Автоматичне фільтрування даних

Фільтр дозволяє вивести на екран необхідну підмножину елементів списку. Щоб використовувати авто фільтр, стовпчики списку повинні мати заголовки.

Активізуйте будь-яку комірку таблиці, потім виберіть:

Меню «Данные» (Data) à пункт «Фильтр» (Filter) à команда «Автофильтр» (AutoFilter). У результаті виконання цієї команди праворуч від заголовка з'являться кнопки зі стрілками.

Для вибору потрібного елементу встановіть на цю кнопку покажчик миші, натисніть кнопку миші і виберіть команду «Условие» (Custom).

Щоб зазначити одну умову вибору, виберіть з наборів, що розгортаються, у полях першої умови необхідний оператор порівняння і значення порівняння (рис. 2.22).

Рисунок 2.22 – Накладання умов вибору

Щоб зазначити другу умову вибору, встановіть перемикач у положення AND ("І") чи OR ("АБО") і виберіть з наборів, що розгортаються, у полях другої умови необхідний оператор і значення порівняння.

Якщо необхідно відібрати визначену кількість, наприклад 10 найбільших (найменших) значень у стовпчику, натисніть на кнопку автофільтр поруч із заголовком потрібного стовпчика і в меню виберіть «Первые 10» (Top 10). У результаті отримаєте діалогове вікно (рис. 2.23):

Рисунок 2.23 – Відбір визначеної кількості

Розширений фільтр

Розширений фільтр дозволяє задавати більш складні критерії відбору, що визначаються безпосередньо на робочому листі. Для завдання критеріїв потрібно вставити перед списком додаткові рядки, що і будуть містити критерії відбору.

В умови відбору розширеного фільтра може входити кілька умов, що накладаються на один стовпчик, кілька умов, що накладаються одночасно на кілька стовпчиків, а також умови, що накладаються на значення, що повертається формулою.

Припустимо, в наявності є деяка навчальна база даних по автомобілях конкретного підприємства з наступною структурою.

Щоб задати для окремого стовпчика умови відбору, введіть умови в комірки, розташовані в суміжних рядках. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відібрані рядки, що містять «КАМАЗ» чи «ГАЗ» у стовпці «Марка авто» (рис. 2.24).

Рисунок 2.24 – Приклад завдання окремого стовпця умови відбору

Щоб накласти умови відбору на кілька стовпчиків одночасно, введіть умови в комірки, розташовані в одному рядку діапазону умов. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відібрані рядки, що містять «КАМАЗ» у стовпчику «Марка авто», «борт» у стовпчику «Тип кузова», і мають вантажопідйомність більше 7 (рис. 2.25).

Рисунок 2.25 – Накладання умов відбору на кілька стовпців одночасно

Щоб вибрати рядки, що задовольняють одну з декількох умов, накладених на різні стовпчики, введіть умови в комірки, розташовані в різних рядках діапазону умов. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відібрані рядки, що містять або «КАМАЗ» у стовпці «Марка авто», або «борт» у стовпці «Тип кузова», або ті, що мають вантажопідйомність більше 7 (рис. 2.26).

Рисунок 2.26 – Вибір рядків, що задовольняють одну з декількох умов

Щоб накласти складну умову відбору, введіть його складові частини в окремі рядки діапазону умов. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відібрані рядки, що містять «КАМАЗ» у стовпці «Марка авто» і що мають вантажопідйомність більше 7, чи рядки, що містять «ГАЗ» у стовпці «Марка авто» і що мають вантажопідйомність менше 5 (рис. 2.27).

Рисунок 2.27 – Накладання складної умови відбору

Сортування списків

Рядки в списку можна сортувати за значеннями комірок одного чи декількох стовпчиків. Крім цього, список можна сортувати по рядках. Рядки, стовпчики чи окремі комірки в процесі сортування переупорядковуються відповідно до заданого користувачем порядку сортування.

Для впорядкування комірок за значеннями (без обліку формату) передбачений визначений порядок сортування. При сортуванні по зростанню в Microsoft Excel використовується наступний порядок:

· Числа сортуються від найменшого негативного до найбільшого позитивного числа.

· Текст, у тому числі і той, що містить числа, сортується в наступному порядку:

· 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (пробіл)! " # $ % & () *,. /:;? @ [ \ ] ^ _ ' { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Е Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я

· Логічне значення НЕПРАВДА передує значенню ІСТИНА.

· Усі помилкові значення рівні.

· Порожні комірки завжди містяться в кінці списку.

При сортуванні по спаданню всі перераховані порядки замінюються на зворотні за винятком порожніх комірок, що завжди містяться в кінці списку.

