Деление документов на первичные и вторичные связано с деятельностью определенной информационной системы, выполняющей функции посредника между источником и потребителями информации. Необходимость в такой системе возникает в том случае, когда документ не может попасть непосредственно к тому реципиенту, которому он предназначен, в результате так называемых информационных барьеров. Например, может быть пространственный барьер (когда документ и потребитель информации отдалены друг от друга физически); количественный (количество документов и их объем превышают физиологические возможности потребителя); смысловой (содержание документа недоступно потребителю информации из-за сложности первого или неподготовленности второго) и т. д. Тогда определенная информационная система (или учреждение) берет на себя труд собрать документы, упорядочить их и переработать информацию, содержащуюся в них, таким образом, чтобы устранить тот или иной барьер.
В результате аналитико-синтетической переработки информации, содержащейся в документах, попадающих в упоминавшуюся выше систему, создаются новые документы, призванные устранить тот или иной барьер. Документы, которые попадают в информационную систему "на входе" и подвергаются аналитико-синтетической переработке информации, называются первичными, а те, которые создаются системой в результате обработки первичных документов и передаются потребителям информации "на выходе" из системы, — вторичными. Таким образом, можно сказать, что эта классификация осуществляется по уровню обобщения информации.
Такая классификация документов очень важна для деятельности информационных систем, поскольку они должны, во-первых, собрать первичные документы, во-вторых, — предоставить потребителям вторичные документы. Вторичные документы облегчают доступ к первичным и их использование, а иногда заменяют первичные документы, вследствие утраты последними актуальности.
Деление документов на первичные и вторичные является в данном случае условным, относительным, потому что оно зависит от того места в определенной системе, которое занимает тот или иной документ. Например, библиографическое пособие является результатом переработки информации об определенных документах, и с этой точки зрения оно является вторичным документом. Но когда оно попадает в библиотеку как в определенную информационную систему, то на ее "входе" может рассматриваться как первичный документ, а создаваемая о нем информация — например, каталожная библиографическая запись — как вторичный.
Чтобы устранить такую неопределенность, в библиотечно-библиографическом деле принято считать первичными только такие документы, которые не дают информацию о других документах, а точнее, не предназначаются для их замены. При этом вторичными считают документы, в которых представлена информация о других документах. Вторичные документы призваны облегчить потребителю информации ориентирование как в составе определенного фонда документов (их потоке или массиве), так и в наличии информации, содержащейся в первичных документах. Благодаря этому становится ненужным обращение к каждому из использованных первичных документов, то есть облегчатся умственный труд потребителя информации.
В информатике даются еще и другие разъяснения относительно отличий между первичными и вторичными документами. Считается, что первичные документы — это документы, "непосредственно отражающие результаты человеческого познания и используемые на практике как источники информации о реальном мире"; что они "содержат новые знания или новое осмысление известных фактов и концепций". При этом "непосредственность отражения" заключается в том, что первичный документ должен иметь познавательную ценность сам по себе, а не отсылать к другому документу. А вторичные документы — это те, которые создаются путем "свертывания первичных документов" для информирования об их содержании1.
При стандартизации терминологии было установлено, что первичные документы — это те, которые содержат исходную информацию (ГОСТ 6.10.2 — 83), а вторичные — те, которые являются результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичные документы выполняют такие функции: 1) оповещение о появлении первичных документов; 2) сокращенное изложение их основного содержания.
С.Г. Кулешов объяснял отличия между первичными и вторичными документами следующим образом: "Считается, что первичные документы создаются в сфере научно-исследовательской деятельности, а вторичные — в сфере научно-информационной деятельности. Первичные документы — это все, которые мы знаем под названиями научная, производственная, учебная, справочная и научно-популярная литература, а вторичные — это так называемая информационная литература. Задача информационной литературы — характеристика одного или определенной совокупности (сводная характеристика) документов и/или формулировка каких-то суждений (оценок, прогнозов и т. п.) на основе анализа их текста"1. С.Г. Кулешов изложил здесь общепринятый в научной информатике подход. Однако в этом подходе не учитывается наличие других первичных документов (например, правовых первоисточников или художественной литературы), кроме тех, которые отражают результаты научно-исследовательской деятельности.
Итак, под названиями "информационная литература" или "информационные документы", "информационные издания" понимают такие источники, которые содержат информацию о первичных документах. Среди них различают "библиографические" — дающие сведения о документах в виде библиографического описания и аннотаций, "реферативные", дающие характеристику первичного документа в виде реферата, и "обзорные" — дающие обзор нескольких первичных документов. Такой подход стал общепринятым, утвержденным в государственном стандарте2. Однако он не соответствует теоретическим воззрениям специалистов относительно библиографии и библиографической информации, согласно которым библиографическая информация не ограничивается способами библиографического описания и аннотации. Для библиографо-ведов все документы, передающие информацию о других документах любым способом, являются библиографическими. Поэтому нельзя называть "библиографическими" только документы с библиографическим описанием и аннотацией. Скорее, все вторичные документы следовало бы считать библиографическими.
Препятствуют этому представления о первичной и вторичной информации и, соответственно, о ее источниках. Первичной называют такую информацию, которая впервые отражает в документе события, факты, объекты реального мира или мышления человека, а вторичной — информацию, создаваемую человеком на основании изучения и обобщения документов с первичной информацией, ее переработки, более сжатого изложения и т. п. Следовательно, источниками первичной научной информации считают "научные монографии и статьи, диссертации, описания изобретений и т. п.", а источниками вторичной информации — "учебную, справочную и научно-популярную литературу"1. С.Г. Кулешов подчеркивал, что деление на источники первичной и вторичной научной информации не следует путать с делением на первичные и вторичные документы, но такая путаница все же иногда происходит. Деление на первичные и вторичные документы иногда связывают с характером отраженной в них информации.
Действительно, характеристика вторичных документов и документов со вторичной информацией очень близка. Связано это с одним и тем же подходом к определению "первичности" или "вторичности": с точки зрения информационной системы, которая получаемую информацию или документы считает первичной, а выдаваемые как итог переработки — вторичными. Однако сама "информационная система" может быть либо "библиографической", то есть направленной на информирование о первичных документах через вторичные, либо "авторско-издательской", направленной на обобщение и переработку информации (преимущественно — научной) из первичной ее формы до концентрированной (как в справочной литературе) или приспособленной к определенному потребителю информации (как в учебной и научно-популярной литературе).
Дело в том, что "информационная система" — понятие не конкретное, а методологическое, оно лишь свидетельствует о том, что определенное явление рассматривается с точки зрения теории информации, будь то библиографическая служба либо издательское дело.
Кроме того, сказать, что некоторые документы отражают информацию, которая не была ранее представлена в других документах, можно лишь условно, относительно определенных видов документов. В действительности создание документа человеком опирается на определенные знания, полученные ранее из других документов. Поэтому любой документ основывается на других документах.
Например, возьмем такие признанные первичные документы как диссертация или научная монография. Они действительно должны отражать новые знания, полученные учеными в процессе познания объективного мира. Но, во-первых, любое новое исследование сначала должно дать анализ предыдущих; во-вторых, сам процесс познания опирается на научные знания, почерпнутые из других документов. Таким образом, новый (первичный) документ тоже является результатом переработки других документов.
Следовательно, деление на первичные и вторичные документы остается условным, зависящим от характера и задач информационной системы, обрабатывающей документы.
