Документаційні процеси та їх контролювання

Вступ

ІSО 15489-1 надає рекомендації щодо здійснювання операцій з керування документаційни-ми процесами. Операції описано в лінійній послідовності. На практиці такої послідовності не дотримують. Окремі операції можуть відбуватися одночасно. Певні операції залежать від наявних засобів, послідовно використовуваних у процесах, описаних нижче.

Лінійну послідовність традиційно використовують для описання операцій з керування доку-ментаційними процесами, які стосуються документів, де інформація записана на паперовому носієві, тому що ці операції можна відокремити і часто вони розділені різними проміжками часу. В системах електронної документації рішення щодо долучання та класифікування, рівня доступу та строків зберігання зазвичай приймають на рівні створення документа, таким чином, ці про­цеси, з одного боку, більш видимі, а з іншого боку — одночасні. Звичайно, таке може бути і в документаційній системі з паперовим носієм.

Як правило, метадані про службові документи, притаманні документаційним системам з паперовим носієм, достатні, і в цьому може пересвідчитися будь-який користувач. У документа-ційних системах, де інформація записана на паперовому носієві, не потрібно точно встановлю­вати структуру, оскільки вона очевидна для користувача. Зміст службового документа можна шир­ше розкрити, використавши додаткові індекси. Контекст документа визначається низкою складних чинників, охоплюючи впроваджування системного контролю, але його також можна зрозуміти з фізичного місцезнаходження документа та розміщення стосовно інших документів. Системи електронної документації не мають таких метаданих і, щоб зробити ці метадані точними, треба застосовувати певні методи для долучання службових документів до системи. Системи електрон­ної документації', що забезпечують долучання службових документів, потребують конфігурації, яка б нагадувала про заповнювання необхідних для метаданих полів, або такої конфігурації, яка б створювала такі метадані автоматично. Сукупність метаданих, застосовуваних до електронних документів, більша, ніж метадані, що необхідні для документів, де інформація записана на папе­ровому носієві, оскільки в електронних системах всі елементи описання документа мають бути точно зазначені. Це залежить від попередньо розроблених правил, що визначають службові до­кументи, які треба долучити, та системи класифікації для такого визначення та доступу.

Цей розділ спрямовано не стільки на дотримування переліку операцій згідно з IS0 15489-1, скільки на рекомендації щодо впроваджування, визначаючи:

а) засоби, потрібні для різних операцій керування документаційними процесами, та їхнє розробляння,

b) чинники, що впливають на характер операцій керування документаційними процесами або визначають його в різних організаціях і на різних правових засадах, та

с) процеси, де використовують ці документи.

Засоби

Основні засоби

Основні засоби, використовувані під час керування документаційними процесами:

а) схема класифікації, розроблена згідно з напрямками діяльності організації,

b) номенклатура справ та

с) схема класифікації рівнів безпеки та доступу.

Організації можуть застосовувати додаткові специфічні засоби керування документаційними процесами:

а) тезаурус термінів, що застосовують в першу чергу, та

b) словник термінів або інший словниковий контроль.

Крім того, є інші засоби, неспецифічні для керування документаційними процесами, але вони можуть застосовуватися під час керування документаційними процесами:

а) аналізування регулятивної структури;

b) аналізування ризиків у діловій діяльності;

с) повноваження для делегування обов'язків в організації;

d) реєстр працівників та дозволів для користувачів системи.

Сфера застосування цього стандарту не поширюється на розробляння документів згідно з позиціями переліку а)—d).

4.2.2 Класифікування напрямків ділової діяльності

4.2.2.1 Вступ

Система класифікації, пов'язана з діловими функціями, може забезпечити систематизова­ну структуру для керування документаційними процесами. Аналізування з метою розробляння класифікації напрямків діяльності визначає всі напрямки діяльності організації та їхнє місце у структурі її повноважень, декларованих або переданих, чи мету. Остаточно розроблена форма класифікування відображає функції, напрямки діяльності та операції організації. Це відображення можна використати для розробляння схеми класифікації службових документів та тезауруса, правил надання заголовків документам та їх індексування, визначання строків зберігання доку­ментів та класифікування доступу.

Системи класифікації надають організації інструмент, щоб: а) організувати, описати та логічно поєднати свої службові документи, b) поєднати і розділити міжгалузеві документи як внутрішні, так і зовнішні для організації, та с) надати, за потреби, можливості удосконаленого доступу, пошуку, користування та класи­фікування їхніх службових документів.

