Отчётно­распорядительная информация

 

Носителем отчётно-распорядительной информации является до-кумент. На нём информация фиксируется в виде текста, таблиц и гра-фиков.

 

Документальная информация –основа для организации кон-

троля хода ПХД, расходования МТР. С помощью документов под-тверждаются условия производства работ. Ими фиксируются реше-ния, распоряжения, учётные и отчётные данные о движении денеж-ных ресурсов и МТР. Таким образом, документация охватывает все управленческие операции.

 

Поскольку отчётная и распорядительная документация является составной частью универсальной системы документации, она должна оформляться согласно единым правилам и требованиям и удовлетво-рять требованиям единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации и ГОСТ.

 

Документы могут быть входящими (поступающими в аппарат управления) и исходящими (отправляемыми).

Они различаются по назначению, степени срочности, характеру, форме.

По назначению выделяют следующие виды документов: распорядительные,фиксирующие указания в виде приказов,

распоряжений, рекомендаций и т. д.; отчётные (исполнительные),отражающие результаты выполне-

ния планов, приказов, распоряжений; информационно-справочные,предназначенные для обмена

информацией между ДСО и потребителями продукции (заказчиками), снабженческими фирмами, поставщиками, банками и т. д., оформляе-мые в виде сообщений, объявлений, запросов, заявок, докладных, ак-тов, просьб, ответов и пр.;

претензионные, отражающие исковые заявления о невыполне-нии обязательств;

регламентирующие,отражающие регламент режима трудаи отдыха.

 

Перечень документов, используемых в процессе управления:

 

приказы издаются руководителями ДСО,которые имеют пра-во юридического лица, и руководителями высших звеньев организа-ционно-управленческой системы. Текст приказа состоит из констати-рующей и распорядительных частей. В первой части излагаются об-

 

Глава 10. Информационное обеспечение

 

 

стоятельства, побудившие руководителя к изданию приказа, его цели; во второй, которая начинается словом «приказываю», излагается со-держание предписываемых действий и указывается лицо, которому поручается контроль их исполнения;

распоряжения являются правовыми актами ограниченногосрока действия и принимающиеся руководителями ДСО и функцио-нальных подсистем для разрешения оперативных ситуаций;

 

указания применяются к конкретным исполнителям(дляобеспечения выполнения приказов, распоряжений, инструкций). В них разъясняются действия по достижению какого-либо результата. Указание может быть устным, письменным, сформулированным в ви-де резолюции на документе;

 

инструкции формулируют правила выполнения работы,дей-ствия отдельных лиц, групп людей и подразделений;

 

протокол оформляется в ходе обсуждений вопросов на засе-даниях, совещаниях, конференциях и т. д. В них фиксируются приня-тые решения. Протоколы также составляются при возникновении разногласий между договаривающимися сторонами. В реквизитной части протокола указываются название организации или её структур-ного подразделения, дата составления, название вида заседания, пер-сональный состав или общее количество присутствующих, повестка дня, текст, подписи председателя и секретаря. В тексте обсуждения каждого пункта повестки дня указывается, кого слушали, кто высту-пил (содержание выступления) и что решили (постановили);

 

акт фиксирует установленные события,факты.В его вводнойчасти указываются основание для составления, фамилии и инициалы лиц, которые его составили. Некоторые виды актов должны утвер-ждаться;

отчёты –плановые документы,фиксирующие результаты ПХДи произведённые при этом затраты. Они составляются по определен-ным формам;

 

докладная записка содержит выводы и предложения,сооб-щение по какому-либо вопросу;

 

справка описывает и подтверждает события и факты,уста-новленные в результате обследований, проверок и т. п.;

служебное письмо является средством обмена информациеймежду организациями. Письма составляются на фирменных бланках организации. Текст начинается с указания обстоятельств, которые по-будили к обращению с данным письмом, и кончается просьбой, пред-

 

Глава 10. Информационное обеспечение

 

ложением, решением. Если письмо является ответом, название доку-мента указывается перед текстом;

 

постановление –правовой акт,принимаемый высшими органа-ми (правительства, министерства). Он имеет длительный срок дейст-вия и распространяется на широкий круг организаций;

 

положение –правовой акт,устанавливающий правила деятель-ности организаций или их структурных подразделений;

 

предписание фиксирует состав и количество участников,ходобсуждения вопросов коллегиальным органом управления;

 

сводка –разновидность справки,содержащая сведения,полу-ченные от различных организаций или лиц. Формой справки могут быть таблицы, графики, диаграммы и гистограммы;

 

докладная записка представляется,как правило,в выше-стоящую организацию для принятия соответствующих мер;

служебная записка представляется работником руководите-лю подразделения для решения текущих вопросов;

 

план фиксирует намеченные к выполнению работы,их объём,последовательность, сроки выполнения, источники финансирования.

Основные документы –приказ,докладная записка,справка,письмо.

 

Техника управления –это орудия и средства труда,предназна-ченные для выполнения информационных преобразований в процессе управления.

Первая группа средств управленческой деятельности –мате-

риальные носители информации (бумага, магнитная лента и др.). Вторая группа –это средства преобразования информации. Третья –средства оснащения процессов(оборудование,поме-

щения).

К средствам механического преобразования информации отно-сится многочисленная группа технических средств. В неё входят средства фиксации информации, копирования и размножения, пере-дачи информации (телефонная и телеграфная связь, радиосвязь, теле-тайп, фототелеграф, телефакс, космическая связь), средства хранения и поиска информации и другие.

Средства логического преобразования информации включают средства механизации и автоматизации вычислительных работ, авто-матизации текстовых процессов. Механические средства преобразо-вания информации и средства автоматизации текстовых процессов объединяют понятием «оргтехника». Это может быть специальная

 

Глава 10. Информационное обеспечение

 

 

мебель, различное оборудование рабочих мест управленческого пер-сонала (в т. ч. канцелярские приспособления).

 

В последнее время создаются специальные автоматизирован-ные рабочие места,включающие мини-ЭВМ.Такие рабочие местасозданы для работников бухгалтерии и экономистов. Совершенству-ются и повсеместно внедряются технические средства (видеотехни-ка, факсимильная аппаратура). Техника управления включает преоб-разование инженерно-технической, научной, статистической и другой информации в сфере интеллектуальной деятельности (с привлечением средств механизации и автоматизации).