Основи роботи комп'ютерними програмами бухгалтерського обліку 2 страница

Для виведення на екран як журналу проводок, так і журналу операцій потрібно виконати дії:

"Журнали" - "Журнал проводок" або "Журнал операций" або "Операций" - "Журнал проводок" або "Журнал операций"

"Журнал проводок" може мати різну форму, що задається при конфігуруванні програми. Більше того, може бути декілька форм журналу проводок. Використання тієї або іншої форми визначається тільки зручністю перегляду проводок в журналі. Основними реквізитами журналу проводок є: дата операції (документу); час операції (документу); назва виду документа, якому належить операція. Якщо операція вводилася вручну, то вона належить документу спеціального виду - "Операция" і містить наступне: номер операції (документа), зміст операції, числове значення, що відображає загальну або основну суму операції, номер за порядком проводки, що входить в операцію; назва Плану рахунків, якому належать рахунки дебету і кредиту проводки; рахунок дебету проводки та рахунок кредиту проводки; субконто проводки (на практиці може існувати декілька таких рядків, що залежить від кількості розрізів аналітики, які ведуться по дебету і кредиту рахунків), при визначенні в конфігурації валютного обліку - назва валюти проводки та сума проводки у валюті, кількість об'єктів обліку, сума проводки.

Використання номера журналу дозволяє поділити всі проводки на групи за їх належністю: проводки, що стосуються тільки розрахунку заробітної плати; проводки, що відображають облік основних засобів тощо.

Введення операцій можна здійснювати як в журналі операцій, так і в журналі проводок. В обох журналах для введення і редагування операцій необхідно виконати практично однакову послідовність дій.

Для безпосереднього введення операцій необхідно виконати одну з наведених дій:

-при введені операцій вручну: "Действия" - "Новая";

-при введенні типової операції: "Действия" - "Ввести типовую";

-при введенні документу: "Действия" - "Ввести документ".

Форма діалогу задається при конфігуруванні програми. Діалог введення

операцій містить як реквізити операції, так і реквізити проводки. В формі діалогу необхідно послідовно заповнити всі реквізити операції.

Оскільки операція може містити декілька проводок, то дані проводок представлені у вигляді таблиці, кожен рядок якої є проводкою або кореспонденцією складної проводки.

В загальному вигляді для введення нової проводки або нової кореспонденції необхідно виконати такі ж дії, що і при введенні операції.

На початку введення операцій необхідно зазначити дату введення операції, що за замовчуванням відповідає робочій даті. Номер операції визначається програмою автоматично.

Суму всіх проводок слід вказувати як суму операції. Для того, щоб програма робила це автоматично в міру введення проводок, перед введенням операції потрібно виконати команди:

"Сервис" - "Параметры" - "Операция" - "Расчет суммы операции" - "По всем проводкам"

В полі "Содержание операции" необхідно вводити текст, що характеризує зміст здійсненої операції.

В табличній частині операції зазначаються:

-номер проводки даної операції;

-кореспондуючі рахунки (при введенні проводок можуть бути введені об'єкти аналітичного обліку, валюти, кількість і сума у валюті залежно від характеристик обраного рахунку);

-сума проводки;

-журнал, в якому буде відображено дану операцію.

Перед початком реєстрації бухгалтерських операцій необхідно ввести початкові залишки по рахунках. Для зручності роботи дата введення залишків повинна передувати даті початку обліку. Наприклад, якщо за дату початку обліку обрано 01.01 ц.р., то датою введення залишків буде 31.12. м.р.

При введенні проводок в кожній проводці рахунок, по якому вводиться залишок, вказується по дебету або по кредиту, а як кореспондуючий рахунок використовується деякий фіктивний рахунок, наприклад, "00". Якщо рахунок "00" відсутній в Плані рахунків, його потрібно ввести. Цей рахунок не можна робити позабалансовим, тому що він повинен кореспондувати в проводках з балансовими рахунками.

В окремих випадках для введення початкових залишків може бути використаний режим типових операцій, однак для цього потрібно створити спеціальну типову операцію.

Після введення залишків по рахунках передусім потрібно звернути увагу на залишок по використаному для введення залишків фіктивному рахунку "00", який повинен бути нульовим. Такий залишок по фіктивному рахунку означає, що сума дебетових залишків збігається з сумою кредитових, а це свідчить, що, в основному, залишки введені правильно. Якщо період складання звіту не включає дату введення залишків, то при нульовому залишку по рахунку в звіті може взагалі не бути рядка з цим рахунком, тому що оборотів по цьому рахунку у вибраному періоді також немає.

