Описание компонент проектного решения

Поскольку компания ООО «Карапузик» находится в постоянном развитии, и были открыты ее филиалы оптовой торговли, то для этого потребовалось выполнение дополнительных задач:

1. Добавление, удаление и редактирование информации о магазинах.

2. Необходимо предусмотреть для обеспечения наиболее эффективной работы пользователя удаление и редактирование путем непосредственного выбора записи из базы данных.

3. Просмотр информации о магазинах, продавцах.

4. Просмотр и печать информации о наличии требуемого товара в конкретном складе-магазине.

5. Осуществление поиска необходимой информации о сотрудниках «Карапузик».

6. Осуществление операций оптовых продажи, заказов, а также, просмотр полного перечня сотрудников, клиентов и поставщиков конкретного магазина, выбор которого осуществляется при запуске клиентского приложения.

Обоснование необходимости автоматизации

Проблемная ситуация возникает всякий раз, когда имеет место расхождение между желаемым и реальным состоянием системы (процесса, объекта).

Выявление и формулировка проблемной ситуации является одним из наиболее сложных и ответственных этапов процесса предпроектного обследования предприятия. Четкая формулировка имеющейся проблемной ситуации является наиболее важной ступенью в решении самой проблемы.

В реальных условиях предприятие имеет множество проблем. Необходимо выделить основные, первичные проблемы. Устранение первичных проблем всегда содействует устранению многих второстепенных, вторичных проблем.

Выявленные проблемы, присущие обследованному предприятию, представлены в таблице 4.

Таблица 4 – Проблемные ситуации в деятельности предприятия

Наименование проблемной ситуации	Средства решения
1. Сложности в подборе необходимого товара для клиента	Предоставление клиентам экспертной системы поддержки принятия решений
2. Слабо выраженные средства популяризации предприятия	Повышение эффективности маркетинговой компании, поиск дополнительных средств рекламы предприятия
3. Неудобные средства учета товара	Автоматизация учета товарно-денежных операций
4. Трудности при работе продавцов с прайс-листом	Формализация каталога товаров
5. Излишне массивный аппарат отдела оптовых продаж	Реорганизация управленческого аппарата, сокращение сотрудников с перераспределением их обязанностей
6. Низкая скорость оперативной обработки заказов	Добавление возможности заблаговременного оформления предварительного заказа
7. Низкая осведомленность клиентов о характере деятельности предприятия и ассортименте товара	Публикация списка товара и таблиц его применимости к товарам для детей в удобной форме каталога с открытым доступом

Все вышеизложенное позволяет сделать главный вывод – компании ООО «Карапузик» необходим более мощный программный комплекс, который будет выполнять все вышеперечисленные задачи.

Ввиду того, что на предприятии ООО «Карапузик» в отделе оптовых продаж не функционирует единая информационная система, которая позволила бы организовать эффективный электронный информационный поток, последний представлен документооборотом в материальной форме.

Документооборот отдела оптовых продаж фиксирует движение финансовых, информационных и материальных течений, и воспроизводит элементы потоков работ, кадров и документов.

Для учета движения товара и регистрации всех операций с ним в отделе используется ряд документов, таких как: накладные, счета-фактуры, приходные ордера и товарные чеки. Каждый месяц начальник отдела получает отчет о состоянии дел из бухгалтерии. Кроме того отдел поквартально и ежегодно составляет отчеты для планового отдела.

В свою очередь накладные применяются для учета отпуска материальных ценностей отделам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу или отделу как основание для отпуска товара, другой – получателю товара.

Приходный ордер применяется для учета товаров, поступающих от поставщиков. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления товаров на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество товара.

Документы передаются в материальной форме.

В таблице 5 указаны все участники документооборота, направление движения и формы документов с пояснениями.

Назначение вышеперечисленных документов:

– Накладная (Д1). При закупке товара поставщики предоставляют отделу поставок составленные в двух экземплярах накладные и счета-фактуры (для товаров, ввезенных из-за границы) по факту отгрузки товара, при этом один экземпляр остается у поставщика. Оба экземпляра заверяются печатью принимающим товар представителем фирмы. После этого накладная передается на склад.

– Приходный ордер (Д2). По приходу товара на склад составляется приходный ордер, отражающий фактически принятый товар. При помощи приходного ордера в дальнейшем редактируется список товара, имеющегося в наличии в магазине и принимается решение о перевозке товара со склада к точкам оптовых продаж.

Таблица 5 – Движение документов

Код доку-мента	Наимено-вание документа	Кем готовится	Кем использу-ется	Периодичность	Кол-во экзем-пляров
Д1	Накладная	Поставщики	Отдел поставок, заведующий складом	При закупке (не регулярная)
Д2	Приходный ордер	Заведующий складом	Бухгалтерия	При получении товара (не регулярная)
Д3	Товарный чек	Отдел оптовых продаж	Покупатели	При оптовых продажах (не регулярная)
Д4	Накладная	Отдел оптовых продаж	Бухгалтерия	При оптовых продажах (не регулярная)
Д5	Отчет по оптовых продажам	Плановый отдел	Начальник отдела	Раз в месяц

 

– Товарный чек (Д3). При приобретении товара со склада, или торговых точек покупателю по требованию выписывается товарный чек, который также регистрируется в журнале товарных чеков.

