Проведение презентаций, пресс-конференций и интервью

 

При подготовке презентации в первую очередь необходимо решить, будет ли данное мероприятие носить только официально-деловой характер, или оно будет открыто для всех желающих.

В первом случае разрабатывается сценарий, который строго следует протоколу. Обычно это выступление специалистов, презентующих товар или услугу, осмотр объекта презентации (автомобиль, мебель, интерьер и т.д.). Выступление почетных гостей, также уместна пресс-конференция в процессе презентации или после нее. После окончания мероприятия все гости и участники как правило приглашаются на фуршет.

Основные элементы, из которых строится подготовка и проведение открытой презентации:

праздничное оформление помещения;

разработка дизайна и производство печатной полиграфической продукции: пригласительных билетов, рекламных буклетов, специальных праздничных дисконтных карт и т.д.;

производство сувенирной продукции с логотипом вашей фирмы;

шоу-программа, которая включает в себя работу ведущего, конкурсы для посетителей, выступление артистов и звёзд эстрады;

приглашение прессы и освещение презентации в СМИ;

фуршет для прессы и VIP - гостей;

Соответственно, нужно обеспечить:

свет и звук;

наличие сценической площадки;

гримуборные для артистов;

транспорт;

своевременное оповещение прессы, решение вопросов взаимных интересов с СМИ;

приглашение гостей;

места для прессы и VIP - гостей;

отдельное помещение для организации фуршета (кстати, при проведении открытой презентации фуршет организуется в тех случаях, когда приглашаются VIP - гости).

Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы.

Подготовка

. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции.

На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются основные «фишки», оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции. Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия.

При разработке уникальных фишек пресс-конференции обязательно учитываются рекомендации/пожелания ответственных за телевизионные СМИ: чтобы картинка для телекамер смотрелась хорошо и понятно.

Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!

. Подготовка основных документов пресс-конференции:

Сценарий (где будут прописаны основные идеи);

Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария);

Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции;

Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия;

Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны);

Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам).

. Анонсы.

В вашей фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум 2 анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры (если они известны), указывается место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера, занимающегося аккредитацией.

Также развернутые анонсы в прессе с правильным позиционированием позволят обеспечить приход журналистов на пресс-конференцию.

Рекомендуемый срок: как минимум за 3 недели до мероприятия.

. Техническое оснащение.

Обязательной частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное количество стульев, наличие комнаты/места для эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.).

Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю, за 1 день - контрольная проверка.

В случае отсутствия требуемого оборудования на площадке за неделю можно будет успеть заказать все в другом месте.

. Аккредитация.

Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии PR-объекта. Туда же следует приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции, и план с указанием проезда на автомобиле с местом для парковки.

Рекомендуемый срок: не позднее, чем за 5 дней.

Оформление структурированного списка аккредитованных СМИ (таблица в Excel: фамилия, имя, издание, контакты) поможет вам во многом. Список должен быть сделан по алфавиту (отсортирован по фамилии или изданию). В нем должна быть предусмотрена отдельная колонка, в которой отражены договоренности по публикациям в прессе (анонсы, постфактумы и т.д.).

Рекомендуемый срок: не позднее, чем за 1 день.

На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета. Он (желательно оформленный в отдельную папку) должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):

текст анонса, который высылался (желательно);

пресс-релиз по теме пресс-конференции;

анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его);

цифры и факты (по необходимости);

список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,

дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео);

визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют);

программа пресс-конференции;

ручка, блокнот, сувениры.

. Распределение функций.

В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции.

Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются четкие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т.д.).

Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров).

Среди ответственных должны быть люди, которые будут отвечать за доступом в различные зоны, включая гримерки.

Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджах.

Рекомендуемый срок: за 1 день.

. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции.

На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы.

Рекомендуемый срок: как минимум, с момента подписания пресс-релиза.

8. Репетиция пресс-конференции.

У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции.

Рекомендуемый срок: за 1,5-2 часа до начала пресс-конференции.

Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих задач:

. максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием;

. создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!);

. безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования);

. освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.