Крім цього, слід переглянути залишки, отримані по субрахунках і по валютах (якщо такі вводилися). Особливо уважно необхідно перевіряти залишки по аналітиці.

Для введення операцій також використовуються такі документи, як наприклад, "Остатки ТМЦ" та "Остаткивзаиморасчетов".

Документ "Остатки ТМЦ" призначений для початкового введення і коригування залишків запасів на складах. Документ оперує залишками на одному складі, який обирається в реквізиті "Места храпения". Для зміни залишків на декількох складах потрібно ввести кілька документів - по числу складів. Запаси в табличну частину можна підбирати з однієї із форм надання довідника "ТМЦ", скориставшись кнопкою "Подбор".

Інший документ "Остатки взаиморасчетов" використовується для введення інформації про початкові залишки по взаєморозрахунках з контрагентами - як з покупцями, так і з постачальниками. Цим документом передбачено також можливість введення залишків по ПДВ (по рахунках 643 "Податкові зобов'язання" і 644.1 "Податковий кредит"). Суми в цьому документі можуть бути як зі знаком "+" (підприємство винне), так і зі знаком "-" (підприємству винні). Клієнт в документі вказується із довідника "Контрагенти ", по взаєморозрахунках з яким буде здійснюватися введення залишку, валюти, курс цієї валюти щодо гривні і вид торгівлі. Реквізит "Счет " дозволяє вказати бухгалтерський рахунок обліку взаєморозрахунків з контрагентами.

В журналі операцій можна переглянути проводки, що відповідають поточній операції, можна відмовитися від відображення проводок у вікні журналу операцій. Також існує можливість одночасного відображення проводок в окремому вікні. Для цього згідно з потребами необхідно виконати наступні дії:

-"Действия" - "Показь/вать проводки" (поставити помітку) - при цьому у верхній частині вікна будуть відображатись дані по операціях, а в нижній частині - проводки, що відповідають поточній операції;

-"Действия" - "Показьівать проводки" (знищити помітку) - при цьому нижня частина вікна журналу операцій, що відображає проводки, буде закрита;

-"Действия" - "Проводки операции" - при зазначенні такого режиму буде відкрите окреме вікно для відображення проводок поточної операції журналу операцій.

В цих режимах список проводок, які відповідають операції, буде журналом проводок, що містить проводки однієї операції.

Операції в журналі зберігаються та виводяться на екран в хронологічній послідовності. Всередині дати операції упорядковані за часом їх введення. Обсяг інформації, що виводиться для перегляду в журналі, можна обмежити двома способами:

-часовим інтервалом;

-умовою відбору.

Поточний інтервал виводиться в заголовку вікна журналу, в дужках після назви журналу. Інтервал видимості встановлюється двома засобами -автоматично і вручну.

Автоматично інтервал видимості встановлюється так, як визначено при налагодженні параметрів журналів:

"Сервис"- "Параметри"- "Журнали".

Для зміни інтервалу в журналі необхідно виконати команду:

"Действия" - "Интервал", після чого на екран буде видано запит: "Параметри журнала".

У відповідних полях цього запиту необхідно вказати початкову і кінцеву дати інтервалу операцій. Замість введення дати з клавіатури її можна вказати в календарі.

При перегляді журналу в ньому будуть відображатись тільки ті операції, дати яких входять до встановленого інтервалу.

Пошук записів в журналі операцій можна здійснити за допомогою команд:

"Действия"- "Отбор по значеним"- "Отобрать".

Для швидкого переходу до потрібного рядка журналу можна скористатися режимом швидкого пошуку.

Щоб виконати швидкий пошук, необхідно клавішами або мишею помістити курсор в той стовпчик журналу, в якому необхідно знайти значення, і набрати на клавіатурі шукане значення. Має сенс використовувати для пошуку за датою документу (операції), швидкий пошук в журналі операцій що забезпечує високу швидкість пошуку незалежно від кількості операцій в журналі. При пошуку за датою потрібно вказувати спочатку рік, після цього -без розділового знака - місяць, і останньою - дату, наприклад, "010324" (24 березня 2001 року), при цьому курсор зупиниться на першій операції, яка відповідає введеній даті. Пошук по інших стовпчиках за швидкістю не відрізняється від довільного пошуку.