Підтримана такими засобами, як словниковий контроль, система класифікації забезпечує уніфікацію у наданні заголовків службовим документам та їх описуванні, що полегшує пошук службових документів і користування ними. Крім полегшення доступу та користування, систе­ми класифікації можна використати для забезпечення керування документаційними процесами, наприклад, зберігання та захисту, а також строків зберігання та передавання службових доку­ментів до архіву або вилучання їх для знищування.

Системи класифікації можуть відображати просту або складну структуру організації, для якої вони розроблені. Організації треба визначити рівень контролю класифікування, необхідний для реалізації цілей її діяльності, що базується на організаційних структурах, характері діяльності, звітності та застосовуваних технологіях.

4.2.2.2 Класифікування напрямків ділової діяльності організації

Схему класифікації напрямків діяльності можна розробити, використовуючи методологію, описану в пунктах 3.2.2 та 3.2.3.

Проведення аналізування напрямків діяльності охоплює визначання та аналізування:

а) цілі та стратегії організації,

b) функцій організації, що забезпечують досягнення цих цілей та реалізацію стратегії,

с) напрямків діяльності організації, відповідно до її функцій,

d) робочих процесів, необхідних для виконання профільної діяльності та операцій,

e) всіх складових етапів, які містить операція,

f) всіх дій, які містить кожний складовий етап,

g) груп поточних дій в кожній операції, та

h) наявних службових документів в організації.

Результати аналізування можуть бути подані у вигляді ієрархії напрямків діяльності, яку, за потреби, доповнюють послідовним відображенням робочих процесів.

Системи класифікації можуть базуватися на аналізуванні робочих процесів, щоб службові документи та опис їх метаданих точно відображали ті процеси, які їх створили.

Структура системи класифікації зазвичай ієрархічна і відображає аналітичний процес таким чином:

а) Перший рівень зазвичай відображає ділову функцію.

b) Другий рівень базується на діях, що реалізують цю функцію.

с) Третій та інші послідовні рівні є подальшою деталізацією напрямку діяльності або гру­пи дій, здійснюваних у межах кожного напрямку.

Рівень деталізації системи класифікації організація обирає на свій розсуд, і він відображає складність функцій, здійснюваних в організації. Наприклад, ієрархія для персоналу може бути встановлена така:

1 Керування людськими ресурсами

1.1 Визначання надбавок до заробітної плати

1.2 Встановляння умов роботи

1.2.1 Призначання

1.2.2 Навчання

1.2.3 Догляд за дітьми

1.2.4 Гнучкий графік роботи

1.3 Обчислювання відпусток

1.3.1 Накопичування

1.3.2 Право на допомогу

1.3.3 Свята

1.4 Набирання працівників

1.5 Визначання розміру заробітної плати

1.5.1 Відраховування

1.5.2 Понаднормбва робота

1.5.3 Винагорода

1.5.4 Пенсія за віком

Системи класифікації забезпечують чітке визначання функцій та напрямків діяльності органі­зації. Вони не можуть завжди визначати кожну відому змінну величину, але можуть визначити певні групи. Наприклад, такі нагадування, як [Визначається періодом часу] або [Визначається клієнтом] можна використати в інструкції до схеми класифікації для диференціації рівнів кори­стування. Засоби, використовувані у подальшому (наприклад, покажчики), необхідні для пере­ліку кожної змінної величини, застосовної в організації.

Розробники систем класифікації мають дотримуватись таких положень:

а) Термінологія системи має базуватися на її ділових функціях та напрямках діяльності, а не на назвах підрозділів організації.

b) Системи специфічні для кожної організації та забезпечують послідовний і стандартизо­ваний шлях комунікації через підрозділи організації, використовуючи ту саму інформацію для виконання взаємопов'язаних функцій.

с) Вони ієрархічні, рух у них має відбуватися від найзагальнішого до найспецифічнішого поняття, тобто від загальної функції до специфічної дії, наприклад: Фінанси -> Аудит -> Зовнішній.

d) Вони містять точні терміни, використовувані в організації.

e) Вони містять великі групи та підгрупи, що охоплюють всі ділові функції та напрямки діяль­ності, які треба документувати.

f)Вони містять окремі групи.

g) їх розробляють, консультуючись з авторами службових документів.

h) Вони відображають зміни, які вносяться, щоб схема відповідала сучасним вимогам і відоб­ражала зміни у функціях та напрямках діяльності організації.

