Международные стандарты оформления делового письма

Формам деловой переписки, принятым сегодня в международном общении, более 150 лет. Родиной их традиционно считается Англия. Именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления деловой корреспонденции. В силу того, что английский язык является общепринятым языком международного делового общения, то и существующий международный стандарт оформления деловых писем ориентирован на англоамериканский вариант. Расширяющиеся международные связи, влияние английского языка как международного языка делового общения приводит к стандартизации (унификации) делопроизводства в разных странах. Но нельзя не отметить и ряд особенностей (характерных для ведения деловой переписки, в частности), связанных с влиянием норм и традиций национального коммуникативного поведения, особенностей национального делопроизводства.

Деловое письмо на английском языке

Структура делового письма

Адреса в Англии и Америке имеют следующий вид:

 

В письмах не допускается никаких грамматических сокращений типа I'm, don't, we've, и т.п. Все эти слова нужно писать полностью.

Формат

1. Шапка письма

2. Внутренний адрес

3. Строка: Внимание (не обязательно)

4. Дата

5. Приветствие

6. Ссылка

7. Комплементарная концовка

8. Подпись, должность, отдел

9. Посылочные инициалы..

10. Вложения

11. Копии

1. Большинство писем пишутся на бланках, где уже есть название, адрес, номера телефонов фирмы и прочие данные. Адрес отправителя иногда стоит в конце письма после имени и должности.

2. Адрес того, кому предназначено письмо, размещается вверху слева.

3. Включается в тех случаях, когда письмо отправляется на фирму, но адресовано кому-то лично. Часто пишется на конверте в нижнем левом углу.

4. Обычно пишется следующим образом: March 1, 1995 или 7 March 1995.

5. За приветствием стоит двоеточие или запятая.

6. Заимствована из служебных записок, но в письмах используется редко.

7. Обычные окончания: Yours truly, Yours sincerely, Yours faithfully.

8. Подпись, расшифровка подписи, должность, адрес следуют друг за другом в строку в левом либо в правом углу письма. Иногда письмо может быть продиктовано одним человеком, а подписано другим, обычно секретарем. Например, директор, отправляясь в командировку, оставил напечатать и подписать письмо секретарю. В этом случае подпись будет выглядеть так:

рр Diana Price

David Bradly

Managing Director,

где рр (per procurationem, лат.) означает по доверенности, за кого-то.

9. Посылочные инициалы указывают на тех, кто писал (переводил) письмо и/или печатал его.

10. Если к письму прилагаются какие-то материалы (прейскуранты, реклама и др.), то об этом упоминается после посылочных инициалов.

11. Указания на адресатов копий письма даются в самом конце.

ФОРМУЛЯР ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА И ЕГО РАЗВИТИЕ

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.