В типову конфігурацію включено набір стандартних звітів. Стандартні звіти - це цілісна система, яка дозволяє формувати одні звіти на підставі інших, деталізуючи дані звіту. Вони призначені для отримання даних за підсумками по бухгалтерських проводках в різних розрізах. Такі звіти можуть бути складені при використанні Плану рахунків бухгалтерського обліку, що використовується в програмі, незалежно від змісту та призначення конкретних рахунків. Стандартні звіти можуть застосовуватись для отримання як узагальненої, так і детальної інформації по будь-яких ділянках обліку.

Для роботи зі звітами використовується пункт меню "Отчетность", при чому на екран видається діалогова форма налагодження параметру звіту.

В ній потрібно ввести значення параметрів, що визначають склад даних, які входять до звіту (період, за який видаватимуться дані бухгалтерського обліку, шляхом введення початкової та кінцевої дати, інші параметри, (наприклад, тип валюти).

Програма також надає можливість збереження сукупності параметрів для звіту заданого виду для подальшого використання, і можливість деталізації (розшифровки) звітів при його перегляді. На найнижчому рівні деталізації здійснюється перехід до конкретної проводки операції.

Основні стандартні звіти, реалізовані в програмі, та їх характеристику зазначено в табл. 4.4.

Таблиця 4.4. Стандартні звіти програми "1С: Бухгалтері/я 7.7"

№ з/п	Звіт	' Сутність та призначення
	"Обортно-сольдовоя ведомость "	Містить для кожного рахунку інформацію про залишки на початок та кінець періоду, а також обороти по дебету та кредиту за встановлений період. Цей звіт в бухгалтерській практиці використовується найчастіше
	"Шахлштка"	Містить обороти між звітами за деякий обраний період, часто використовується бухгалтерами, оскільки дає уявлення про рух коштів та зобов'язань підприємства
	"Оборотно-сальдовая ведомость по счету "	Використовується для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, при цьому здійснюється відокремлення залишків від оборотів по конкретних об'єктах аналітичного обліку (субконто)
	"Анализ счета"	Містить обороти рахунку з іншими рахунками за обраний період, а також сальдо на початок та кінець періоду
	"Апализ счета по датам "	Дозволяє отримати обороти по рахунку на кожну дату певного періоду, що дає можливість 'аналізувати зміни у часі засобів або зобов'язань підприємства, для перевірки відповідності введених даних тим. що вказані в банківських виписках тощо
б	"Апализ счета по субкоито "	Містить підсумкові суми кореспонденцій даного рахунку з іншими рахунками за вказаний період, а також залишки по рахунку на початок та кінець періоду в розрізі об'єктів аналітичного обліку. Цей звіт можна сформовувати тільки для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік
	"Главпая книга"	Використовується для виведення оборотів та залишків рахунку за кожен місяць, при підбитті підсумків та складанні звітності
	"Апализ субкоито "	Для видів субконто, пов'язаних з декількома синтетичними рахунками, за допомогою оборотно-сальдової відомості по будь-якому одному рахунку неможливо отримати повну інформацію про обороти та підсумки по субконто. В ньому для кожного субконто (об'єкта аналітичного обліку) обраного виду наводяться обороти по всіх рахунках, в яких використовується це субконто, а також розгорнуте та згорнуте сальдо

 

	"Карточка субхої/то "	Якщо необхідно отримати максимально повну - картину операції по об'єкту аналітичного обліку (субконто) або групі субконто, можна вивести "Карточку субконто", де зібрані всі операції з конкретним об'єктом аналітичного обліку (субконто) в хронологічній послідовності із зазначенням реквізитів проводок, залишків по субконто після кожної операції, на початок та кінець періоду
	"Карточка счепш "	Включаються всі проводки в яких задіяний даний рахунок, крім того, наводиться залишок на початок та кінець періоду, обороти за період та залишки після кожної проводки
	"Обороти между субкоито "	Використовується для аналізу оборотів між одним або всіма субконто одного виду, та одним або всіма субконто іншого виду
	"Отчет по проводкам"	Представляє собою вибірку із журналу проводок за деякими заданими критеріям
	"Сведенньїе проводки"	Містить кореспонденцію рахунків (суми в дебет одного рахунку з кредиту другого) за деякий період часу
	"Журпал-ордер ведомость по субкоито "	Застосовується для рахунків, на яких ведеться аналітичний облік по субконто, для отримання для кожного виду субконто, дебетових та кредитових оборотів, а також розгорнутого та згорнутого сальдо на початок та кінець обраного періоду
	" Розширеними анализ субкоито "	Використовується для аналізу даних по аналітиці. При його формуванні можна вказати рахунок, до якого прикріплено даних вид аналітики. Всього одночасно можна аналізувати три види субконто для отримання для кожного їх виду, дебетових та кредитових оборотів, а також розгорнутого та згорнутого сальдо на початок та кінець обраного періоду
	"Диаграмма"	Є потужним засобом візуального аналізу рахунків у формі різного виду діаграм

