Сортировка по двум или трем полям

Сортировка и фильтрация

Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка и фильтрация. Но, при этом таблица должна быть оформлена определенным образом, в противном случае инструменты сортировки и фильтрации работать не будут.

Как правило, таблица состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Таблица не должна содержать пустых строк или столбцов.

Сортировка

Сортировка позволяет выстраивать данные списков в алфавитном, цифровом и хронологическом порядке. При этом можно задать возрастающий, убывающий и пользовательский порядок сортировки.

Если задан возрастающий порядок сортировки, то данные списка упорядочиваются следующим образом:

· числа выстраиваются от наименьшего отрицательного к наибольшему положительному;

· значения даты и времени сортируются в хронологическом порядке от самого раннего к самому позднему;

· текстовые данные сортируются по алфавиту;

· столбец логических значений будет начинаться со значения ЛОЖЬ и заканчиваться значением ИСТИНА;

· пустые ячейки располагаются в конце списка.

Если задан убывающий порядок сортировки, то пустые ячейки также располагаются в конце списка, а данные всех остальных типов сортируются в порядке, обратном порядку, описанному ранее.

Для того чтобы начать сортировку таблицы:

1) щёлкните по любой ячейке внутри таблицы;

2) выполните команду: вкладка Данные – группа команд Сортировка и фильтр – команда Сортировка.

Сортировка по одному полю

1) Отсортируйте таблицу по полю Пол – по возрастанию.

В диалоговом окне Сортировка укажите следующие значения:

и нажмите кнопку ОК.

Сначала в списке будут фигурировать женщины, затем мужчины, так как по алфавиту буква «ж» предшествует букве «м».

2) Заново отсортируйте таблицу, но чтобы на этот раз мужчины предшествовали женщинам.

3) Отсортируйте таблицу по полю Отдел по возрастанию (от А до Я).

Сотрудники будут упорядочены по отделам в алфавитном порядке их аббревиатур: АПС, ОНК, ОТД и ТБК.

Сортировка по двум или трем полям

Сложная сортировка подразумевает упорядочение данных по нескольким полям. Чтобы добавить поля для сортировки в окне Сортировка используют кнопку «Добавить уровень».

Перед началом сортировки добавьте в таблицу после столбца Дата рождения еще один столбец – Возраст. Для этого:

· щёлкните мышью по имени столбца G (новый столбец должен располагаться перед этим столбцом);

· щёлкните по выделенному столбцу правой кнопкой мыши и в открывшемся списке выберите команду Вставить (вторую в списке) – см. рис. на следующей странице;

· в «шапочку» нового столбца введите название Возраст.

Перед тем, как заполнить столбец формулой в ячейку N3 (вне таблицы) введите текущую дату. Для этого:

· щёлкните мышью по ячейке N3;

· перейдите в окно мастера функций (вкладка Формулы – группа команд Библиотека функций – Вставить функцию);

· в списке Категория выберите Дата и время;

· в списке Выберите функцию – СЕГОДНЯ и нажмите кнопку ОК;

· в появившемся окне Аргументы функции нажмите кнопку ОК.

В ячейки столбца Возраст введите формулу для расчета возраста сотрудников: