Резервное копирование как необходимая регламентная процедура в деятельности организации

Реализация типовых задач делопр-ва на примере пакета MS Office.

Делопр-во состоит в реш-ии след. задач: документирование; орг-ция док-оборота; систематизация арх. хран-я док-тов.

В среде пакета MS Office реш-е этих задач реализ-ся возм-ми приложений: Word, Excel, Access, Power Point, Outlook.

Под док-том в системе MS Windows подразумевается любой файл, имеющий свой формат.

Так, приложение Word создает док-ты, формат к-рых опред-ся расширением .doc. При запуске программы с расшир-ем .doc., вначале откр-ся программа, к-рая поддерживает формат .doc. Затем открыв-ся сам док-т. Excel имеет формат - .xls и называется Книга, к-рая состоит из листов, отображающихся в виде ярлыков. Access - .mdb. Автоматически запускается и отображает базу данных. В Power Point осущ-ся презентация, расшир-е .ppt.

Объекты пакета Office могут копир-ся из одного прилож-я в др. Напр., диаграммы из Excel можно копировать в Word. При этом любой из док-тов, в завис-ти от прилож-я, м. создать разн. способами.

Программы типа Word предусматривают созд-е док-тов на основе типовых форм - "шаблонов", содержащих и заранее заданные эл-ты оформл-я, и трафаретные тексты. При созд-ии шаблона необх-мо правильно разместить реквизиты каждого вида док-та. Настройка панелей инструментов и созд-е набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу.

Выявляются и вводятся в память компьютера стандартные фразы и выражения, используемые в переписке, при составлении актов, часто встречаемые в данной деят-ти наборы професс-ных фраз и выражений, постоянно употребляемые наимен-я орг-ций, товаров, видов услуг, к-рые м. быстро вставить при составлении индивид. текста док-та, набрав уловное сокращение. Это ускоряет созд-е док-та и позволяет избежать ошибок.

Упрощает созд-е док-та наличие в шаблоне полей-списков – раскрывающихся списков элементов, из к-рых м. выбирать необх-мые знач-я.

Док-т м.б. представлен в виде простого текста, табл., сопровождаться графиками и диаграммами. Док-т, не предназначенный для распечатки, м. иметь внедренные в него аудио-, видео-, и др. компоненты, (звукозапись комментария составителя или устные примечания рук-ля орг-ции и т.п.)

Отдельные док-ты м.б. представлены в виде т-ц. Таб-цы с инф-цией текстового хар-ра составл-ся непосредственно в Word. Если же таб-цы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то использ-ся программа - Excel или БД Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохр-ем связей с соотв-щей исходной программой, что дает возм-сть обновлять и редактировать вставленные в док-т данные.

С переходом делопр-ва на компьютеризи­рованные технологии встаёт проблема упорядочения и классификации файлов. Обостряет проблему то, что всё большее число орг-ций переводит в электр. форму док-ты, поступающие в фирму в бумажном виде.

Хр-е док-тов в комп-ре осущ-ся в виде файлов, имеющих имя. Для ускорения и упрощения поиска в имя включают дату и № док-та как осн. поисковые признаки.

Пакет MS Office создаёт папку «Мои док-ты», в к-рую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работают неск-ко чел-к, то папки обычно называют по фамилии раб-ка - «Док-ты Иванова». При большом кол-ве док-тов тре­буется более чёткая система орг-ции размещения док-тов в локальной сети.

Резервное копирование как необходимая регламентная процедура в деятельности организации.

Резервное копирование — процесс создания копии данных на носителе (жёстком диске, Флеш-накопителе и т. д.), предназначенном для восстановления данных в оригинальном или новом месте их расположения в случае их повреждения или разрушения.

Сохранение корпоративных данных является третьей по значимости (после создания и возможности поиска в них) задачей, выполнение которой должно обеспечиваться на уровне руководства компании.

Резервное копирование необходимо для возможности быстрого и недорогого восстановления информации (документов, программ, настроек и т. д.) в случае утери рабочей копии информации по какой-либо причине.

Кроме этого решаются смежные проблемы:

Дублирование данных.

Передача данных и работа с общими документами.

Виды резервного копирования:

Полное резервирование (Full backup)

Полное резервирование обычно затрагивает всю вашу систему и все файлы. Еженедельное, ежемесячное и ежеквартальное резервирование подразумевает полное резервирование. Первое еженедельное резервирование должно быть полным резервированием, обычно выполняемым по пятницам или в течение выходных, в течение которого копируются все желаемые файлы. Последующие резервирования, выполняемые с понедельника по четверг до следующего полного резервирования, могут быть добавочными или дифференциальными, главным образом для того, чтобы сохранить время и место на носителе. Полное резервирование следует проводить, по крайней мере, еженедельно.

Дифференциальное резервирование (Differential backup)

При разностном (дифференциальном) резервировании каждый файл, который был изменен с момента последнего полного резервирования, копируется каждый раз заново. Дифференциальное резервирование ускоряет процесс восстановления. Все, что вам необходимо, это последняя полная и последняя дифференциальная резервная копия. Популярность дифференциального резервирования растет, так как все копии файлов делаются в определенные моменты времени, что, например, очень важно при заражении вирусами.

Инкрементное резервирование (Incremental backup)

При добавочном («инкрементальном») резервировании происходит копирование только тех файлов, которые были изменены с тех пор, как в последний раз выполнялось полное или добавочное резервное копирование. Последующее добавочное резервирование добавляет только файлы, которые были изменены с момента предыдущего добавочного резервирования. В среднем, добавочное резервирование занимает меньше времени, так как копируется меньшее количество файлов. Однако, процесс восстановления данных занимает больше времени, так как должны быть восстановлены данные последнего полного резервирования, плюс данные всех последующих добавочных резервирований. При этом, в отличие от дифференциального резервирования, изменившиеся или новые файлы не замещают старые, а добавляются на носитель независимо.

Резервирование клонированием

Клонирование позволяет скопировать целый раздел или носитель (устройство) со всеми файлами и директориями в другой раздел или на другой носитель. Если раздел является загрузочным, то клонированный раздел тоже будет загрузочным.

Резервирование в виде образа

Образ — точная копия всего раздела или носителя (устройства), хранящаяся в одном файле.

Резервное копирование в режиме реального времени

Резервное копирование в режиме реального времени позволяет создавать копии файлов, директорий и томов, не прерывая работу, без перезагрузки компьютера.