В програмі також є набір регламентованих звітів - це передусім податкові та бухгалтерські звіти. Набір регламентованих звітів регулярно поновлюється.

Регламентовані звіти не входять до самої конфігурації, однак з ними можна працювати, як і зі стандартними звітами, виконавши наступні команди:

"Отчеты"- "Регламентированые отчєты".

Програмні продукти фірми "1С" орієнтовані не лише на вирішення облікових задач. Типові конфігурації програм програми "1С: Предприятие 7.7" включають звіти, що містять різноманітні аналітичні показники, необхідні для прийняття управлінських рішень. Так, конфігурація "Торговля + Склад" включає ряд звітів, призначених для надання користувачам аналітичної інформації по ефективності торговельних операцій.

4.1.2. Основи роботи з програмою "Парус-Предприятие 7.11"

Програма "Парус-Предприятие 7.11" є комплексною програмою автоматизації бухгалтерського обліку підприємств малого і середнього бізнесу. Після встановлення програми немає необхідності проводити будь-які серйозні налагодження, однак користувач має право налагодити програму відповідно до умов функціонування підприємства та організації обліку: переналагодити План рахунків, номенклатуру запасів, створити бланки, зразки заповнення документів, правила їх обробки в обліку тощо.

Програма складається з функціонально відокремлених модулів: "Адмииистратор", "Бухгалтерия", "Реализация й склад", кожен з яких містить один або декілька додатків, тобто програм, що працюють в ОС М5

Модуль "Администратор" призначений для використання головним бухгалтером або програмістом. Даний модуль дозволяє виконувати ряд наступних функцій:

-управління базами даних (створення баз даних, їх оновлення та перетворення, створення резервних копій, відновлення цілісності, встановлення загальнопрограмних параметрів тощо);

-контроль за діями користувачів (реєстрація користувачів програми, розподіл прав доступу користувачів до розділів інформації та функцій програми);

-виходу з нештатних ситуацій, пов'язаних як зі збоями в роботі обладнання, так і з поилками персоналу.

Модуль "Реализация й склад " є самостійним програмним компонентом. Цей модуль може використовуватись і без програми бухгалтерського обліку, однак повною мірою його переваги реалізуються при роботі разом з бухгалтерським модулем на одній базі даних. Саме в цьому випадку вся необхідна інформація з модуля "Реализация й склад" одразу надходить в бухгалтерський модуль, обробляється там і повертається у вигляді готових документів. Характерна особливість модуля полягає у використанні механізму особових рахунків контрагентів, що передбачає відкриття для кожного контрагента (покупця, постачальника) особового рахунку (одного або декількох), на якому ведеться облік фінансових (вхідні і вихідні платіжні доручення, касові ордери) і товарних (відпуск, повернення, поставка товарів та послуг) взаєморозрахунків з контрагентами. Це дає можливість індивідуального підходу до кожного клієнта, миттєвого отримання інформації про взаєморозрахунки з ним, проведення взаємозаліків, зручної обробки оплати одним платіжним дорученням по декількох операціях.

Модуль "Бухгалтерия " призначений для ведення обліку господарських операцій, роботи з первинними документами та для складання бухгалтерської звітності. Водночас в програмі "Парус-Предприятие 7.11" даний модуль є об'єднуючою ланкою для всіх інших функціональних модулів, що дозволяє програмі працювати злагоджено та органічно. Він дозволяє вести бухгалтерський облік, використовуючи кілька планів рахунків паралельно, вести кількісний та валютний облік, а також використовувати різні розрізи аналітики при веденні аналітичного обліку.

