Нормативні акти, які регламентують організацію взаємодії і повноважень

З нормативними документами, що регламентують організацію взаємодії і повноважень рекомендовано ознайомитися за навчальним посібником Скібіцької Л.І. та Скібіцького О.М. «Менеджмент», Київ, 2007.

До нормативних актів, які регламентують організацію взаємодії та повноважень на підприємстві, відносяться положення про структурні підрозділи і посадові інструкції працівників, які затверджуються керівником підприємства або його заступником, залежно від розподілу функцій між ними.

Правильно розроблені положення та інструкції сприяють поліпшенню організації управління, підвищенню ефективності праці, зміцненню дисципліни.

Встановлюючи функції підрозділів і компетенцію їх керівників, перший керівник підприємства враховує обсяг робіт, який має виконувати підрозділ, чисельність та підготовку персоналу, порядок роботи, а також суб’єктивну, особисту оцінку діяльності керівників підрозділів. Виходячи з цього розробляються положення про підрозділи, які і визначають нормативно-правову регламентацію їхньої діяльності.

Положення про підрозділи розробляють з урахуванням таких рекомендацій:

- вони повинні бути конкретними, а формулювання, які містяться в них, - чіткими та однозначними;

- складати їх доцільно керівникам підрозділів за єдиною методикою з урахуванням пропозицій та побажань осіб, компетентних у питаннях організації та управління;

- положення про різні структурні підрозділи мають бути узгоджені між собою;

- при розробці нового положення або внесенні змін до діючого положення необхідно переглянути та, за необхідності, внести зміни в положення про роботу інших підрозділів (принцип системності);

- положення необхідно періодично переглядати (як правило, один раз на три роки), оскільки змінюються умови роботи, функції підрозділів, методи роботи тощо.

Тимчасові положення розробляються на один рік, після чого їх доопрацьовують, редагують та затверджують як постійні. Після виконання підрозділом своїх завдань, він розформовується.

Як правило, положення про функціональний підрозділ складається з таких розділів: загальні положення, функції підрозділу, права підрозділу, відповідальність підрозділу; відносини (взаємодія) з іншими підрозділами.

У розділі «Загальні положення» зазначають назву підрозділу, його місце в системі управління організацією, мету створення, напрями та завдання діяльності; посаду керівника, який очолює підрозділ, порядок його призначення та звільнення з посади, посаду керівника, якому безпосередньо підпорядковується підрозділ; за необхідності відповідно до організаційної структури управління зазначаються підрозділи, які підпорядковуються даному; вказуються нормативні документи, якими керується підрозділ у своїй діяльності.

У розділі «Функції» чітко визначають функції даного підрозділу, виходячи із загального розподілу функцій в організації. В разі потреби зазначають ступінь участі підрозділу у вирішенні певних питань, пов’язаних з виконанням даної функції: розв’язує питання самостійно, погоджує рішення, готує інформацію тощо.

У розділі «Права» визначають повноваження керівника підрозділу та інших посадових осіб, необхідні для виконання підрозділом своїх функцій.

У розділі «Відповідальність підрозділу» з урахуванням умов реалізації функцій і прав, встановлюють дисциплінарну, адміністративну та матеріальну відповідальність керівника за організацію роботи підрозділу. У положенні має бути чітко визначено, за що відповідає керівник, коли настає відповідальність, яка її форма.

Заключний розділ «Відносини (взаємодія) з іншими підрозділами» містить інформацію, що надходить у підрозділ та виходить з нього (як правило, це перелік документів).

Не менш важливим нормативним документом є посадова інструкція, яка є організаційно-розпорядчим документом, що регламентує роботу виконавця і визначає його компетенції.

Посадові інструкції дають змогу:

- точно розподілити між працівниками функції, роботу, обов’язки;

- забезпечити взаємозв’язок між працівниками, не допускаючи при цьому дублювання виконання ними функцій;

- застосовувати найбільш раціональні прийоми і методи роботи, удосконалюючи закріплені в інструкції вимоги;

- підвищити особисту відповідальність виконавця за виконання закріплених за ним робіт і використання прав;

- ефективно застосовувати засоби дисциплінарного і матеріального впливу;

- більш об’єктивно оцінювати діяльність працівників, зокрема у переміщення, атестації, підбитті підсумків роботи та ін.

- захищати працівників від необґрунтованих вимог та санкцій;

- поліпшити планування роботи виконавця;

- прискорити засвоєння працівником своїх обов’язків;

- упорядкувати інформаційні потоки в апараті управління

При розробці посадових інструкцій використовують положення про структурні підрозділи, кваліфікаційні характеристики посад, технологічні схеми виконання робіт та інші документи, що визначають ті чи інші функції відповідної категорії працівників. Затверджується посадова інструкція керівником підприємства або його заступником.

Посадова інструкція складається з таких розділів: загальні положення, функції, права і відповідальність працівника, взаємодія із співробітниками (зв’язки за посадою), оцінювання діяльності та стимулювання працівника (використовується не всіма організаціями).

У розділі «Загальні положення» фіксують основні завдання працівника; порядок заміщення посади, порядок приймання на роботу, переміщення і звільнення, підпорядкованість працівника, хто йому підпорядковується; вимоги до особи, що обіймає цю посаду; нормативні документи, якими керується працівник у своїй діяльності; порядок заміщення у випадку, коли працівник відсутній.

У розділі «Функції працівника» у розширеному вигляді подають перелік функцій, що виконуються на посаді.

Розділ «Обов’язки працівника» зазначають його посадові обов’язки, що випливають із завдань самого працівника та підрозділу.

У розділі «Права працівника» закріплюють повноваження, що необхідні працівникові для виконання покладених на нього обов’язків. Слід передбачити право працівника отримувати інформацію, погоджувати (візувати) документи, приймати рішення, підписувати відповідні документи, давати вказівки в межах своєї компетенції, здійснювати контроль і т.д.

В розділі «Відповідальність працівника» необхідно відобразити зміст і форми персональної відповідальності працівника, яка настає у разі невиконання або неналежного виконання обов’язків, невикористання або неправильного використання прав.

У розділі «Взаємодія із співробітниками» визначають основи взаємодії працівника із співробітниками свого підрозділу, інших підрозділів та організацій.

Наведені структури нормативних документів не є універсальними і загальноприйнятими. Вони є орієнтовними, проте кожне підприємство може дещо змінювати структуру і зміст цих документів відповідно до особливостей його діяльності.

Посадові інструкції розробляються для всіх працівників апарату управління, за винятком керівників підприємств, які діють на підставі законодавства, статуту, та керівників підрозділів, які діють на підставі положень про підрозділи.