Складові елементи документа

 

Документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документів. Постійні друкуються при виготовленні бланка, змінні – фіксуються на бланку під час заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленому порядку, має назву формуляра документа.Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів.

ДСТУ 4163–2003 (від 9 квітня, який чинний з 1 вересня 2003 року) встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах. Державним стандартом узаконено 32 реквізити в організаційно-розпорядчих документах:

01 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

03 — зображення нагород;

04 — код організації;

05 — код форми документа;

06 — назва організації вищого рівня;

07 — назва організації;

08 — назва структурного підрозділу організації;

09 — довідкові дані про організацію;

10 — назва виду документа;

11 — дата документа;

12— реєстраційний індекс документа;

13— посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 — місце складання або видання документа;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження документа;

18— резолюція;

19 — заголовок до тексту документа;

20 — відмітка про контроль;

21 — текст документа;

22 — відмітка про наявність додатків;

23 — підпис;

24 — гриф узгодження документа;

25 — візи документа;

26 — відбиток печатки;

27 — відмітка про засвідчення копії;

28 — прізвище виконавця й номер його телефону;

29 — відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

30 — відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 — відмітка про надходження документа до організації;

32 — запис про державну реєстрацію.

Згідно з ДСТУ 4163–2003 обов’язковими є такі реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнено й іншими, що залежить від виду документа, який визначає оформлення формуляра. Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру згідно з Указом Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади».

Залежно від рівня стандартизації документи оформлюють на бланках або не на бланках (деякі внутрішні документи: заяви працівників, окремі службові довідки тощо; документи, створені від імені двох або більше організацій).

Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.

ДСТУ 4163–2003 встановлює такі береги бланків документів: лівий – 30 мм; правий – 10 мм; верхній і нижній – 20 мм, які оформлюють на папері формату А4 (294x210) або А5 (146x210).

Під час виготовлення бланків документів використовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит 21.

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

Основними реквізитами й ознаками, які надають юридичної чинності документу, є назва документа, авторство (адресант і адресат), дата, підпис, печатка, гриф затвердження.

У сучасному діловодстві юридичної чинності електронному документові надає електронний підпис, тобто дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними зв’язані й призначені для ідентифікації підписувача цих даних завдяки криптографічному методу шифрування інформації. Згідно із Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ не може використовуватися як оригінал, коли йдеться про свідоцтво про право на спадщину; документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім існування центрального сховища оригіналів електронних документів; інші випадки, передбачені законом. У такому разі оригінал документа має бути поданий у паперовій формі.

Крім основних реквізитів, що безпосередньо впливають на юридичну чинність документа, є так звані технологічні реквізити. До них відносяться: відмітка про надходження документа до організації, реєстраційний номер документа, відмітки про контроль виконання, виконавця, наявність додатків, ідентифікатор електронної копії документа й ін.

Розглянемо правила написання деяких з обов’язкових реквізитів, що надають юридичної сили документові.

Назва документа впливає на загальне уявлення про документ, його юридичну значущість і визначає необхідний склад реквізитів (формуляр). Назва виду документа має відповідати переліку, формам, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 і назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. У листі назву виду документа не зазначають.

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи й громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку, наприклад: Міністерство юстиції України. У разі адресування документа керівникові установи або його заступнику назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Ректорові Національного аерокосмічного

університету ім. М. Є. Жуковського

«Харківський авіаційний інститут»

Кривцову В. С.

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Державний комітет архівів України

Відділ формування Національного

архівного фонду і діловодства

Провідному спеціалістові

Прізвище; ініціал(и)

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено, наприклад:

Директорам центральних

державних архівів України

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку.

Адресант (від імені кого складено документ) завжди зазначається в родовому відмінку, без прийменника «від», повністю вказуються ім’я, по батькові, прізвище особи, яка звертається. За необхідності вказується адреса особи (у зовнішній заяві), що буде розглянуто нижче.

Слід також дотримуватися інших правил щодо особливостей зазначення цих реквізитів (адресата й адресанта):

- назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю;

- назва організації – автора документа – має відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі;

- назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони є авторами документа, і розміщують нижче реквізиту 07 (назва організації);

- довідкові дані про організацію містять: поштову адресу й інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

Дата документа – це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік, наприклад: 05.03.2009. Але, зважаючи на міжнародний досвід оформлення датування, дату дозволено оформлювати й у зворотній послідовності: рік, місяць, число, наприклад: 2009.03.05. Саме через це рік має складатися тільки з чотирьох цифр, щоб було зрозуміло, що це рік, а не число місяця. Після дати крапка не ставиться. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 25 березня 2009 року.

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. У вищих навчальних закладах, наукових установах у посаді зазначають науковий ступінь і вчене звання. Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб, наприклад:

Директор Підпис І. І. Іванов

Головний бухгалтер Підпис П. П. Петров

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні:

Заступник міністра освіти і науки Заступник міністра фінансів

України України

 

Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу й секретар, наприклад:

Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконувач обов’язків» (В.о.), «Заступник» (Заст.).

Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобічну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів, і подають його в інструкції з діловодства організації. Відтиск печатки на документі повинен перекривати частину назви посади й справжнього підпису.

У діловодстві використовують, як правило, печатки двох видів: гербову й просту. Гербова печатка кругла, із зображенням герба в центрі, по колу подається повна назва суб'єкта. Гербову печатку проставляють на дійсних документах, які потребують особового посвідчення: на договорах, документах, пов'язаних з отриманням коштів і матеріальних цінностей (доручення, чеки, банківські документи та ін.), а також на таких, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова книжка, диплом та ін.). Прості печатки (круглі, квадратні, трикутні й прямокутні) не містять зображення герба. Їх відтиски проставляють на довідках і перепустках, копіях документів, що виходять за межі суб'єкта, розмножених екземплярах розпорядчих документів при їх розсиланні, при опечатуванні пакетів, бандеролей, шаф, дверей сейфів та ін.

Гриф затвердження надає юридичної сили деяким видам документів, які після підписання треба затвердити. Необхідність затвердження цих документів передбачено нормативними актами. Затвердження санкціонує зміст документа або поширює його дію на певне коло осіб і суб'єктів. Документ затверджується двома способами, що мають однакову юридичну силу: виданням розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу) або спеціальним оформленням. Відповідно до цього застосовують два варіанти його написання: у першому випадку гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку; другий спосіб передбачає зазначення слова ЗАТВЕРДЖУЮ.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа. Обидва слова друкують великими літерами без лапок, наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

Підпис Ініціал(и), прізвище

07.03.2009

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Реквізити документа відокремлюють один від одного півтора–трьома міжрядковими інтервалами.