В процесі встановлення програми користувачем здійснюється самостійний вибір модулів для встановлення (див. додаток Б).

В цілому охарактеризувати програму можна використовуючи певні класифікаційні ознаки (табл. 4.5).

Таблиця 4.5. Характеристика програми "Парус-Предприятие 7.11"

№ з/п	Класифікаційна ознака	Характеристика ознак
	Клас програми	Комплекс пов'язаних АРМ
	Призначення	Програма для ведення бухгалтерського обліку
	Група споживачів	Бухгалтерія, в якій здійснено чіткий розподіл функцій між працівниками
	Об'єкт обліку	Малі та середні за розмірами підприємства різних галузей діяльності
	Спосіб реалізації облікових функцій	Перевага надається введенню операцій за шаблонами
	Комплексність виконання функцій	Комплекс пов'язаних АРМ

Інформація, яка вводиться в програму, надходить в базу даних, що є єдиною для всіх модулів програми. База даних може знаходитись на жорсткому диску комп'ютера або на жорсткому диску окремого комп'ютера в мережі за умови користування програмою кількома користувачами у мережі.

Робоче середовище програми та його налагодження

Як і в інших програмах, в програмі "Парус-Предприятие 7.11" налагодження робочого середовища складається з налагодження облікових параметрів і налагодження інтерфейсу. Однак необхідно також згадати і про налагодження робочого місця.

Робоче місце в програмі - конкретний модуль програми, встановлений на конкретному комп'ютері.

В робочому вікні програми верхній рядок відведений під заголовок програми із зазначенням модуля програми та місця знаходження інформаційної бази підприємства.

Головне меню програми (другий рядок екрану) містить перелік пунктів меню. Кожний пункт головного меню є назвою групи режимів або функцій програми. В наступному рядку зазначаються піктограми відповідних пунктів меню, призначених для швидкого виконання певних дій в програмі - панель інструментів. В нижньому рядку програми (рядку стану) зазначається час виконання операцій та документ, з яким працює користувач.

При роботі з обліковими регістрами або словниками на екрані з'являється вікно, що містить три складові: 1) дерево каталогів; 2) "материнську" таблицю; 3) "дочірню" таблицю.

Головне вікно розділу може містити всі або лише частину із зображених на рисунку елементів. Як мінімум, воно містить таблицю зі списком записів. В головних вікнах деяких розділів, є друга ("дочірня") таблиця, де виводиться список записів, пов'язаних з поточним рядком із першої ("материнської") таблиці. Можуть бути і розділи з кількома "дочірніми" таблицями (вони розміщуються на закладках, нижче "материнської" таблиці). Записи в головній (або єдиній) таблиці можуть бути об'єднані в каталоги, які, в свою чергу, також можуть бути об'єднані в інші каталоги. У цьому випадку головне вікно розділу містить дерево каталогів. Дерево каталогів є не у всіх розділах. Користувач має право змінювати зовнішній вигляд головного вікна розділу, співвідношення розмірів його окремих елементів, розмір і порядок розміщення стовпчиків в таблицях.

В програмі використовується два типи вікон: "список" та "форма редагування".

Вікна типу "список" використовуються в тих випадках, коли, працюючи з одним розділом програми, необхідно отримати або відобразити дані з іншого розділу. Вікна цього типу завжди мають одну або декілька таблиць і в деяких випадках - дерево каталогів.

Вікна типу "форма редагування" використовуються для відображення, введення і зміни значень різних параметрів, зокрема:

-для додання, копіювання та виправлення запису таблиці головного вікна, розділу або типу вікна "список";

-для задання умов відбору;

-при встановленні параметрів виконання різних функцій, операцій тощо.

В загальному випадку форми можуть включати в себе таблиці, поля, кнопки, коментарі та елементи оформлення.

Якщо декілька комп'ютерів працюють з однією базою даних, то будь-яка зміна інформації в ній буде відображена одразу на всіх комп'ютерах. В той же час, в програмі є ряд характеристик, що стосуються лише того додатку і лише того комп'ютера, на якому йде робота. Це, передусім, різноманітні налагодження відображення даних. Вони стосуються лише інтерфейсу програми; їх можна назвати налагодженнями робочого місця.

Важливим етапом у налагодженні є встановлення робочої дати. Для встановлення робочої дати в програмі необхідно виконати наступні команди: "Файл" - "Настройка" - "Установка датьі".

