність яких втрачається через частого вживання, інакше кажучи – це шаблонні метафори з потьмянілим змістом.

48. Особливості вживання іменникових форм у ділових текстах.

Іменники, що позначають назви посад, професій, звань тощо можуть утворювати паралельні форми чоловічого і жіночого роду. Проте в офіційно-діловому стилі на позначення осіб використовуються переважно іменники чоловічого роду, незалежно від статі особи, і лише в тому випадку, коли вказівка на стать є бажаною, вживаються іменники жіночого роду. Напр.: професор ковалівська, але виступ відомої співачки.

Слід також правильно визначати рід іменників, так, наприклад, в українській мові слова біль, сибір, накип, насип, дріб, кір, тюль, рукопис, живопис, запис, підпис, шампунь, дніпро належать до чоловічого роду, а путь –до жіночого. Незмінні іменники іншомовного походження, що є назвами неістот, майже всі належать до чоловічого роду: поні, колібрі, шимпанзе. Рід незмінних власних назв визначають за родовою назвою: капрі (острів), поті (місто), абревіатур – за стрижневим словом: ват (відкрите акціонерне товариство).

При творенні родового відмінка іменників чоловічого роду ІІ відміни потрібно пам’ятати, що відмінкове закінчення цих слів залежить від їхнього значення. Напр.: терміна (слово), терміну (строк). Іменники чоловічого роду в давальному відмінку однини можуть мати паралельні закінчення – ові, -еві, -єві, -у, -ю. Тому з метою уникнення одноманітних відмінкових закінчень слід чергувати ці закінчення.

Інколи відмінкові закінчення давального і родового відмінків можуть збігатися. Тому в тих випадках, коли є небезпека нерозрізнення цих відмінків, для давального відмінка обов’язковим є закінчення – -ові, -еві, -єві.

49. Прикметник в офіційно-діловому стилі. Ступені порівняння прикметників.

Розрізняються два ступені порівняння: вищий і найвищий. Вищий ступінь показує, що в одному предметі ознака проявляється більшою (або меншою) мірою, ніж в іншому: сьогодні погода холодніша, ніж учора.

Найвищий ступінь показує, що в якомусь предметі ознака виявляється найбільшою (або найменшою) мірою порівняно з іншими предметами:. Кожен зі ступенів має дві форми: просту й складену. Проста форма вищого ступеня порівняння утворюється від основи прикметника за допомогою суфіксів - іш-, -ш-. У деяких прикметників при таких змінах можуть випадати суфікси -к-, -ок-, -ек - При додаванні суфікса -ш- у складі прикметників можуть виникати звукові сполуки (результат чергування), які на письмі позначаються літерами жч і щ. У вищому ступені прикметників г, ж, з перед суфіксом -ш- змінюються на -жч-, а с + -ш- — на -щ-. Проста форма найвищого ступеня порівняння утворюється за допомогою додавання до прикметника вищого ступеня префікса най-. Значення найвищого ступеня можна посилити префіксами як-, що-. Складена форма вищого ступеня порівняння утворюється за допомогою приєднання слів більш, менш до звичайної форми якісного прикметника.

50. Правила передачі цифрової інформації. Узгодження іменника з числівником.

Числівник - це частина мови, яка означає абстрактно-математичну кількість або точно визначену кількість предметів при лічбі. На письмі кількісні числівники, як правило, записуються цифрами. У ділових паперах доводиться мати справу зі значною кількістю числових назв. Вони вимагають спеціального оформлення. При складанні документів слід враховувати такі правила запису цифрової інформації: 1. Прості кількісні числівники, які називають однозначне число, записується словом, а не цифрою. 2. Простий числівник на позначення часових меж записується словом. 4. Складні й складені числівники записуються цифрами, крім таких випадків, коли ними починається речення. 5. Цілі числа, які виражаються кількома знаками, і оформлюються за допомогою пропусків. Місце пропусків залежить від системи обчислення. 6. Порядковий числівник, що передається арабськими цифрами, вводиться в текст з відмінковими закінченнями. 7. При перерахуванні кількох порядкових числівників відмінкове закінчення ставиться лише один раз.8. Деякі порядкові числівники для розрізнення серед інших позначень пишуться в документах римськими цифрами, але вже без відмінкових закінчень. 9. Складні слова, перша частина яких - цифрове позначення, можуть писатися в документації комбіновано. 10. Грошова сума записується спочатку цифрами, а в дужках - словами, наприклад: в розмірі 11. Навчальні й фінансові роки мають такий зразок запису.13. У діловому стилі приблизна кількість відтворюється дуже обмеженою кількістю зворотів: понад, до, над, більше, менше.14. Широко вживаються дробові числівники.

