Загальна характеристика програми Primavera

 

1. Сутність та зміст управління комунікаціями

Управління інформаційним зв'язком, або комунікаціями, в проектах включає дії, необхідні для забезпечення своєчасного отримання, збору, поширення, зберігання і кінцевого розміщення проектної інформації. Воно забезпечує дуже важливі зв'язки між людьми для обміну ідеями та різного роду інформацією, що в кінцевому підсумку необхідно дня успішного завершення проекту. Будь-яка особа, залучена до роботи в рамках проекту, повинна бути готовою до пересилання та прийому інформації на «мові» проекту по встановлених каналах, повинна розуміти, як ці комунікації впливають на проект в цілому.

Управління комунікаціями проекту повинно бути націлене на групову взаємодію в рамках управління проектом і включає:

1. інформацію проекту,тобто зібрані, оброблені і розподілені дані, що включають як вихідні дані, так і ті, які одержані в результаті прямих розрахунків, аналітичної обробки, эксперніх оцінок і ін.;

2. засоби обробки інформації, тобто інформаційні технологии, що базуються на сучасних програмних продуктах;

3. засоби комунікації, що базуються на сучасних засобах зв'язку,орієнтовані на забезпечення своєчасного збору, генерації, розподілу і збереження і передачі необхідної проектної информації;

4. документування робіт – збір, обробка та збереження документації по проекту.

Всі учасники інформаційної системи проекту, а також їхні вимоги до документації й системи повинні бути ідентифіковані до початку розробки інформаційної системи проекту.

Учасники інформаційного обміну в проекті:

замовник/споживач, інвестор, виконавець, керівник проекту, консультанті, контрольні органи, громадські організації та приватні особи.

 

 

Рис. 10.1. Схема інформаційного обміну в організації

Інформаційний зв'язок у проекті є широким поняттям і включає обширні знання, що не відносяться напряму до проектного оточення. Наприклад:

• Вибір засобів комунікації - коли інформувати необхідно в письмовій формі, а коли в усній, коли можна написати неформальну записку, а коли треба скласти офіційний звіт і т. ін.

• Стиль написання - активний або пасивний, побудова речення, добір слів і т. ін.

• Засоби комунікації - в основному мова, проектування візуальних засобів подання інформації І т. ін.

• Техніку управління нарадами - підготовка порядку денного, розгляд конфліктів і т. ін.

2. Документи проекту, їхня форма та класифікація

Документом є носій письмової чи графічної інформації. Він є основним первичним элементом комунікаційної системи проекту.

У залежності від призначення документи мають різну форму. Але обов'язковим для всіх документів, як формальних так й неформальних, є наступні реквизитьі:

• автор документа (посада, прізвище й ініціали);

• дата складання документа;

• адресат (кому документ призначається).

Документація може бути класифікована в такий спосіб:

• установча (устав та інші установчі документи);

• інвестиційна (бізнес-плани, обґрунтування інвестицій, технико-єкономічні обґрунтування й ін.);

• проектно-конструкторська (креслення, специфікації й ін.);

• проектно-кошторисна (проекти організації робіт, кошториси й ін.);

• нормативно-технічна (стандарти, норми, правила й ін.);

• документація по якості;

• технорабоча (інструкції, технологічні карти й ін.);

• організаційно-розпорядницька:

а) організаційна (організаційна структура, матриці відповідальності, положення про підрозділи, про менеджера проекту, правила внутрішнього розпорядку й ін.);

б) розпорядницька (накази, розпорядження, указівки, інструкції й ін.);

• інформаційно-довідкова (протоколи, акти, листи, довідки й ін.);

• планова (плани проекту, календарні графіки, сітьові графіки, гістограми, таблиці й ін.), у тому числі прогнозна;

• звітна (баланси проекту й підприємств-учасників, звіти про витрати й ін.);

• облікова (плани рахунків, головна книга й інші регістри бухгалтерського чи управлінського обліку й ін.);

• розрахунково-платіжна (розрахункові відомості, чекові книжки, платіжні доручення й ін.);

• контрактна (договір про наміри, договори (контракти), акти прийому-здачі, протоколи узгодження ціни й ін.);

• транспортна (накладні, маршрутні листи, й ін.);

• документація стратегічного характеру (стратегічні цілі проекту, концепція проекту, політика в сфері якості, кадрів й ін.);

• документація загального характеру.

