Вибіркове розповсюдження інформації

На початку ХХІ століття із розвитоком сучасних інформаційних технологій, бібліотеки почали більше надавати персоніфіковані інформаційно-аналітичні послуги. Існують різноманітні методи виконання інформаційного забезпечення споживачів. Найбільш розповсюдженим методом є так звана "система вибіркового розповсюдження інформації" (система ВРІ).

У стандарті « Галузева система науково-технічної інформації з архівної справи та документознавства: структура та основні напрями функціонування: СОУ 92.5- 22892594-001-2004 » подано визначення поняття «Вибіркове розповсюдження інформації»(ВРІ)– періодичне надання абонентам, за попередньо сформульованими їхніми запитами, відомості про поточні надходження до довідково-інформаційного фонду служби науково-технічної інформації (фонду бібліотеки), інших фондів. Режим ВРІ має на меті періодичне (за графіком) забезпечення абонентів інформацією про поточні надходження видань та неопублікованих документів до довідково-інформаційних фондів чи бібліотечних фондів галузевої системи науково-технічної інформації із архівної справи і документознавства або інших фондів у відповідності до заздалегіть сформульованих запитів користувачів. Обов’язковою умовою ВРІ є присутність зворотного зв’язку із абонентами.

Реалізація ВРІ має технологію:

· визначення складу абонентів;

· розкриття інформаційних потреб абонентів;

· формування основних документів ВРІ (картотеки запитів, списку джерел інформування, графіка надання відомостей, макет картки сигнальної інформації);

· аналітико-синтетичне опрацювання масиву матеріалів відповідно до запитів;

· підготовка карток сигнальної інформації і їхнє надання абонентам ВРІ (у друкованій або електронній формі, в тому числі за допомогою електронної пошти, мережі Інтранет);

· опрацювання карток зворотного зв’язку;

· надання користувачам ВРІ першоджерел інформації, їх копій або інформації із них;

· аналіз ефективності функціонування ВРІ, коригування при потребі документів ВРІ, уточнення інформаційних запитів користувачів, удосконалення технологічних процесів ВРІ [1, 20].

Інформування може здійснюватися ручним, механізованим або автоматизованим способом. На теперішньому етапі розвитку електронних засобів інформації найбільш ефективною є автоматизована система ВРІ, яка здійснюється за допомогою комп'ютерів. Система ВРІ передбачає попереднє вивчення запитів користувачів. Відомості про документи вводяться одразу після їх надходження. Після порівнювання запитів користувачів з пошуковими образами документів система надає бібліографічну інформацію про документи, які є відповідними запиту. Користувачі зобов'язуються повідомляти бібліографа про свою оцінку наданої інформації. Систему ВРІ використовують, переважно, як метод індивідуального інформування споживачів, але вона може бути також методом інформування групи споживачів інформації [110].

Історичну довідку, щодо формування поняття «вибіркове розповсюдження інформації» подала Л. Трачук. Найефективнішою формою диференційованого бібліографічного інформування споживачів є ВРІ, яке дозволяє подолати такий недолік обслуговування,як відсутність зворотного зв’язку з абонентами. Основна відмінність ВРІ від традиційноїформи інформування полягає в надійно налагодженому постійному зв’язку з абонентом.Вперше термін «вибіркове розповсюдження інформації» у 1958 р. застосував Х. П. Лун,який запропонував сформувати систему ВРІ, побудовану на використанні електронно-обчислювальної техніки.У Радянському Союзі в 60-ті рр. ХХ ст. ВРІ здійснювалося, переважно, в ручномурежимі. Пізніше, з 1970-х рр., для пошуку інформації стали використовувати бази даних намагнітних стрічках. Саме тоді ВРІ було визнаним у світі як найефективніша формаінформаційного забезпечення.Найчастіше говорять про «систему ВРІ», основними вимогами до якої є:

· максимальнаповнота бібліографічної інформації, що надається абоненту;

· коротке розкриття змісту документа за допомогоюреферату чи анотації або набору ключових слів;

· оперативність і регулярність доведенняінформації;

· наявність постійно діючого зв’язку з абонентами;

· забезпечення абонентапервинними документами чи їх копіями при потребі.