51. Функціонування займенникових форм у діловому мовленні.

Займенник лише вказує на предмети, ознаки та кількість, але не називає їх. Займенники в мові вживаються часто для того, щоб уникнути повторення тих самих слів. При цьому їхню форму треба обов'язково узгоджувати з родом, числом, відмінком іменників, замість яких ці займенники вжито. Правильно вжиті займенники допомагають пов'язати речення в тексті.

За значенням займенники поділяються на дев'ять розрядів: 1) особові – указують на особи: я, ми (1-ша особа), ти, ви (2-га особа), він, вона, воно, вони (третя особа); 2) зворотний себе – указує на ту особу, яка виконує дію; 3) присвійні – указують на належність предмета 1-й особі: мій, наш; 2-й особі: твій, ваш; 3-й особі множини: їхній; особі, яка виконує дію – свій; на належність предмета 3-й особі однини указують особові займенники в родовому відмінку його, її; 4) вказівні – указують на предмет: цей, той (оцей, отой); на ознаку: такий (отакий); на кількість: стільки; 5) означальні – весь (ввесь, увесь), всякий (усякий), кожний, інший, сам, самий; 6) питальні – являють собою запитання до іменника: хто?, що?; доприкметника: який?, чий?; дочислівника: скільки?, котрий?; 7) відносні – ті, що й питальні, але вживаються для приєднання підрядних речень до головних: Благословен же той, хто від грози не никне, і пісня, що летить до радісних небес (В. Сосюра); 8) неозначені – утворюються від питальних за допомогою часток аби-, де-, сь- ( пишуться разом ) та хтозна-, казна-, бозна-, будь-, небудь-, невідь-(пишуться через дефіс ): абиякий, дехто, щось, хтозна-скільки, казна-яка, бозна-що, будь-хто, котрий-небудь, невідь-скільки та ін.; 9) заперечні – утворюються від питальних за допомогою частки ні- (пишуться разом ): ніхто, ніщо, ніякий, нічий, ніскільки, нікотрий.

52. Особливості вживання службових частин мови у діловому стилі.

Прийменник – це службова частина мови, яка уточнює граматичне значення іменника і виражає зв'язки між словами в реченні. Сфера вживання прийменників у діловій мові необмежена. Виражаючи смислові відношення між словами не самостійно, а спільно з відмінковими закінченнями іменника або займенника, прийменник утворює прйменниково-відмінкову конструкцію: занепокоєні з приводу дій, у відповідності до, у залежності від. Часто прийменниково-відмінкові форми синонімічні безприйменниково-відмінковим: занепокоєні діями, відповідно до, залежно від.

Сполучник - службова частина мови, яка поєднує однорідні члени речення та частини складного речення, вказуючи на різні смислові зв'язки між ними. Сурядні-і, а, чи, або, але. Бувають: єднальні (і, та, також, ні-ні, як, так), протиставні (а, але, та, однак, зате, проте), розділові (або, чи, або-або) Підрядні-бо, якби, щоб, ніби. Бувають: при чинові (бо, через те що, тому що, оскільки), часові (ледве, тільки, щойно як, як тільки), мети (щоб, аби, щоб, щоби), умовні (якби, якщо, аби як, як тільки), допустові (хоч, дарма що), порівняльні (як, мов, наче, ніби, що), міри, ступеня(аж, що й), з'ясувальні (що, як, ніби) За походженням: непохідні(чи, а, бо, та, і, але) похідні (як, що, зате, якщо, тому що) За будовою: прості (і, а, але, та, бо, як, що), складні (щоб, якби, проте, зате, нібито), складені (тому що, для того, тимчасом як).

