Загальна характеристика та класифікація функцій менеджменту

ТЕМА. ФУНКЦІЇ І ТЕХНОЛОГІЯ МЕНЕДЖМЕНТУ

План

1. Загальна характеристика та класифікація функцій менеджменту

2. Технологія менеджменту

3. Процес управління як сукупність взаємопов’язаних функцій і методів менеджменту

Ключові терміни і поняття: функція менеджменту, технологія менеджменту, процес менеджменту, входи і виходи системи, керуюча система, керована підсистема.

Загальна характеристика та класифікація функцій менеджменту

Менеджмент підприємства являє собою поєднання різних функцій (видів діяльності), які виникають внаслідок поділу управлінської праці. Спеціалізовані види різноманітних робіт називаються функціями управління. Термін «функція» у перекладі з латинської мови означає «здійснення, виконання, діяльність, робота, дія». Кожна управлінська функція спрямована на розв’язання специфічних і різноманітних проблем взаємодії між окремими підрозділами та робочими місцями фірми, що вимагає здійснення великого комплексу конкретних заходів. Функції управління – є спеціалізованими видами різнорідних робіт, які можна розглядати, як з точки зору їх виконавців (конкретних працівників управлінського апарату), так із точки зору змісту процесу управління та характеру виконуваних робіт.

Під функціями менеджменту слід розуміти види управлінської діяльності (трудові процеси в сфері управління), які забезпечують формування способів управлінського впливу.

Функції менеджменту – це конкретний вид діяльності, що виражає напрямки або стадії процесу управління в організації.

Вперше поняття «управлінська функція» було введено в теорію менеджменту французьким дослідником менеджменту А. Файолем.

У функціях менеджменту поєднуються принципи, методи й зміст управлінської діяльності. Разом з тим, у прикладному розумінні функціями менеджменту називають відносно відокремлені напрями управлінської діяльності, які забезпечують управлінські дії. У функціях виявляються сутність і зміст управління на всіх рівнях управління.

Функції менеджменту виникли внаслідок поділу і спеціалізації праці. Будь-які управлінські процеси на підприємстві здійснюються із застосуванням функціонального підходу (технології менеджменту).

Функції доцільно класифікувати за ознакою місця у менеджменті, що дозволить підкреслити панівну роль конкретних (їх ще називають частковими або спеціальними) функцій менеджменту і важливу роль загальних (основних) функцій та виділити об’єднувальну функцію. Основні загальні функції – це ті, які беруть участь у будь-яких управлінських процесах; часткові (спеціальні), за допомогою яких здійснюються лише певні управлінські процеси.

На сучасному етапі розвитку менеджменту до загальних функцій менеджменту належать планування, організування, мотивування, контролювання та регулювання. У минулому Файоль виділяв планування, організування, розпорядництво, координування і контролювання. Науковці колишнього Радянського Союзу говорили про 6 функцій: планування, організування, координування, стимулювання, контролювання та регулювання. Мескон, Альберт і Хедоурі запропонували розглядати 4 функції: планування, організування, мотивування і контролювання. Останній підхід виглядає досить привабливим, однак відмовлятись від функції регулювання недоцільно, оскільки дослідження показують, що ця функція бере активну участь у здійсненні будь-якого управлінського процесу. Що стосується координування, то цей важливий управлінський важіль реалізується у формі керівництва. Загальні функції з абстрактного стану трансформуються у конкретний лише в процесі управління певними об’єктами, процесами, елементами виробничо-господарської діяльності. Тобто загальні функції набувають відповідного змісту тоді, коли вони беруть участь у реалізації конкретних функцій менеджменту. Функції планування, організування, мотивування, контролювання та регулювання можна вважати загальними (основними), оскільки будь-яка інша управлінська діяльність (конкретні функції) буде здійснюватись через їх послідовне застосування, а саме:

· планування процесу, діяльності об’єкта, виробничо-господарської діяльності;

· організування процесу, діяльності об’єкта, виробничо-господарської діяльності;

· мотивування працівників, які здійснюють певні процеси, забезпечують діяльність об’єкта, виробничо-господарську діяльність;

· контролювання процесу, діяльності об’єкта, виробничо-господарської діяльності;

· регулювання процесу, діяльності об’єкта, виробничо-господарської діяльності.

