Документирование процесса подготовки и проведения совещаний

В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведение собраний, заседаний может быть заложено в организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.).

Подготовка совещания начинается с указания руководителя. Секретарь выясняет 3 основных вопроса

-цель и задачи

- состав, участники

-время проведения(начало или конец рабочего дня)

Место проведения выбирается в зависимости от количества участников и тех. обеспечения

Виды совещаний: оперативные, плановые, инструктивные, проблемные

Повестка дня – это первый документ который составляется при подготовке совещания. При составлении ПД секретарь ставит вопросы, обсуждение которых затрагивает большую часть приглашенных

1ми идут сложные, трудоемкие вопросы, затем простые

В ПД указываются вопросы, выносимые на обсуждение, докладчики с указанием должностей.

След. документ список участников. Если совещание проводится постоянно и в нем участвуют одни и теже люди, то разрабатывается спец. форма, в которую включены ФИО участников, № телефонов и отметка о возможности присутствия/отсутствия

Оповещение участников. Об оперативном совещании секретарь сообщает по телефону не позднее чем накануне. О совещании требующем подготовки сообщается не позднее чем за неделю. Документы и материалы приготовленные для предварительного ознакомления отправляются не менее чем за 48 часов

Письмо приглашение

Место и время проведения совещания, кто проводит, вопросы для обсуждения, возможные дополнительные условия участия, стоимость, представление гостиниц, необходимость подтверждения участия

Если пригласили только в письменной форме секретарю нужно получить подтверждение по телефону

Подготовка информации

По указанию руководителя, совместно с начальниками подразделений и отделов готовятся отчеты, таблицы, графики, справки, дополнительные аналитические обзоры.

Некоторые из этих документов, а так же тезисы выступлений и докладов могут быть разосланы участникам

Подготовка рабочей группы(выездное совещание)

Определяется кто будет встречать участников, регистрировать их, готовить кофе паузы, обеспечивать канцелярскими принадлежностями, тех средствами

В обязанности секретаря входит запись хода заседания(ведение протокола)

Согласуется вопрос о замене секретаря руководителя в приемной

При проведении многодневных совещаний может быть предусмотрена культурная программа

Подготовка помещения

Исправность тех ср

Наличие канцелярии

Чистота

Вода салфетки стаканы

Регистрация участников

Особое внимание нужно обратить на заседание когда планируется принятие решения большинства(кворума-больше половины)

После регистрации уточненный список присутствующих включающих ФИО и назв организ передается председателю

ПРОТОКОЛ – инф-справ документфиксир ход обсуждения вопроса и принятия решений на собраниях и т.д и служит основанием для издания решения или постановления коллегиального органа.

Записываются только спонтанные вопросы, но составляется на основе подготавливаемых материалов

Готовится 2-3 дня редактируется с руководителем

Оформляется на спец разраб бланке или на листе с реквизитами общего бланка:

-Название ПРОТОКОЛ

-Дата оформления(дата проведения)

-Рег индекс в течение календарного года

-Вводная часть протокола это ФИО председателя и секретаря руководителя(фактические должности не указываются)

-Присутствовали:: в алфавитном порядке, без должностей

Если количество больше 10-13 чел указывается общее число и прилагается список. Иногда указывается сколько долно было присутствовать и сколько есть

-Повестка дня

-Слушали(докладчики)

-Выступили(те кто выступал по вопросам, в прениях)

-Постановили

-Голосование

-Подписи председателя и секретаря