Частка — службова частина мови, яка надає окремим словам і реченням певних смислових чи емоційних відтінків.

53. Загальні риси синтаксису у ділових паперах.

Синтаксис – розділ мовознавства, що вивчає будову словосполучень та речень, їх значення, способи зв’язку слів у словосполучення та реченні.

Дотримання синтаксичних норм забезпечує стрункість та логічність побудови тексту. У діловому стилі переважають речення прості, розповідні, характерний прямий порядок слів, який полягає в тому, що підмет стоїть перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, а неузгоджене відразу після нього. Широко вживаються віддієслівні іменники, які створюють загальне уявлення про дію, а не просто її називають: зміцнення, створення, здійснення, підвищення, покращення тощо. Проте слід уникати нанизування цих іменників у ланцюжки, бо це робить речення громіздким. Характерною ознакою ділового стилю є також вживання розщеплених присудків, які заміняють однослівні присудки двослівними: оглянути – провести огляд, перевірити – провести перевірку, допомогти – надати допомогу тощо. Широко використовуються в діловому мовленні дієприкметникові та дієприслівникові звороти, які надають документам стислості, та вставні конструкції(слова, словосполучення), які можуть пом’якшувати відмову, вказувати на послідовність викладу думки: на жаль, по-перше, по-друге тощо. Через недостатній рівень володіння мовою часто трапляються порушення зв’язку керування в побудові словосполучень, речень.

54. Мовні помилки, їх види.

Мовна помилка - невдало обраний слово, неправильно побудоване пропозицію, перекручена морфологічна форма. Мовна помилка - будь-які випадки відхилення від діючих мовних норм. Культура мовлення вимагає від мовця доброго знання і дотримання норм літературної мови. Але в процесі спілкування люди допускають помилки. Для правильного спілкування, попередження і виправлення помилок треба пам'ятати, що кожна помилка - це порушення якоїсь мовної норми. Оскільки існують норми вимови, слововживання, граматичні, стилістичні, орфографічні і пунктуаційні, то й помилки відповідають цим нормам. Помилки у змісті висловлювання трапляються в усних відповідях на уроках і в творчих роботах, повсякденному спілкуванні, оформленні документів тощо. Чимало змістових помилок пов'язано із побудовою тексту: безсистемність викладу, смислові розриви у викладі змісту, невдалий початок і кінець висловлювання, незавершеність, необгрунтованість виражених думок, відсутність смислового зв'язку, безпідставне виділення абзаців та ін. Лексичні, фразеологічні та стилістичні помилки прийнято називати мовленнєвими. Лексичні помилки виявляються в перекрученні слів, вживанні їх у невластивому значенні. До мовленнєвих помилок відноситься порушення у вживанні фразеологізмів (перекручення, змішування фразеологізмів, уживання в невластивому значення). Стилістичні недоліки теж належать до мовленнєвих. Найпоширеніші з них такі: неправильне вживання слів з переносними значеннями. Граматичними помилками вважаються порушення граматичних норм - творення частин мови, відмінювання і дієвідмінювання, побудови словосполучень і речень. Розрізняють морфологічні і синтаксичні помилки. Морфологічні помилки - неправильно утворені слова, неправильні форми або змішування форм слів.

Синтаксичні помилки - порушення норм узгодження, керування, неправильна побудова речень з однорідними, відокремленими частинами, складних речень.
Запобігання мовним і мовленнєвим помилкам та їх усунення спирається на досконале знання норм літературної мови. Інші види помилок (орфоепічні, орфографічні, пунктуаційні) пов'язані з порушеннями правил вимови і написання слів, інтонування речень і розстановки розділових знаків.