Анализ организационной среды проекта

Задание: Определите, к какому виду относится организационная структура Вашей организациии, каким образом, исходя из этого, будет распределяться ответственность по проекту (структура организации: функциональная, проектная). Проанализируйте схему организационной структуры и определите тех, кто будет задействован в Вашем проекте. Укажите их роли в проекте и предполагаемый % времени работы в проекте от общего рабочего времени. Для фиксации результатов используйте следующую таблицу:

№ п/п	Должность по штатному расписанию (в организации, которая инициирует проект или является организацией - Исполнителем)	Роль в проекте (руководитель команды, член команды или рабочей группы, участник)	Механизм привлечения к участию в проекте (приказ, должностные функции, добровольное участие, договор и др.)	Функции в проекте (виды работ, которые необходимо выполнить каждому участнику).	Процент рабочего времени, которое предположительно будет потрачено на участие в проекте (8 часов принимаются за 100%)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

ЗАДАНИЕ: Нарисуйте организационную структуру проекта (систему иерархического подчинения в рамках проекта). Определите место Заказчика (Заказчиков) в организационной структуре проекта.

ЗАДАНИЕ: Определите участников Вашего проекта. Определите знак их заинтересованности (положительный или отрицательный) и их требования (интересы в проекте). При определении интересов используйте метод НАПОЛЕОНА или МНОГОКРАТНОГО ВИДЕНИЯ (описание представлено ниже). Данное задание предполагает расширение количества участников проекта, так как требует проанализировать не только организационную среду проекта, но внешнюю среду проекта и организации, в которой он инициируется, или которая является организацией – Исполнителем. Примером расширения перечня участников, может быть добавление СМИ, членов семей, организаций-партнеров, поставщиков и т.д.

 

№	Участник проекта (Заинтересованное лицо проекта)	Знак заинтересованности участника проекта: + - положительный -- отрицательный	Интерес участника
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

МЕТОД «НАПОЛЕОНА»

Является аналогом для всех методов, с помощью которых изменяется исходная позиция того, кто решает проблему Таким образом, например, менеджер, который стоит перед проблемой жесткой экономической конкуренции рынка или который хочет выйти на уже занятый рынок со своим изделием, должен вовремя стратеги­ческого планирования, представить себе, как бы в этих конкретных ситуациях раз­рабатывал бы и воплощал бы в жизнь свои планы гениальный стратег и полково­дец Наполеон Условием для этого является наличие или приобретение сведений о тактике Наполеона и преимуществах в определенных критических ситуациях Этот метод используются преимущественно для того, чтобы направить размышле­ния в новое русло и вытеснить устаревшую рутину.

Метод "Наполеона" использует для поиска новых идей перевоплощение и измене­ние исходной точки зрения. Перевоплощаться можно в заказчика или поставщика ("какие свойства я, как покупатель, требую от средства для мытья волос, которое моя фирма хочет выпустить на рынок⁷").

Этот метод очень полезен для того, чтобы исследовать и анализировать интересы тех, кто непосредственно или косвенно причастен к проекту (если нет возможности их спросить) С этой целью нужно поставить себя на место другого и занять его ис­ходную позицию (" Как бы я думал и действовал на его месте⁷ ").

МЕТОД «МНОГОКРАТНОГО ВИДЕНИЯ» (другие названия этого метода содержат понятие утопия)

Этот метод представляет собой, так сказать, возведенный в степень метод "Напо­леона"

Предметом для поиска идей является здесь не современность или обозримое бу­дущее, а далёкое, непредвидимое будущее. Важную роль для проекта может сыг­рать планирование с помощью привлечения альтернативных по отношению к ожи­даемым прогнозов будущего. Более радикально по сравнению с методом "Наполе­она" происходит перевоплощение участников. Для того, чтобы в творческом про­цессе возникли необычные представления и цели проекта, участники играют не только роли известных участников, но и самые разнообразные второстепенные ро­ли и приводят аргументы с их точки зрения в сценарии происходящего через 10 или 20 лет в будущем (например, проект "Постройка гостиницы люкс-класса в сельской местности").

 

Исполняемые роли зависят от участников проекта. Могут быть добавлены и игровые роли, которые в реальный проект, как правило не включаются.