– Накладная (Д4). Для регистрации факта оптовых продажи, отражения его в журнале и для подготовки отчетов в бухгалтерию из отдела оптовых продаж направляется накладная, содержащая список проданных товаров.

– Отчет по оптовых продажам (Д5). Каждый месяц начальник отдела составляет для планового отдела отчет, отражающий итоги работы за месяц.

Документооборот предприятия можно представить в виде схемы, отраженной на рисунке 4.

Рисунок 4 – Схема документооборота предприятия

Для моделирования процессов системы и проектирования структуры информационной системы была выбрана программа BPWin - мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных процессов, в том числе, бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPWin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. При разработке или закупке программного обеспечения модели процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT. В руках же системных аналитиков и разработчиков BPWin - еще и мощное средство моделирования процессов при создании корпоративных информационных систем (КИС).

BPWin совмещает в одном инструменте средства моделирования функций (IDEF0), потоков данных (DFD) и потоков работ (IDEF3).

Для отдела оптовой торговли входом является товар с документами, который поставляется и заказывается у производителя или посредника магазина. Так как магазин является торговым предприятием, то заказы могут быть как на закупку определенного вида продукции, так и на оптовых продажу уже доставленного товара. Доставленный товар отправляется в отдел хранения и отдел оптовых продаж, а информация о состоянии отделов хранится в БД «База Карапузик». Затем при совершении акта купли-продажи составляются необходимые документы и выписываются чеки или накладные, по которым выдается товар.

Диаграммы потоков данных (DFD), используются для описания документооборота и обработки информации. Диаграмма декомпозиции «Приемка товара» включает следующие работы: Оформление договоров на поставку, после которой происходит отслеживание недоброкачественной и конкурентной продукции. Результатом этих работ является сохранение информации о проделанной работе в хранилище данных «Статистика» и на основе собранной информации принимается решение о доставке товара в отдел оптовых продаж. Диаграмма декомпозиции «Приемка товара» представлена на рисунке 5.

Построение инфологической модели

Для наглядного отображения существующей в ООО «Карапузик» системы работы отдела оптовых продаж использовано CASE-средство верхнего уровня AllFusion Process Modeler (BPwin). Методология IDEF0 (функциональная модель) предписывает построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний системы. Контекстная диаграмма отдела оптовых продаж представлена на рисунке 6.

 

Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции «Приемка товара»

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах, необходимых для нормального функционирования системы:

Входы (слева):

˗ покупатель;

˗ товар от поставщика.

Выходы (справа):

˗ выходные документы;

˗ выданный товар;

˗ списанный товар;

˗ деньги поставщику.

Механизмы и управление (сверху):

˗ действующее законодательство;

˗ конъюнктура рынка;

˗ информация о оптовых продажах.

Ресурсы:

˗ персонал отдела оптовых продаж;

Рисунок 6 – Контекстная диаграмма отдела оптовых продаж ООО «Карапузик»

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая система при необходимости, разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции. Диаграмма декомпозиции представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 – Диаграмма декомпозиции IDEF0

Весь процесс взаимоотношений с клиентами при выполнения заказа подразделяется на:

1. Прием товара от поставщика. На данном этапе с поставщиком работает офис-менеджер, который и выявляет требования к товару. Данные о товаре в лучшем случае вносятся в специализированную программу, в худшем записываются на бумаге. На основании этих данных офис-менеджер приступает к оформлению документов. Анкетные данные не фиксируются.

2. Хранение товара. Товар, принятый у поставщика поступает на хранение. После привоза соответствующего товара, данные о заказе сообщаются консультантам, которые и приступают к выполнению заказа покупателя.

3. Отпуск товара – после формирования заказа покупателя, происходит оптовая продажа товара.

При повторном обращении покупателя вся схема работы производится заново, что отнимает время и силы работников компании. Само собой возможность поощрения лояльного клиента отсутствует ввиду того, что офис-менеджер просто не в состоянии упомнить всех клиентов ООО «Карапузик».

Таким образом для ООО «Карапузик» необходима информационная система, которая могла бы решить следующие задачи:

˗ ведение истории заказов;

˗ фиксация анкетных данных поставщиков и их контактов;

˗ вычисление динамики спроса на услуги;

˗ выявление лояльных клиентов;

˗ обработка документации.

Помимо очевидных преимуществ автоматизированной информационной системы, оформление документации также возможно с ее помощью. Также при помощи системы можно проанализировать потребности в товаре заранее.

Построение даталогической модели

Даталогическая модель - это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире. Объекты модели, представляемые на логическом уровне - сущности и атрибуты. Даталогическая модель данных представлена на рисунке 8.

Основные сведения о клиентах и заказах содержатся в таблицах, таблицы связаны между собой по ключевым полям.

Рисунок 8 – Даталогическая модель базы данных

База данных нормализована, то есть в ней отсутствуют связи многие-ко-многим.