3. Планування інформаційного зв'язку

Планування інформаційного зв'язку включає визначення інформаційних і комунікаційних потреб зацікавлених осіб: хто в якій інформації має потребу, коли вона їм знадобиться і як вона до них надходитиме. Усі проекти потребують передачі проектної інформації, але інформаційні потреби і методи поширення широко варіюються. Визначення потреб зацікавлених осіб в інформації і відповідних способів задоволення їх є важливим чинником успішного виконання проекту.

У більшості проектів значна частина планування комунікацій виконується в самих ранніх фазах проекту. Проте, результати цього процесу повинні регулярно переглядатися і коригуватися в разі необхідності, щоб гарантувати безперервне їх застосування.

Результати

Методи та засоби

Вхідні дані

Планування інформаційного зв'язку часто тісно зв'язане з організаційним плануванням (описаним у підрозділі 9.1), оскільки організаційна структура проекту значно впливає на комунікаційні вимоги проекту.

 

 

 

Рис.10.2. Логічна схема планування інформаційного зв’язку

Вхідними даними для планування інформаційного зв'язку є:

1. Вимоги до комунікацій - це загальна кількість інформаційних потреб зацікавлених осіб проекту. Вимоги визначаються типом і обсягом необхідної інформації в поєднанні з її цінністю. Ресурси проекту повинні витрачатися на передачу тільки такої інформації, яка сприятиме успіху, а відсутність останньої може призвести до невдачі. Для визначення проектних вимог до комунікацій необхідна інформація з таких питань:

• Проектна організація та взаємні обов'язки зацікавлених осіб.

• Напрямки діяльності, відділи та спеціальності, що включені до проекту.

• Логічне рішення про те, який штат необхідний для виконання проекту і його розстановка.

• Зовнішні інформаційні зв'язки (наприклад, із засобами масової Інформації).

2. Технологія передачі інформації. Прийоми та способи, що використовуються для інформаційного зв'язкуміж елементами проекту, можуть істотно варіюватися: від коротких звітів до розширених засідань, від простих документів до швидко доступних календарних планів і баз даних. Чинники технології передачі інформації, які можуть впливати на виконання проекту:

• Невідкладна потреба в інформації - успіх виконання проекту залежить від того, наскільки часто виправлена інформація доступна на момент запиту, чи задовільні звіти проекту?

• Доступність технології - чи вистачає систем, які вже діють, або може будуть потрібними якісь зміни?

• Очікуваний персонал — чи відповідають пропоновані комунікаційні системи досвіду і знанням учасників проекту, або може буде потрібним подальше навчання останніх?

• Тривалість проекту - чи необхідно міняти діючу технологію на новітню перед завершенням проекту?

3. Обмеження - це чинники, що обмежують вибір команди менеджерів проекту. Наприклад, якщо закуповуватимуться важливі ресурси для проекту, то можна буде ретельніше розглянути відстежування проектної інформації за контрактом.

Якщо проект виконується за контрактом, існують певні контрактні умови, які впливаютьна планування комунікацій.

4. Допущення - це чинники, що для цілейплануваннярозглядаються як істинні, реальні або визначені. Допущення звичайно привносять певну міру ризику.

Для планування інформаційного зв'язку використовуються наступні методи та засоби

1. Аналіз потреб зацікавлених осіб. Потреби в інформації різних зацікавлених осіб мають бути проаналізовані, для того щоб розробити методичний і логічний огляд потреб в інформації і джерел для задоволення останніх. Аналіз передбачає також розгляд придатних для даного проекту методів і технологій, завдяки яким надходитиме необхідна інформація. Слід уникати зайвих витрат на некорисну інформацію чи невідповідну технологію.

Результати планування інформаційного зв'язку:

1. План управління комунікаціями -це документ, в якому відображені:

• Структура збору і зберігання інформації - детальне описання того, які методи використовуватимуться для збору і зберігання різних типів інформації. Процедури повинні також передбачати збір і поширення вже відкоригованого попереднього матеріалу.

• Структура поширення - детальне описання того, кому адресована інформація (звіти про стани, дані, календарний план, технічна документація тощо) і які методи при цьому будуть використані (письмові звіти, наради і т.ін.). Ця структура має поєднуватися з відповідальністю і звітністю, описаною в організаційному графіку проекту.

• Описання поширюваної інформації, включаючи обсяг, зміст, рівень деталізації та використовувані угоди-визначення.

• Виробничі календарні плани, в яких інформується, коли який зв'язок здійснюватиметься.

• Методи доступу до інформації, що йтиме запланованими каналами.

• Метод коригування й удосконалення плану управління інформаційним зв'язком у процесі просування та розвитку проекту.

План управління комунікаціями може бути формальний і неформальний, детальний і широко окреслений, але завжди заснований на потребах проекту. Він є додатковим елементом загального плану проекту (описаного в підрозділі 4.1).