В результаті виконання цих дій на екрані з'явиться вікно наступного змісту, призначене для введення робочої дати (рис. 4.9).

Дату також можна встановлювати вручну або з таблиці, що викликана при натисканні на кнопку поряд з полем "Текущая дата".

Вся інформація зберігається в різних об'єктах, зареєстрованих в програмі. Об'єктом можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки, товари тощо. Для того, щоб почати працювати з тією чи іншою таблицею бази даних програми, достатньо ввійти до розділу програми, призначеної для виконання відповідних функціональних задач.

Розділи програми можна поділити на три види:

-облікові регістри;

-функціональні розділи;

-слвники.

В облікових регістрах зберігається та обробляється інформація про об'єкти, в якості яких можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки, товари тощо.

Функціональні розділи забезпечують, як правило, виконання операцій з обробки інформації одночасно з кількох облікових регістрів. Це, наприклад, отримання різноманітних звітів, перенесення залишків по рахунках тощо.

Словники представляють собою особливий вид розділів. Словник -будь-яке сховище інформації, що не є обліковим регістром, в якому зберігаються дані не за конкретними документами, господарськими операціями, товарами, залишками або оборотами, а деякі допоміжні відомості.

В першу чергу при роботі з програмою необхідно налагодити всі словники (в інших програмах вони можуть називатись довідниками).

1. Словник "План счетов" є найважливішим з усіх словників, без якого неможливе здійснення бухгалтерських проводок; призначений для зберігання Плану рахунків, що включає як синтетичні так і аналітичні рахунки.

2. Словник "Шаблони документов" призначений для організації зберігання шаблонів для друку документів. Шаблон представляє собою бланк документа, який містить усі необхідні написи та інші атрибути. Користувач має змогу створити новий бланк документа власноруч.

3. Словник "Контрагенти" призначений для організації зберігання інформації про контрагентів, матеріально відповідальних і підзвітних осіб.

4. Словник "Наименование й курси валют " призначений для реєстрації валют, що використовуються в облікових операціях, а також для зберігання історії зміни курсів зареєстрованих валют по відношенню до базової валюти.

5. Словник "Номенклатор" призначений для організації зберігання та використання інформації про запаси, облік руху яких здійснюється за допомогою програми. Для кожної номенклатури товарів в цьому словнику зберігаються такі характеристики як код, назва, одиниця виміру тощо.

6. Словник "Образци" дозволяє користувачу створювати необмежену кількість шаблонів господарських операцій для подальшого їх використання. В програмі існує також можливість створення зразків запитів, де фіксується набір умов відбору, найчастіше потрібні користувачеві, що усуває необхідність створювати умови запиту щоразу при його створенні.

7. Словник "Константи" служить для організації зберігання і використання значень типу "число", "рядок" або "дата". Кожній зареєстрованій в даному словнику константі присвоюється ідентифікатор, який може бути використаний при складанні формул. При розрахунку по формулі замість ідентифікатора константи буде представлене її значення. В деяких розділах програми використовуються так звані визначені константи.

Наприклад, в формулах, що використовуються при веденні інвентарної картотеки для введення нового об'єкту можна використовувати константи, що позначають певні категорії:

-NST або X - початкова вартість об'єкту;

-NIZМ - початковий знос;

-ОSТ - залишкова вартість об'єкту;

Ч» АМ - нарахування амортизації.

В програмі також містяться інші словники, які є досить простими в користуванні і не потребують додаткових пояснень.

План рахунків призначений для організації збереження і використання рахунків, по яких ведеться облік в програмі. Для роботи з Планом рахунків необхідно виконати команди:

"Словари" - "План счетов".

План рахунків є таблицею з переліком рахунків (рис. 4.10).

У верхній частині вікна "План счетов" відображено синтетичні рахунки бухгалтерського обліку та їх характеристику.

Графа "Счет " призначена для запису шифру рахунку з використанням цифр і літер. Графа "Наименование" - відповідно для назви рахунку, "Типовая форма аналитического учета" визначає типову форму обробки аналітичних даних, "Тип счета" визначає належність рахунку до балансу. При встановленні ознаки належності рахунку до балансу необхідно пам'ятати, що рахунок, який є балансовим, не кореспондує з позабалансовими рахунками.