Например:

· владелец собственности,

· заимодавец

· кредитор,

· люди, которые живут по соседству,

· взломщик,

· горничная,

· жена бургомистра,

· водитель такси,

· птица, которая живет на строительном участке,

· хозяин близлежащего кафе,

· философ, рекомендующий жить просто

· психотерапевт

· ____________________________________?

Серьёзно разработанные в ролях утопические ожидания и пожелания участников должны сделать проект более надёжным для будущего. С помощью этого метода можно особенно хорошо определить потребности и проследить настрой (за или против проекта) участников, однако, этого можно достичь только при условии, что участники в непринуждённой атмосфере могут без цензуры сконцентрированно фантазировать.

Результаты фантазий о будущем распределяются по определенным аспектам про­екта.

Например, распределение происходит по следующим аспектам вид архитектуры размер оснащение, транспортные сообщения, кем должны быть гости, как должна окружающая природа гармонировать с гостиницей"?

Имеют ли разработанные таким образом представления о будущем шансы реали­зации, можно затем проверить посредством метода «Установления зависимостей» (например, реально ли финансирование предлагаемого проекта строительства и дорогостоящей эксплуатации гостиницы и будет ли это покрыто достигнутыми це­нами?).
ПЛАНИРОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ ПРОЕКТА

ЗАДАНИЕ: Познакомьтесь с содержанием плана проекта и спланируйте работу по его подготовке. Определите пункты, которые Вы проработаете в начале, в середине, в конце. Почему Вы приняли именно такое решение? Если применимо, воспользуйтесь формой плана проекта, утверждённой в организации.

План проекта

Название проекта (продукт )
Подготовлен Имя ответственного за структуру (организацию), реализующую проект
Дата:
Краткая информация о проекте	Включая название проекта и имя проектного менеджера, отвечающего за реализацию проекта, сроки реализации
Обоснование проекта, общая цель	- предыстория, обоснование потребности - анализ рынка (конкретно) с цифрами - целевая группа (конкретно) с цифрами - Определите клиентов, которые получат выгоду от создания продукта и которые нуждаются в нем - как проблему, которая будет решена или как возможность, которую можно использовать - цель
Описание продукта. Ожидаемые результаты продукта	Определите, какой продукт станет результатом реализации проекта, а также промежуточные результаты. Опишите продукт, который удовлетворял бы выше описанные нужды или решал вышеописанную проблему
Цели и задачи	Количественные критерии, которые определят то, что проект реализован успешно.
Ожидаемые результаты проекта	- Кратко изложите промежуточные результаты, которые покажут, что реализация проекта идет успешно. Итоговые предполагаемые результаты
Деятельность (расписание и описание всех мероприятий, начало и конец, ожидаемые результаты каждого мероприятия, ответственный за каждое мероприятие)
Команда и организационная структура проекта	- Кратко укажите общий подход к управлению проектом (инструменты проектного менеджмента); - Критерии, использованные в подборе команды; - Полномочия, уровень принятия решения; Отчетность
Возможные риски и угрозы	Кратко опишите возможные допущения и риски, которые могут повлиять на процесс реализации проекта и/или на результат и которые требует решения и действий со стороны проектной команды
Ресурсы и бюджет	Определите требуемые и/или доступные ресурсы, которые могут быть использованы проектом: (финансовые, человеческие и материальные ресурсы) - ресурсы, требуемые для начала и осуществления программы ДПО; - ресурсы, требуемые проектной командой; - бюджет полного цикла производства продукта (покрывающий расходы проектной команды и др. расходы по реализации продукта)
Процесс коммуникации и отчетность	Определяется необходимая процедура коммуникации между проектной командой одной стороны и проектной командой другой стороны
Одобрение результатов	Предоставляются методы и критерии для проектной команды, на основе которых результаты проекта будут оцениваться
Управление изменениями	Совместно с проектной командой сторон определяются процедуры, которые будут использоваться в случае изменений в проектном плане - какие изменения могут быть сделаны в ходе реализации проекта - какими будут последствия, если эти изменения невозможно будет осуществить - кого нужно информировать о данных изменениях - кто будет утверждать изменения
Другие задачи
Подтверждение	Директор	Менеджер проекта (1я сторона)	Менеджер проекта (2я сторона)	Директор проекта

ЗАДАНИЕ: Спланируйте Иерархическую Структуру Работ (ИСР/ WBS) проекта. Представьте ее в виде таблицы.