Тобто, ВРІ спрямована на обслуговування і задоволенняпотреб користувачів, які зайняті у науковій,педагогічній, практичній діяльності. Важливим при обслуговувані є те, щоб ВРІ була орієнтована на весь документний потік, а не тільки на новінадходження. Наявність зворотного зв’язку, дозволяє постійно уточнюватиуявлення про потреби абонентів. ВРІ передбачає спочатку надання бібліографічної інформації, а згодом можливість спеціальної вимоги – отримання повних текстів документів. Таким чином бібліографічні продукти і послуги допомагають користувачеві отримати конкретні факти чи повнітексти [103, 616].

Методика ВРІ має такі етапи: визначення теми, з якої передбачається інформування; визначення експертів з теми інформування (бібліотекарі, бібліографи, науковці); анкетування і інтерв’ювання потенційних абонентів відносно потреби в подібному виді обслуговування, формування кола абонентів з теми можливого інформування; виявлення джерел інформації. Значні зміни в організації системи ВРІ почалися в 90-х рр. у зв’язку з широким впровадженням Інтернету у бібліотеках. ВРІ почала функціонувати за допомогою сучасних інформаційних технологій. З кожним роком кількість електронних інформаційних ресурсів збільшувалась, орієнтуватися в них стало важко. Зросла потреба у вибірковому інформуванні, яка за кордоном була реалізована комерційними інформаційними центрами, книговидавничими організаціями, міжнародними пошуковими системами.

На початку ХХІ століття було проведено дослідження, яке мало на меті визначити розповсюдженість і популярність ВРІ в англомовних бібліотеках та інформаційних центрах. В англомовному сегменті Інтернету було знайдено десятки тисяч документів з теми. Фактографічний аналіз Інтернет-даних показав, що користувачам ВРІ надаються результати пошуку нових надходжень в сигнальних бібліографічних, реферативних і повнотекстових БД, електронних каталогах, БД патентів за заздалегідь сформульованим запитом, у вигляді розсилок на електронну адресу чи персональний веб-сайт. Особливістю сучасних форм ВРІ є відсутність обмежень кількості абонентів і видів джерел інформації. Бібліотеки організовують доступ до електронних ресурсів.

За допомогою іншого дослідження науковці дійшли висновку, що в англомовному сегменті Інтернету можна виділити три групи постачальників інформації в режимі ВРІ: видавництва наукових журналів, інформаційні служби, університетські бібліотеки. Інформування про послуги за темою в онлайновому режимі є важливою частиною сайтів зарубіжних наукових бібліотек. Замовлення ВРІ через сайт є поширеним і водночас доволі новим сервісом. Розроблено багато програм і технологій налаштування комп'ютерів для замовлень і розсилки нових відомостей. Кожна система має свої характерні особливості і пропонує користувачам роботу в режимі самообслуговування. Тому співробітники зарубіжних бібліотек складають пояснювальну схему для конкретної версії ВРІ [103, 616].

Вибірковий розподіл інформації – це поширення інформації, котра виникнула в інформаційно-пошукових системах, відповідно до постійних інформаційних запитів користувачів інформації [1, 94].

На думку А. Ржеуського та Н. Кунанець, індивідуальне і групове інформаційне забезпечення, реалізують інформаційну та соціокомунікативну бібліотечні функції і заохочують науково-дослідну діяльність користувачів. Під індивідуальним бібліотечно-бібліографічним обслуговуванням вважають процес, який забезпечує безпосереднє і систематичне спілкування бібліотекаря із одним чи водночас з декількома читачами. Відновлення вибіркового розподілу інформації в бібліотеках найперше торкнулося індивідуального інформування користувачів. Індивідуальне інформування має на меті постійне інформування фахівців про нові документи, які надійшли до бібліотеки, за профілем їх діяльності чи наукових досліджень, а також виявлені за допомогою бібліографічних покажчиків. Індивідуальне обслуговування носить назву вибіркового розподілу інформації, якщо воно:

· здійснюється оперативно зумовленою періодичністю;

· містить два контура, тобто абонентові спершу надається бібліографічні відомості, і лише згодом на його вимогу – повні тексти матеріалів;

· передбачає здійснення аналізу даних зворотного зв'язку, завдяки чому уточнюються інформаційні потреби абонента.

У системі ВРІ обслуговуються користувачі, професійна діяльність яких передбачає часте самостійне ознайомлення із новою інформацією з певної теми упродовж тривалого часу [89, 252].