За ознакою місця у менеджменті можна виділити загальні (основні) функції (планування, організування, мотивування, контролювання і регулювання), тобто ті, які беруть участь у будь-яких управлінських процесах, і конкретні (їх ще називають частковими або спеціальними), з допомогою яких здійснюються певні управлінські процеси, та об’єднувальну функцію менеджменту (керівництво), яка пронизує усі управлінські процеси в організації. Панівну роль відіграють конкретні функції менеджменту, які реалізуються через загальні на засадах керівництва. У свою чергу конкретні функції можна класифікувати за ознаками процесів і об’єктів управління, а також елементів виробничо-господарської діяльності. Таким чином, за ознакою процесів управління конкретні функції менеджменту поділяються на управління основним виробництвом, допоміжним виробництвом, технічною підготовкою, матеріально-технічним забезпеченням, патентно-ліцензійною діяльністю, капітальним будівництвом, зовнішньоекономічною діяльністю тощо. За ознакою об’єкта – це управління підприємством, цехом, службою, відділом, проектною групою тощо. За ознакою елементів виробничо-господарської діяльності – управління працею, предметами і знаряддями праці, інформацією. Узагальнена класифікація функцій менеджменту наведена на рис.1.

 

 

 

Рис. 1. Класифікація функцій менеджменту

 

Розглянемо взаємозв’язок конкретних і загальних функцій менеджменту на прикладі.

Конкретні функції менеджменту	Реалізація конкретних функцій через застосування загальних
Управління ЗЕД підприємства	1) Планування ЗЕД організації 2) Організування служб та підрозділів на підприємстві, що займаються ЗЕД, набір спеціалістів відповідної кваліфікації 3) Мотивування працівників, що займаються ЗЕД 4) Контролювання результатів роботи у сфері ЗЕД 5) Регулювання полягає в усуненні виявлених в процесі контролювання відхилень, недоліків, збоїв

Процес управління виробництвом послуг на підприємствах готельно-ресторанного бізнесу вимагає планування цієї діяльності, організації роботи відповідних структур (відділів, служб, підрозділів), мотивації (стимулювання) працівників виробництва послуг, контролю результатів діяльності всіх структурних підрозділів. Після контролю здійснюється зворотній зв'язок з метою усунення виявлених недоліків або відхилень, який виконує функція регулювання. Отже, функції менеджменту планування, організування, мотивації і контролю є головними на підприємствах готельно-ресторанної сфери, оскільки будь-яка інша управлінська діяльність здійснюється шляхом послідовного їх застосування.

Функція планування виявляється у вирішенні двох питань: чітке визначення цілей діяльності організації й конкретних дій працівників організації на шляху їх досягнення.

План являє собою складну соціально-економічну модель майбутнього становища організації. Підприємства готельно-ресторанного бізнесу формують єдиний план управління діяльністю, але в його межах менеджерами використовується ряд методів для досягнення конкретних цілей і завдань. Процес планування діяльності здійснюється відповідними рівнями підприємства. Так, стратегічним плануванням займаються управлінці вищого рівня. Середня ланка управлінців здійснює тактичне планування, тобто визначає проміжкові цілі на шляху досягнення стратегічних. Планування здійснюється і на нижчому рівні та визначається як оперативне планування. Оперативні плани покликані спрямовувати зусилля кожного працівника на досягнення головних цілей підприємства. Зазначені види планування сукупно складають генеральний або так званий бізнес-план підприємства.

Ефективність планування як функції управління на підприємствах готельно-ресторанного бізнесу залежить від принципів (основоположних правил), якими керуються при складанні планів. До них належать:

· всеосяжність планування – при плануванні повинні бути передбачені всі події і ситуації, які впливатимуть на розвиток підприємства;

· точність планування – при складанні планів повинні використовуватись сучасні методи, засоби, прийоми, тактика і процедури, які забезпечують точність прогнозування;

· ясність планування – мета й етапи планування повинні бути чіткими й зрозумілими для всіх працівників підприємства;

· безперервність планування – планування це не одноразовий акт, а безперервний процес;

· економічність планування – витрати на планування не повинні перевищувати доходів від планування.

Функція планування вирішує проблему невизначеності щодо діяльності підприємства й допомагає підприємству ефективно реагувати на зміни у зовнішньому середовищі.

Функція управління «організація» полягає у встановленні постійних та тимчасових взаємовідносин між підрозділами підприємства готельно-ресторанного бізнесу, визначенні порядку та умов його діяльності. Ця функція реалізовується через адміністративно-організаційне та оперативне управління.

Адміністративно-організаційне управління передбачає визначення структури підприємства, встановлення взаємозв’язків і розподіл функцій між його підрозділами, надання певних прав працівникам апарату управління й визначення їхньої відповідальності.

Оперативне управління забезпечує функціонування підприємства відповідно до затвердженого плану. Воно полягає у періодичному і безперервному порівнянні фактичних результатів з результатами, передбаченими планом, та відповідному їх коригуванні.

