Прийоми виділення окремих частин тексту

У документах або в наукових дослідженнях особливо слід звертати увагу на терміни, що вживаються у тексті вперше. У цьому разі треба робити логічний чи сми-словий наголос на використовуваний термін або правило, теорему, визначення тощо, де він наявний. Наприклад:

Податки — система визначених відсотків, які вираховуються з відповідної оплати юридичних або фізичних осіб.

Для виділення у тексті окремих слів або частин цих слів (зрідка тексту) існує чотири способи:

1. ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. За допомогою цього способу виділяють окремі слова.

2. У розрядку оформляються окремі слова й короткі фрази. Якщо слово пишеться у розрядку, то після кожної літери в слові наявний проміжок в один знак, а між словами й текстом роблять відступ у 2—3 знаки, щоб виді-лити слова. Розділові знаки після слів у розрядку ставляться на відстані од-ного знака, а кожне наступне слово починається через 2—3 знаки.

3. Підкреслення виступає найзручнішим способом виділення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою, а закінчують під остан-ньою літерою слова, яке виділяють, включаючи лапки й дужки; розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Ціле речення треба підкре-слювати суцільною рискою, починаючи від першої літери й закінчуючи останньою літерою речення.

4. Курсивом виділяються слова, речення, частини тексту. Цим способом зде-більшого користуються, коли текст набирають на комп’ютері.

ДОКУМЕНТИ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ: ЗАЯВА, АВТОБІОГРАФИЯ, ХАРАКТЕРИСТИКА, РЕЗЮМЕ, НАКАЗИ ЩОДО ОСОБОВОГО СЛАДУ. РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТІВ ТА ВИМОГИ ДО ЇХ НАПИСАННЯ

Документи щодо особового складу створюються з приводу прийняття пра-цівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток,

а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т.д.

До таких документів належать:

· особові картки;

· заяви;

· накази щодо особового складу;

· характеристики;

· автобіографії;

· резюме;

· анкети;

· особові справи;

· трудові книжки.

Одним із найпоширеніших кадрових документів є заява. Вона має декілька стандартних зразків, складається однією особою.

Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або

установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Розрізняють два основних види заяв:

Ø особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

Ø службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або

від організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до посадової

особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземпля-

рах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер доку-мента тощо).

За походженням заяви бувають

1. Зовнішні:

а) особисті, в яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані

документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи

їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, в яких подається повна поштова та юридична адреса підприєм-

ства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов’язковими викладені вище вимоги.

У зовнішній особистій заяві обов’язково зазначається повна домашня адре-са, а в службовій – повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У

внутрішній заяві не є обов’язковими викладені вище вимоги.

Заяви бувають простими, якщо їх текст стосується одного питання і не су-проводжується додатком, і складними або умотивованими, якщо становить пере-лік документів, що засвідчують чи підтверджують викладені в заяві факти.

Заява найчастіше пишеться від руки на чистому аркуші паперу формату А4. Але організація може мати заздалегідь розроблену і тиражовану трафаретну фор-му, яку заповнює особа, що оформляється на роботу.

Різновидами заяви є: заява-зобов’язання (прохання про надання позики), за-

ява про відкриття рахунка, про прийняття на роботу, позовна заява, про притяг-нення до відповідальності тощо.

Р е к в і з и т и:

1. Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких

подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса і паспортні дані)

особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата (проставляють дату складання документа переважно цифровим способом).

7. Підпис.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі у правому верхньому куті аркуша (від середини); кожна частина заяви пишеться з окремого рядка.

У заяві не прийнято вживати прийменника від.

Зазначаючи адресу, не слід використовувати підрядний зворот: що мешкає.., яка проживає за адресою (порівняйте з російським проживающий по адресу). На-томість потрібно застосовувати безсполучниковий зв’язок, що не порушує форму викладу від першої особи:

Раднику голови правління і питань

корпоративних фінансів АКБ «Надра»

Волоскевичу О. Л.

економіста сектору супроводження

зарплатних та корпоративних проектів

Кондтратюка В. М.,

мешкаю за адресою:

вул. Велика Васильківська, 23, кв. 65

Відстань між реквізитами повинна бути приблизно 1,5-2 см, відстань між елементами реквізитів близько 6-7 мм. Дотримання розмірів берегів під час офор-млювання такого документа є обов’язковою вимогою.

Етичними нормами ділового спілкування передбачено написання імені по батькові повністю, а не з допомогою ініціалу(-ів), як це допускається в локальних документах.

Текстова частина (робоча) заяв найчастіше містить такі логіко-структурні компоненти: прохання і обґрунтування прохання.

Комплексні одиниці тексту заяв поділяються на предикативні (ключові, ви-значальні) та релятивні (другорядні, підпорядковані предикативним). Функцію предиката виконує дієслово «прошу» (просимо), що поєднується з неозначеною формою дієслова (що зробити?). Залежно від виду заяви вживаються такі дієслова неозначеної форми: надати, звільнити, прийняти, зарахувати, перевести, нарахувати, перерахувати, оплатити, виплатити, сплатити тощо.Тексти заяв починають писа-ти з абзацу, дотримуючись розміру абзацного відступу (12,5 мм).

