Состав участников деловой игры

Деловая игра

ГОУ Колледж МИД РФ реализует программы по специальности 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». На одном из заключительных занятий курса ИКТ осуществляется моделирование процесса документооборота в одной из организаций. Перед проведением деловой игры студентам предлагается модель организации, структуры которой задействованы в документообороте, указываются партнёры, с которыми ведётся переписка, распределяются роли и в соответствии с ними выдаются задания. Во время игры вся переписка с организациями ведётся по электронной почте в локальной сети Колледжа.

В соответствии с полученной ролью, в качестве домашнего задания, студентам предлагается разработать шаблон письма той организации, секретарём которой они являются, а также подготовить базу данных для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Поскольку загрузка участников деловой игры неравномерна, при распределении ролей учитываются деловые качества студентов и определяется количество исполнителей на каждую роль. Так, например, основная нагрузка в игре ложится на секретариат директора и отдел кадров фирмы, поэтому роль секретаря директора и отдела кадров предлагается выполнять нескольким студенткам.

Состав участников деловой игры.

Содержание и задания деловой игры. Схема документооборота в соответствии с заданиями деловой игры представлена на рис.1. На рисунке движение документов, относящихся к решению каждого вопроса, обозначено линиями определённого цвета. Предложены также примерные даты создания соответствующего документа.

Игра начинается с письма директора фирмы «Надежда» о нарушении сроков оплаты за поставленное сырьё. Получив такое письмо, директор фирмы «Млечный путь» даёт распоряжение главному бухгалтеру урегулировать данный вопрос.

Журнал «Business» направляет в фирму «Млечный путь» предложение о размещении рекламы продукции фирмы на своих страницах. Директор даёт распоряжение начальнику отдела рекламы связаться с главным редактором журнала для составления проекта и размещения рекламы, а секретарю – подготовить информацию для рекламы.

Начальник отдела рекламы отправляет директору докладную записку о необходимости подбора кандидатуры на вакантную должность секретаря-референта со знанием английского и немецкого языков в отдел. Директор реагирует приказом начальнику отдела кадров о подборе соответствующей кандидатуры. Отдел кадров размещает сообщение о вакансии в интернете и отвечает на резюме соискателей, приглашая одних кандидатов на собеседование и отказывая другим. Роль соискателей – дополнительная для всех участников игры, свободных какое-то время после опубликования рекламы. Они составляют резюме и отправляют его по электронной почте в отдел кадров.

Начальник планового отдела направляет директору докладную записку о необходимости срочного ремонта отопительной системы в одном из помещений отдела. Директор отдаёт приказ начальнику цеха ремонтно-технической службы о проведении работ. Начальник цеха ремонтно-технической службы составляет смету ремонтно-строительных работ, согласовывает её с главным бухгалтером. По окончании работ начальник планового отдела совместно с начальником цеха ремонтно-технической службы составляют акт приёмки ремонтно-строительных работ и отчитываются перед директором об их окончании.

Директор отдаёт приказ о поощрении десяти сотрудников фирмы туристической поездкой по странам Европы в период с 1 по 10 мая и поручает начальнику отдела досуга подобрать соответствующий тур с привлечением фирмы «ТРАНС-АЭРО».

Распределение ролей участников деловой игры. Поскольку в деловой игре отрабатывается процесс документооборота, то распределяются роли лиц, составляющих и регистрирующих документы, т.е. секретарей соответствующих подразделений. Исключение составляет роль директора фирмы «Млечный путь», который ставит визы и подписывает документы. Как уже было сказано выше, основная нагрузка в игре ложится на секретариат директора, поэтому роль Машиной М.П. назначается трём-четырём участникам. При этом им предлагается разделить свои функции (например, одна студентка занимается составлением приказов, другая – регистрацией документов и ведением архива, третья – заполнением карточек контроля, четвёртая – согласованием документов с директором). От слаженной работы исполнителей роли секретаря зависит успех игры, поэтому эту роль можно поручить группе студентов, хорошо взаимодействующих между собой. Всем остальным участникам игры предлагается дополнительная роль соискателя на вакантную должность. В свободное от составления документов время они готовят резюме и отправляют его в отдел кадров. Во время проведения игры каждому участнику предоставляется таблица распределения ролей в группе и номеров компьютеров исполнителей для пересылки документов по электронной почте.

Подготовка к проведению деловой игры. На занятии, предшествующем деловой игре, участникам предлагается схема взаимодействия структур фирмы и её партнёров, предлагаются задачи, которые предстоит решить в процессе игры. После распределения ролей рекомендуется разработать бланк письма соответствующей организации, определив её реквизиты (адрес, фамилию директора и т.п.). Студентам, исполняющим роль секретаря директора, рекомендуется заранее создать таблицы базы данных для регистрации документов (аналогичные базы данных создавались в процессе обучения каждым из студентов, поэтому надо только подготовить соответствующий файл).

Раздаточный материал к деловой игре. Во время игры каждому участнику предоставляется схема структурных подразделений фирмы и её партнёров, задействованных в игре, схема движения документов, предназначенных для решения задач игры, таблица распределения ролей с указанием номеров компьютеров участников и карточки заданий для исполнителя каждой роли.

Проведение деловой игры. На реализацию всех задач в процессе деловой игры требуется примерно 2 академических часа. На занятие приглашаются преподаватели дисциплины «Документационное обеспечение управления» и заместитель директора Колледжа по учебной работе. Как бы ни готовилась игра, каждый раз она проходит по-новому, в зависимости от текстов составляемых документов, скорости обмена информацией между участниками, вариантов реакции на полученные письма. Наиболее удачной была игра, в которой участники перед её проведением представились аудитории, рассказав краткую биографию своего героя и отношение к фирме, на которой они работают.

Подведение итогов деловой игры. Для подведения итогов необходимо проанализировать содержание таблиц базы данных секретариата фирмы «Млечный путь», в которой в электронном виде сохранены все документы, созданные во время игры. При анализе созданных документов оценивается их содержание и правильность оформления. Оцениваются также и документы в бумажном исполнении с точки зрения правильности проставления виз и резолюций. Деловая игра заканчивается её обсуждением, во время которого участники могут рассказать о трудностях, с которыми они столкнулись, оценить работу своих партнёров по игре. Учитывая обсуждение и мнение приглашённых лиц, преподаватель выставляет участникам игры оценки.