«Організація» як функція управління забезпечує впорядкованість технічної, економічної, соціально-психологічної й правової діяльності всіх підприємств готельно-ресторанної сфери, оскільки дозволяє визначити, хто саме повинен виконувати кожне конкретне завдання і які для цього будуть застосовані засоби. Через організаційну діяльність, тобто через поділ і об’єднання завдань та компетенції працівників відбувається управління відносинами на кожному підприємстві.

Отже, функція менеджменту «організація» з одного боку – це структура взаємовідносин, прав, цілей, ролей, видів діяльності та інших факторів, які мають місце в процесі спільної праці людей, та процес, за допомогою якого створюється і зберігається структура підприємства, з другого.

Функція мотивації – це процес спонукання учасників виробничого процесу до діяльності для досягнення особистих цілей і цілей підприємства в цілому.

Традиційний підхід до мотивації базується на тому, що працівники підприємства є лише ресурсом, який слід ефективно використовувати для досягнення визначеної мети.

Технічний прогрес радикально змінив ставлення до праці і повсякденної життєдіяльності людини. Саме тому менеджери застосовують функцію мотивації для активізації діяльності працівників, щоб стимулювати їхню працю.

Особисте задоволення від добре виконаної роботи надає працівникам почуття впевненості у власних силах. Це є не менш важливим фактором з точки зору мотивації праці, ніж матеріальна винагорода. Прагнення людини до реалізації себе у виконуваній роботі є незаперечним. Так, де управління й організація праці надають працівникам такої можливості, їхня праця є високоефективною, а мотиви до праці – високими. Відтак, мотивувати діяльність працівників означає визначити їхні найважливіші інтереси й дати їм шанс реалізуватись в процесі трудової діяльності.

Функція мотивації передбачає створення й використання стимулів до ефективної взаємодії суб’єктів спільної діяльності. Для ефективної реалізації функції мотивації в сучасних умовах менеджерам готельно-ресторанного бізнесу необхідно враховувати й використовувати в управлінській діяльності взаємозв’язок таких понять як «мотиви» і «стимул». «Мотив» - це внутрішнє прагнення людини до задоволення власних потреб, а «стимул» - це можливість одержання матеріальної винагороди для задоволення зазначених потреб за виконання певної роботи.

Функція контролю. Поняття «контроль» (перевірка) як функція менеджменту виходить за межі поняття контролювати. Вона передбачає активну діяльність менеджера в управлінні. Управлінський контроль не є разовою акцією. Це безперервний процес, який включає спостереження за здійсненням стратегічних планів для визначення ступеня ефективності їх виконання, а в разі необхідності застосування регулюючих заходів.

Загалом функцію контролю можна визначити як процес співставлення фактично досягнутих результатів із запланованими.

Поняття «контроль» використовувалось в бух.обліку для відбиття результатів господарської діяльності підприємств. Саме цим поняттям користується певна частина управлінців і теоретиків бізнесу. Проте, функція контролю в класичному менеджменті визначається як вид управлінської діяльності, спрямований на утримання підприємства на шляху стратегічного розвитку методом порівняння досягнутих показників його діяльності з показниками, встановленими за планами.

На багатьох підприємствах створені системи контролю, що є посередниками між планом і реальною діяльністю, тобто забезпечують зворотній зв'язок між визначеними планами менеджменту і реальними показниками діяльності підприємства. Підприємства, які мають сучасні й точні системи контролю, мають більше шансів на досягнення успіху.

Для менеджменту підприємств готельно-ресторанного бізнесу характерна велика кількість не тільки різних видів планів, але й видів контролю.

Технологія менеджменту

Безперервне виконання функцій менеджменту є його технологією. Вона формує важливий етап процесу управління, при цьому кожна функція є складовим елементом цього процесу.

Сукупність взаємопов’язаних та виконуваних у певній послідовності управлінських операцій, процедур і правил, їх здійснення являє собою технологію менеджменту.

Управлінська операція – це дія.

Приклад. Менеджер відділу економіки для аналізу господарської діяльності організації за певний період здійснює цілий ряд операцій, таких як: збір економічних показників, їх аналіз, виявлення відхилень від плану, порівняння отриманих результатів з аналогічним періодом (місяць, рік, квартал), проведення розрахунків отриманих статистичних даних тощо.

Процедура – це сукупність вищезазначених дій для досягнення цілей організації.

До технології менеджменту ставляться такі вимоги:

Ø єдність технологічного процесу, яка повинна забезпечувати поєднання робіт з таким розрахунком, щоб виключити взаємні перешкоди;

Ø неперервність технологічного процесу;

Ø мінімальна вартість і трудомісткість технологічних процесів;

Ø рівномірність завантаження управлінського персоналу організації.