У текстах заяв обов’язково має бути пояснювальна частина. Як уже зазнача-лося вище, пояснюють, на що спрямована дія, вживаючи дієслова неозначеної форми. Після них зазначають суть прохання (заяви):

Ø Прошу надати відпустку з І червня 2010 року;

Ø Прошу звільнити з посади майстра цеху № 5;

Ø Прошу перевести на посаду начальника РМЦ тощо.

Як правило, прохання у заявах мотивують (обґрунтовують) за допомогою при-йменникових конструкцій «у зв’язку з», «з огляду на», «через», «за» та дієприслівниками «зважаючи на», «визначаючи» тощо:

Ø за власним бажанням;

Ø у зв’язку зі зміною місця проживання;

Ø через хворобу;

Ø з огляду на потребу пройти курс санаторно-курортного лікування тощо.

Іноді текст починають саме з обґрунтування прохання для логічного наголошен-ня мотивів подання заяв.

Увага! Не рекомендовано в заявах вживати надмірну кількість особових займен-ників типу: Ви, мене, Вас. Обов’язковою вимогою побудови тексту заяви є дотриман-ня логічної послідовності викладу.

Заява про прийняття на роботу. Згідно із законодавством про працю, при-ступаючи до роботи, громадяни подають письмову заяву, де викладають прохання про прийняття на певну посаду до певного структурного підрозділу (організації).

Для поліпшення організації роботи рекомендується розробити типову форму заяви (бланк). Такий підхід є своєрідним «психологічним кроком», адже автору заяви не доведеться запитувати прізвище та ініціали керівника, офіційну назву установи тощо. Розробляючи бланк заяви про прийняття на роботу, слід врахувати, що в текстовій її частині мають міститися такі відомості:

Ø на яку посаду (спеціальність, кваліфікація), до якого структурного підрозділу (місця роботи) або на виконання якої роботи приймається працівник;

Ø який строк (у разі потреби);

Ø додаткові умови прийняття (у разі потреби).

Після розгляду цей вид заяви разом з іншими необхідними документами є під-ставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу.

Заява про переведення на іншу посаду (роботу) за складом реквізитів та офор-мленням подібна до заяви про прийняття на роботу.

У текстовій частині заяви висловлюється прохання перевести «на посаду». Як і в заяві про прийняття на роботу, автор у заяві про переведення зазначає посаду, яку він обійматиме, назву структурного підрозділу, дату, у разі потреби, форму працевлашту-вання і додаткові умови працевлаштування, мотивацію. Мотивацією у цьому разі може бути здобуття необхідної освіти, підвищення кваліфікації, подання керівника тощо.

У відомостях про себе автор заяви зазначає посаду, яку він обіймає (роботу, яку виконує), своє прізвище та ініціали (домашню адресу й телефон у такій заяві зазначати не потрібно).

У заяві про звільнення слово «прошу» супроводжується словом «звільнити». Додатковими елементами прохання є вказівка «з посади» і термін, упродовж якого має чинитися дія.

Заява про звільнення констатує бажання працівника розірвати трудові право-відносини. Звільнення має настати у визначений законодавством термін або за зго-дою сторін. Смисловий акцент переміщається на мотивацію (має відповідати законо-давству): за власним бажанням, за угодою сторін, у зв’язку із виходом на пенсію, переїздом на нове місце проживання, вступом до вищого навчального закладу, пе-реведенням чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість, прийняттям на іншу роботу на конкурсній основі та ін.

Іноді для логічного наголошення мотивів текст заяви може розпочинатися із зазначення причин звільнення.

У тексті заяви про надання відпустки обов’язково зазначають: вид відпустки, а також дату початку та закінчення відпустки, її тривалість (з... по... терміном на...), мотивацію (у разі потреби).

Увага! Помилковим є формулювання відпустки без збереження заробітної пла-ти як відпустки «за власний рахунок» (такого визначення в українському законодав-стві про відпустки нема).

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має бути вмо-тивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію.

Підставою для заяв про надання працівникові основної відпустки насамперед виступає графік відпусток, із урахуванням якого керівництво реалізує права громадян на відпустки. Мотивування прохання є надзвичайно важливою змістовою скла-довою заяв про надання додаткових відпусток, а тому заявникові слід подбати про правильність формулювання та вмотивування.

Така заява підтверджується оригіналами чи копіями документів, які є підста-вою для її надання. Наприклад, заява про надання відпустки на навчання містить посилання на довідку-виклик з місця навчання. Останню додають до заяви. Належ-

ним чином слід умотивовувати прохання у заявах про надання матеріальної допомоги, санаторно-курортної путівки, додаткової відпустки у зв’язку з наявністю двох дітей, що не досягли 14-річного віку, тощо

Одночасно із заявою особа пред’являє паспорт, як документ, що засвідчує особу громадянина, військовий квиток (для військовозобов’язаних) і трудову книжку (якщо особа зараховується на роботу вперше — довідку з останнього міс-ця заняття). Трудова книжка пред’являється як основний документ, який характе-ризує трудову діяльність особи. Особи віком до 18 років зобов’язані при оформ-ленні на роботу пред’явити свідоцтво про народження.

Автобіографія – це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Незважаючи на довільний виклад тексту, обов’язково зазначаються від імені

першої особи всі відомості про себе і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

Є такі види автобіографій:

а) автобіографія-розповідь (котру складають в описовій формі);

б) автобіографія-документ (в якій точно викладають факти);