Примітка. У Microsoft Excel передбачена можливість замість сортування за замовчуванням використовувати будь-який порядок сортування, визначений користувачем.

Сортування даних у стовці

Вкажіть комірку чи виділіть діапазон комірок у списку, який сортується.

У меню «Дані» (Data) виберіть команду «Сортування» (Sort) (рис.2.28).

Рисунок 2.28 – Сортування даних у стовпчику

Створення діаграми

У Microsoft Excel існує можливість графічного представлення даних у вигляді діаграми. Діаграми зв'язані з даними листа, на основі яких вони були створені, і змінюються щоразу, коли змінюються дані на листі.

Діаграми можуть використовувати дані несуміжних комірок. Діаграма може також використовувати дані зведеної таблиці.

Можна створити або вбудовану діаграму, або окремий лист діаграми. Для цього необхідно:

Натиснути кнопку «Мастер диаграмм» чи вибрати команду «Диаграмма» з пункту меню «Вставка».

Вибрати потрібний тип і зовнішній вигляд діаграми і натиснути кнопку «Далее» (рис. 2.29).

 

Рисунок 2.29 – Вибір даних для по створення діаграми

Виділити комірку, яка містить дані, що повинні бути відбиті на діаграмі. Якщо необхідно, щоб у діаграмі були відбиті і назви рядків чи стовпців, виділіть також утримуючі їхні комірки.

Якщо в одних осях координат будується два і більше графіки або діаграми, то необхідно скористатися легендою для позначення кольору графіка і його назви. Для цього зайдіть у вкладку «Ряд», виберіть ряд значень і задайте йому потрібне ім'я, і натисніть кнопку «Далее»
(рис. 2.30).

Рисунок 2.30 –Створення діаграми за допомогою майстра діаграм

Введіть назву діаграми і позначення осей. На цьому кроці, ввійшовши у відповідні вкладки, можна встановити різні налаштування елементів діаграми. Після цього необхідно натиснути кнопку «Далее»
(рис. 2.31).

Рисунок 2.31 – Налаштування діаграми за допомогою майстра діаграм

Вибравши, де розмістити діаграму, натисніть кнопку «Готово».

Після промальовування діаграма являє собою графічний об'єкт і може редагуватися стандартним способом.

Умовне форматування. Для виділення результатів обчислення чи інших значень ці комірки можна визначити за допомогою умовних форматів. Наприклад, нехай комірка містить формулу, що обчислює різницю між прогнозованими і реальними продажами. Якщо реальні продажі перевищують прогнозовані, Microsoft Excel може виділити комірку зеленим кольором, а в зворотному випадку - червоним. Якщо значення комірки змінилося і більше не відповідає необхідним властивостям, Microsoft Excel тимчасово ховає формати, що виділяють цю властивість. Умовні формати залишаються доти, поки їх не видалять, навіть якщо жодне з властивостей не відповідає даним, і визначені формати комірок не виводяться на екран (рис. 2.32).

Примітка. У книгах із багатокористувацьким доступом умовні формати, встановлені до організації багатокористувацького використання книги, продовжують діяти, але в такому випадку змінювати існуючі і додавати нові формати не можна. Умовні формати можуть бути застосовані до даних у зведених таблицях, але при зміні таблиці чи її формату встановлені умовні формати будуть загублені.

Рисунок 2.32 – Приклад умовного форматування

Для завдання умовного форматування необхідно виділити необхідну комірку, а потім у пункті меню «Формат» вибрати команду «Условное форматирование». Можливе накладення до трьох варіантів форматування.

Стандартно при роздрукуванні документу на аркушах відсутня сітка і фоновий малюнок. При необхідності ці елементи можна вивести на друк. Для роздрукування сітки комірок необхідно в пункті меню «Файл» вибрати команду «Параметры страницы», вкладку «Лист» і установити прапорець «Сетка» (рис.2.33).

Рисунок 2.33 – Оформлення листа

Для художнього оформлення листа можна використовувати фоновий малюнок, що вставляється командою «Лист» ® «Подложка» з пункту меню «Формат».

Зауваження. При виборі фонового малюнка необхідно враховувати, що строкатий малюнок може привести до втрати видимості корисної інформації на листі.

Захист у Microsoft Excel

Microsoft Excel має наступні можливості захисту:

· Обмеження доступу до окремих аркушів.

· Обмеження можливості змін для всієї книги.

· Обмеження спільного доступу до книги й обмеження доступу до списку змін.

· Обмеження доступу до книги за допомогою пароля, запитуваного при відкритті чи збереженні книги, або установка при відкритті книги сторонніми режиму тільки для читання.

· Можливість перевірки макросів на наявність вірусів при відкритті книги.