У режимі вибіркового розповсюдження інформації здійснюється автоматичний пошук та доставку документів наперед визначеними запитами в інформаційно-пошуковій мові. Зручна система настроюваня та фільтрування за джерелом, країною, рубрикою, датою, дає змогу читачеві один раз задати запит, згодом періодично отримувати електронною поштою збірку відповідних (релевантних) документів. Головними характеристиками системи є – повнота, оперативність і релевантність.

Комплекс ВРІ за своєю сутністю є типовою інформаційно-пошуковою системою відповідного рівня. До складу підсистеми належать: модуль автоматичного розподілу, автоматизоване робоче місце адміністратора по включенні запитів користувачів та база даних запитів.

Адміністратор комплексу у відповідності до пошукових потреб користувачів здійснює опрацювання, виконання тестування на реальній базі даних і введення до системи запитів, при цьому задається кодування, періодичність розсилання документів, формат (TXT або HTML) [29].

Використання новітніх інформаційних технологій надає нові можливості ВРІ. Режим вибіркового розповсюдження інформації дає змогу користувачам:

· оперативно отримувати інформацію під час її публікування у всесвітній мережі;

· формувати і отримувати електронною поштою як через персональний інформаційний канал інформацію, яка визначається запитами інформаційно-пошукової мови;

· аналізувати і опрацьовувати відомості, які накопичуються в режимі реального часу;

· формувати власні архіви інформації для подальшого опрацьовування і ретроспективного аналізу.

Інформації за запитами відсилається у режимі реального часу. При необхідності її розсилається на декілька електронних адрес. За потреби можливе щоденне розсилання відібраної інформації за запитом у вигляді послідовних повідомлень, що формуються автоматично. У таких повідомленнях містяться посилання на першоджерела. Кількість повідомлень з'ясовується кількістю документів, які релевантні запиту користувача (до 20). [62, 30]

Основними основні ознаки системи ВРІ є:

– наявність абонентів системи ВРІ – провідних вчених, спеціалістів або невеликих колективів;

– формулювання інформаційних вимог у вигляді переліку тем (постійно діючих запитів);

– систематичне доведення бібліографічної інформації до користувачів;

– застосування сучасних технічних засобів механізації й автоматизації;

– постійний зворотний зв'язок;

– забезпечення абонентів первинними документами або їх копіями.

Відтак основні ознаки спричинили формування обов'язкових вимог до системи ВРІ, а саме:

– повнота бібліографічної інформації;

– розкриття змісту документів за допомогою реферату, анотації;

– оперативність і регулярність інформування;

– постійний зворотний зв'язок з абонентами;

– надання користувачам первинних документів або їх копій при надходженні запиту [17, 24].

Функції системи ВРІ у зарубіжних країнах здійснюють комерційні інформаційні центри, книговидавничі установи, міжнародні пошукові системи, які пропонують користувачам надсилання повідомлень про нові надходження до баз даних, колекцій електронних журналів та іних видів документів за сформованим тематичним профілем. Рівень розвитку системи ВРІ у кожній країні є різний. Російські вчені констатують тенденцію до занепаду цього виду обслуговування. Переважно ВРІ поширено у бібліотеках, де немає доступу до повнотекстових інформаційних ресурсів. Але бібліотечні працівники постійно вдосконалюють сервіс ВРІ, зокрема використовують системи автоматизації бібліотек "ІРБІС", за допомогою яких виконується пошук даних. Підсистема ВРІ допомагає контролювати постійні запити користувачів, а також виконувати на їх основі пошук у нових надходженнях у базі даних онлайн-каталогу і надсилати результат електронною поштою.

Послуга інформування поступово модернізується і стає актуальною для абонентів. Завдяки автоматичному відбору нових записів зменшується термін підготовки сповіщень, знижується ймовірність несвоєчасного або неповного виконання запитів. Значні можливості для розвитку системи ВРІ надають інтернет-сервіси, в тому числі й електронна пошта, яка спрощує надходження відомостей до клієнта [17, 25].

Бібліотеки виконують тематичні довідки із найактуальніших проблем галузі у форматі "Запит-відповідь". Готують та видають аналітичні та інформаційні довідки за результатами науково-дослідних робіт у галузі та за матеріалами нарад, семінарів, конференцій [НПБУ ел.ресурс].

Отже, вибіркове розповсюдження інформації є важливим видом бібліотечного обслуговування, який надає можливість якісно і в короткий термін забезпечити користувачів потрібною інформацією.