 

№ (отражает уровень мероприятия)	Мероприятие (краткое описание)	Цель / Планируемый результат	Требуемые ресурсы	Сроки выполнения

 

 

Дополнительное задание: Просмотрите ИСР и ответьте на вопрос: все ли интересы Участников проекта учтены при планировании мероприятий проекта? Если нет, пожалуйста, внесите соответствующие коррективы.
ПЛАНИРОВАНИЕ СРОКОВ ПРОЕКТА

 

ЗАДАНИЕ: Спланируйте последовательность работ по проекту используя

Иерархическую Структуру Работ (ИСР/ WBS) проекта.

Представьте ее в виде сетевой диаграммы или графика Гантта.

 

 

ПЛАНИРОВАНИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ ПРОЕКТА

Задание: Основываясь на организационной структуре Вашего проекта, распределении ответственности в проекте и ключевых этапах проекта постройте матрицу ответственности.

Оцените степень загруженности участников проекта. Определите риски, связанные с очень большой или слишком малой нагрузкой определенных участников проекта.

 

№ этапа	ПЕРСОНАЛ, ЗАДЕЙСТВОВАННЫЙ В ПРОЕКТЕ (должности и/или Ф.И.О.)

Определите символы, используемые в матрице:

О – ответственный, У – участник, И – информированный, _______

Применительно к Вашему проекту, оцените целесообразность формирования команды:

Ситуационный фактор	Целесообразна работы группы (коллектива)	Целесообразна работа команды
Необходимо быстрое выполнение задания
Задание слабо структурировано
Выполнение задания требует от исполнителя творческого подхода
Предполагается многократное повторное выполнение задания
Предполагается неоднократное привлечение тех же людей для совместной работы
Выполнению задания может способствовать конкуренция между исполнителями.

Применительно к Вашему проекту, оцените ролевой состав членов команды. Кого, по вашему мнению не хватает? Какие меры следует предпринять? Предусмотрены ли эти меры в Иерархической структуре работ?

Роль	Описание роли
«Мыслитель»	Обладает богатым воображением, новатор, характеризуется повышенной креативностью
«Исполнитель»	Претворяет идеи в практические действия, вносит упорядоченность в действия команды
«Доводчик»	Следит за тем, чтобы задания выполнялись полностью и своевременно.
«Оценщик»	Исповедует беспристрастный, критический анализ ситуации.
«Исследователь ресурсов»	Владеет искусством переговоров и эффективных коммуникаций
«Формирователь»	Ориентация на решение поставленной задачи, побуждение коллег работать интенсивнее.
«Коллективист»	Гармонизирует отношения в команде и устраняет разногласия
«Координатор»	Четко формулирует цели, социальный лидер
«Специалист»	Обладает редко встречающимися навыками и умениями.

ПЛАНИРОВАНИЕ КАЧЕСТВА

Ориентируясь на схему, определите:

1. Ключевые требования к качеству Вашего проекта (с указанием числовых показателей там, где это возможно).

____________________________________________

2. Нормативные и правовые акты (документы), имеющие отношение к Вашему проекту (кратко).

_______________

3. Необходимые ресурсы и механизмы (кратко).

____________________________________________

Перечислите критерии (показатели) успешности Вашего проекта:

 

_______________

_______________

 

Ответьте на вопросы:

1. Достаточно ли этих показателей для оценки качества проекта?

2. Если вы рассмотрите проект (его результаты) с точки зрения Заказчика, будут ли изменения в перечне показателей? Если «Да», перечислите дополнительные показатели:

________

3. Если вы рассмотрите проект (его результаты) с точки зрения Команды проекта, будут ли изменения в перечне показателей? Если «Да», перечислите дополнительные показатели:

________

4. Если вы рассмотрите проект (его результаты) с точки зрения Участников, будут ли изменения в перечне показателей? Если «Да», перечислите дополнительные показатели:

________