Ознакомление с программой Microsoft Access

Весьма символично, что Microsoft Access не входит в базовый комплект Microsoft Office. Как показывает практика, в первую очередь отечественная, круг повседневных задач львиной доли рядовых пользователей не выходит за рамки текстового редактора и электронных таблиц. Для американцев и европейцев, живущих и работающих в совершенно иных условиях, характерно также использование прикладных пакетов для создания всевозможных презентаций. Поэтому стандартный набор прикладных программ Microsoft Office — это всем известные Microsoft World,Microsoft Exel и Microsoft PowerPoint. “Девяносто восьмой” офис обогатился еще пакетом Microsoft Outlook для лучшей организации своего рабочего времени. Все остальное — уже для профессионалов. Все остальное — это прежде всего Microsoft Access.

Вы наверняка уже обратили внимание, что возле фирменного наименования Microsoft Access обязательно присутствует загадочная аббревиатура СУБД. Перед тем как коснуться тонкостей самого Microsoft Access, непременно следует уяснить себе смысл этого загадочного сочетания заглавных букв. СУБД — это сокращение от словосочетания Система Управления Базами Данных. Представьте себе большой канцелярский шкаф, полный всевозможных папок, отдельных листов и вообще бумажных обрывков с записями любого характера. Этот шкаф можно вполне назвать полноценной базой данных. Более того, в докомпьютерную эру только так оно и было. Однако сам по себе этот шкаф никакой практической ценности не имеет. Во всяком случае без квалифицированного служителя, который бы знал, что в шкафу лежит, где конкретно оно находится и как быстро можно получить всеобъемлемый ответ на интересующий вопрос. Так вот, этот служитель вкупе с обязательной системой организации папок в шкафу и является системой управления базой данных, то есть СУБД. Касательно Microsoft Access она выглядит следующим образом. Вся исходная информация хранится в четко определенных таблицах. Под четким определением подразумевается такая структура таблицы, в которой каждая строка имеет уникальный идентификатор (например, номер строки), а данные представлены столбцами.
Таким образом, любая таблица является одномерным набором записей. Непременным правилом создания таблицы в СУБД является строгое определение содержимого самой таблицы. В ее ячейках может храниться только фактическая и только неизменяемая информация. Сие может показаться несколько странным и слишком уж искусственный пользователей электронных таблиц, однако ни в Microsoft Access, ни в СУБД вообще ячейках базовых таблиц принципиально не может быть вычисляемых значений.

Базы Данных в MS Access

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. База данных – это набор сведений, относящихся к определенной предметной области.

Базы данных (БД) могут содержать различные объекты, но основными объектами реляционной базы данных являются таблицы.

В реляционной базе данных таблицы связаны между собой: это позволяет с помощью единственного запроса найти все необходимые данные, которые могут находиться в нескольких таблицах. Простейшая реляционная база данных имеет хотя бы одну таблицу.

В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ–поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку таблицы. Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным. Ключ должен быть уникальным и однозначно определять запись. По значению ключа можно отыскать единственную запись. Ключи служат также для упорядочивания информации в БД.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре базы данных являются поля и записи.

Поля базы данных не просто определяют структуру – они также определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Различают следующие объекты программы Microsoft Access:

· таблица –это объект, предназначенный для ввода и хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов);

· запрос –это объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких исходных таблиц базы данных;

· форма –это объект, предназначенный для ввода данных в таблицы и для вывода результатов запросов в наглядном виде. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблицы;

· отчет –это объект базы данных, предназначенный для форматированного вывода данных на печатающее устройство в удобном и наглядном виде.

Любые объекты можно создавать автоматически с помощью мастера или в режиме конструктора.

· Мастер –это программный модуль для выполнения каких-либо операций.

· Конструктор –это режим, в котором осуществляется построение таблицы, формы или отчета.