Система организации документации

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия (уставы, положения, инструкции, штатное расписание др.)

Виды организационных документов:

Устав предприятия 0 свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав – это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1 устов должен содержать следующие реквизиты:

1. Наименования организации;

2. Наименование вида документа;

3. Дата документа;

4. Место составления или издания документа;

5. Гриф утверждения документа;

6. Текст устава;

7. Подпись лица утверждающего документ.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений (например: Общее положение о министерствах, положение о бухгалтерском учете и т.д.).

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия. Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

1. Наименование организации;

2. Наименование структурного подразделения;

3. Наименование вида документа;

4. Дата;

5. Гриф утверждения документа.

Структура и содержание Положения определяются. Как правило, организацией-разработчиком. Текст положения включает следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Основные задачи;

3. Функции;

4. Организация работы.

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности утверждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержат круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются её требования. (например: инструкция по делопроизводству).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО и т.д. Инструкция содержит следующие реквизиты:

1. Наименование организации;

2. Наименование вида документа;

3. Дата;

4. Место издания;

5. Заголовок к тексту;

6. Гриф утверждения;

7. Текст;

8. Подпись.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция – документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается директором. Основные разделы текста должностной инструкции:

1. Общие положения;

2. Должностные обязанности;

3. Права;

4. Ответственность;

В первом разделе указываются области деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документа. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту. В четвертом, за то что конкретно несет ответственность.

Штатное расписание – документа, закрепляющий должностной или численный состав предприятия с указанием фонта заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечия должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов и месячном фонде заработной платы.

 

 

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

1. Наименование организации;

2. Наименование вида документа;

3. Дата;

4. Место издания;

5. Гриф утверждения;

6. Текст;

7. Визы;

8. Подпись.

Структура и частная численность – организационный документ в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка – документ в котором отражаются следующие вопросы:

1. Организация работы предприятия;

2. Взаимные обязанности работников и администрации;

3. Предоставление отпусков;

4. Командирование сотрудников;

5. Внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.