4.2.3 Словник

4.2.3.1 Словниковий контроль — перелік санкціонованих заголовків

Перелік санкціонованих тематичних заголовків — це список термінів, взятих із термінів згідно зі схемою класифікації. Значення терміна не визначають і не показують зв'язки між термінами. Перелік дозволяє контролювати термінологію, використовувану для назв службових документів, встановлянням термінів, прийнятних для організації та використовуваних в її звичайній мові, контролюючи вживання синонімів, омонімів, скорочень та акронімів.

4.2.3.2 Тезаурус

Тезаурус розробляють згідно з умовами і процедурами, задокументованими в І8О 2788.

Тезаурус — це контрольований список термінів, пов'язаних між собою семантичними, ієрар­хічними, асоціативними та іншими логічними зв'язками. Цей засіб застосовують як посібник для визначання термінів у разі класифікування конкретних службових документів.

У тезаурусі значення терміна точно визначено та показано ієрархічні зв'язки з іншими термі­нами. Тезаурус надає достатньо описів, щоб дозволити користувачам термінів, які не треба ви­користовувати, до санкціонованої термінології, прийнятої організацією. Крім того, щоб авто­матизувати керування іншими документаційними процесами, тезаурус можна пов'язати з такими засобами, як номенклатура справ або схеми класифікації доступу.

4.2.4 Номенклатура справ

4.2.4.1 Загальні засади

Найефективніше визначити, які службові документи долучати до документацій них систем та як довго їх зберігати, тоді, коли систематично це здійснюють згідно із законами та інструкція­ми (які можуть бути специфічними для певної країни, для різних видів документації або сфер діяльності, або пов'язаними з певними об'єктами).

Засоби для прийняття таких рішень можуть охоплювати інструкції, що ідентифікують служ­бові документи, які треба знищувати або долучати до документаційних систем, формально прий­няті переліки класів документів, строків зберігання та відповідних дій з передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування, що підлягають ухваленню зовнішньою повноважною установою, — номенклатуру справ. У деяких країнах повноваження з передавання службових документів до архіву та вилучання їх для знищування можуть встановлювати постійне зберігання як в самій організації, так і в окремій архівній установі.

Національний відхил

З метою прийняття таких рішень централізовано уповноважені архівні установи розробляють переліки видів служ­бових документів зі строками Тх зберігання, що затверджують у порядку, визначеному нормативно-правовими актами. На підставі цих переліків в організації розроблюють номенклатуру справ — обов'язковий для кожної організації систе­матизований і проіндексований список назв службових документів (назв справ, що їх містять) із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатуру справ погоджують з уповноваженою архівною установою. Остаточне рішення щодо переда­вання службових документів до архіву організації або вилучання їх для знищування приймають в організації в резуль­таті експертизи цінності цих документів (див. 2.3.1 e); 4.2.4.3 e). Дії щодо передавання службових документів до архіву організації виписано в інструкції з діловодства організації і визначено на підставі правил роботи архівів.

У системах електронної документації долучання та зберігання документів розглядають на початковому етапі розробляння системи.

4.2.4.2 Визначання службових документів, які треба долучати до документаційних систем Щоб визначити, які документи треба долучати до документаційних систем та як довго їх треба зберігати, потрібно, по-перше, проаналізувати внутрішнє та зовнішнє середовище органі­зації, її взаємозв'язки з цим середовищем та визначити робочі функції та діяльність, яку вона здійснює, згідно з 3.2.2 та 3.2.3

По-друге, результати аналізування діяльності розглядають у контекст зовнішніх та внутрішніх вимог дотримання звітності про ділову діяльність. Проаналізувавши ділову діяльність та вимо­ги до неї, фахівці з керування документаційними процесами можуть:

а) визначити склад службових документів, потрібних для керування кожним напрямком,

b) визначити підрозділи організації, в яких службові документи, що фіксують діяльність, долучають до документаційних систем,

с) проаналізувати ділову діяльність, щоб визначити всі етапи, які вона містить,

d) визначити всі дії, пов'язані з кожним етапом ділової діяльності,

e) визначити перелік даних, необхідний для виконання дій,

f) визначити необхідність долучання інформації про кожну дію, та

g) визначити відповідний рівень, на якому службовий документ долучають до документа-ційної системи.

Рішення про долучання службового документа, що є частиною процесу розробляння сис­теми, найкраще приймати спільно з підрозділом, який відповідає за напрямок діяльності та до-кументаційну систему.

Рішення не вимагати формального долучення службових документів зазвичай базуються на оціненні ризиків, що виникають за наявності неповної документації про ділову діяльність. Рішення про керування ризиками є результатом аналізування регуляторного середовища й усвідомлю­вання ділових ризиків відповідно до сфери та характеру діяльності. Рішення містять результа­ти аналізування прямих та непередбачуваних видатків, витрат інших ресурсів, можливостей судового позову, зв'язків з громадськістю, етики та використання комунікаційних засобів (фізичних або комп'ютерної мережі).

Наприклад, якщо з документацією про фармацевтичні продукти пов'язано більше ризиків, ніж з керуванням постачанням канцелярських товарів, тоді службовими документами про фарма­цевтичну продукцію керують з більшим рівнем деталізації та зберігають їх довше, ніж замовлення на канцтовари. Так само і службові документи, потрібні для безперервного здійснювання діло­вої діяльності, долучають до документаційних систем як частину стратегії керування ризиками. Для будь-яких службових документів, створених або долучених, встановлюють строк зберіган­ня, щоб була відома тривалість зберігання.

4.2.4.3 Визначання строків зберігання службових документів

Щоб визначити, як довго зберігати службові документи, можна проаналізувати, що містять п'ять етапів.

а) Визначити правові та адміністративні вимоги до зберігання службових документів у до-кументаційній системі. Правові або адміністративні вимоги можуть містити мінімальні строки зберігання в різних підрозділах або секторах.

b) Визначити, як використовують службовий документ у системі.

Службові документи, створені в результаті певних дій в системі, неодноразово використо­вують для здійснювання подальших дій. Потрібно відрізняти основні службові документи, які не­одноразово використовують, від службових документів, що документують окремі дії і які після за­вершення окремої дії можна вилучити із системи. Наприклад, службові документи про відпуст­ки в документаційних системах, пов'язаних з керуванням персоналом, зберігають упродовж обмеженого періоду часу, натомість дані про відпустки зберігають протягом всього періоду робо­ти працівника. Взаємозв'язок між основними службовими документами та іншими службовими документами про здійснення операцій визначає, як довго кожний з них потрібен системі. Це також залежить від характеру задокументованої ділової діяльності. Наприклад, службові документи, що стосуються історії хвороби людини, треба зберігати довше, ніж службові документи про випла­ти за рахунками, що є допоміжними документами у загальній бухгалтерській документації.

с) Визначити зв'язки з іншими системами.

Службові документи з однієї системи можуть доповнювати службові документи з іншої або вони можуть посилатися на інші системи. Наприклад, підсумкові деталі окремих операцій купівлі передають до системи загальної бухгалтерської документації.

d) Розглянути широкий спектр використання службових документів.

Етапи цього процесу містять:

1) визначання інших зацікавлених сторін, наприклад архівів або зовнішніх користувачів, що мають захищені законом інтереси щодо забезпечування збереженості документів довше, ніж внутрішні користувачі організації,

2) оцінювання ризиків, пов'язаних із знищуванням службових документів після закінчення усталених процесів усередині організації,

3) розгляд того, які службові документи та дії щодо їхнього збереження будуть потрібні організації, щоб забезпечити безперервне ведення ділової діяльності у разі їх втрати або пошкодження,

4) оцінювання фінансових, політичних, соціальних та інших позитивних здобутків від збері­гання службових документів після того, як організація перестала користуватися ними, та

5) аналізування балансу між видатками та вигодами нефінансового характеру від збері­гання службових документів для того, щоб вирішити, як довго зберігати ці документи після того, як всі потреби організації в них вичерпані.

e) Установлення строків зберігання службових документів на основі загальної системи експертизи цінності документів.

Однакові строки зберігання та порядок знищування визначають для груп службових доку­ментів, що виконують однакові функції або документують однакову діяльність у системі. Для всіх службових документів у документаційній системі, від документів про найдрібніші дії до докумен­тації про політику та процедури системи, мають бути встановлені норми щодо передавання їх до архіву або щодо вилучання їх для знищування. Строки зберігання треба точно встановлювати та точно визначати час передавання службових документів на зберігання або знищування. Наприклад, «знищити через х років після аудиту» або «передати до архіву через х років після закінчення останньої операції».