 

4. Звітування про виконання проекту

Звітування про виконання включає збір і поширення інформації про те,як використовуються ресурси для досягнення цілей проекту, з метою забезпечення нею зацікавлених осіб. Цей процес включає:

• Складання звіту про стан - описання, в якій фазі на даний час перебуває проект.

• Звіти відносно просування - описання того, чого досягла команда проекту.

• Прогноз - завбачення майбутнього стану проекту та його розвитку.

Звіти про виконання в цілому повинні надавати інформацію стосовно змісту календарного плану, вартості та якості.Багато які проекти також вимагають інформації щодо ризику та закупівель.Звіти можутьбути всесторонніми або зорієнтованими на виключну ситуацію.

 

 

Рис.10. 3. Логічна схема звітування про виконання проекту

Вхідними даними для складання звіту про виконання проекту є:

1. План проекту він містить різні вхідні дані, які можна використовувати для оцінки виконання проекту.

2. Результати роботи – дані про те, які роботи виконані повністю, а які частково, які грошові кошти були витрачені, а які заощаджені і т.ін. Результати роботи мають бути відображені у звіті відповідно до плану управління інформаційним зв'язком. Точна, уніфікована інформація про результати роботи необхідна для складання звітів з виконання, що знадоблятся у майбутньому.

3. Інші записи по проекту.. Крім плану проекту та результатів роботи в рамках проекту інші документи також часто містять інформацію, яка стосується змісту проекту і яка має бути врахована при оцінці виконання проекту.

Для звітування про виконання проекту можуть використовуватися наступні методи та засоби:

1. Розгляд виконання проекту здійснюється на спеціальних нарадах, як правило, такі розгляди базуються на звітах про виконання, технології складання яких наведені далі.

2. Аналіз відхилень передбачає порівняння фактичних результатів проекту з плановими або очікуваними. Найчастіше аналізу піддають ціни та графіки, але відхилення від плану, змісту, якості та ризиків виявляються часто так само важливими, якщо не більше.

3. Аналіз тенденцій включає дослідження через певні відтинки часу результатів проекту з метою визначення того, чи поліпшується або погіршується виконання.

4. Аналіз освоєного обсягу є щонайбільш часто використовуваним методом контролю виконання. Він полягає у контролі показників змісту, вартості та календарного плану й допомагає команді менеджерів проекту оцінити виконання проекту.

Аналіз освоєного обсягу включає контроль таких трьох основних показників по кожній роботі:

• Бюджет, або бюджетна вартість запланованих робіт - частина затвердженого кошторису, що планується бути витраченою за певний період часу.

• Фактична вартість виконаних робіт - сума прямих і непрямих грошових витрат на виконання робіт за певний період часу.

• Освоєний обсяг, або бюджетна вартість виконаних робіт - відсоток загального бюджету, що дорівнює відсотку фактично виконаної роботи в рамках проекту. Ці три показники використовують в поєднанні, щоб визначити, чи буде робота завершена так, як планувалося, чи ні.

5. Методи та засоби поширення інформації. Звіти про виконання поширюються з використанням методів і засобів, описаних у пункті 10.1.3.1,

Результатами звітування про виконання проекту є:

1. Звіти про виконання проекту. Звіти про виконання проекту групують, підсумовують зібрану інформацію і подають результати аналізу. У звітах надані види інформації та рівень деталізації, необхідний для різних зацікавлених осіб, мають бути такими,як це задокументовано в плані управління інформаційним зв'язком.

Звичайні форми звітів про виконання проекту включають лінійні графіки (графіки Гантта), гістограми та таблиці.

2. Запити на зміну. Аналіз виконання проекту часто генерує запит на зміну деяких аспектів проекту.

 

5. Адміністративне закриття проекту

Проект чи фаза, після якої або проект досягає своїх цілей, або зупиняється з якихось причин, вимагає закриття. Адміністративне закриття складається з перевірки і документування результатів проекту з метою формалізації приймання продукту проекту інвестором, клієнтом або споживачем. Адміністративне закриття включає багато записів проекту, що відображають фінальне описання проекту, аналіз успішності й ефективності проекту, а також архівацію цієї інформації для майбутнього використання.

Роботи з адміністративного закриття не повинні тривати до завершення проекту. Кожна фаза проекту має бути вчасно і правильно закрита, для того щоб переконатися, що важливу й корисну інформацію не загублено.

 

 

Рис.10. 4. Логічна схема адміністративного закриття проекту

 

Вхідними даними для адміністративного закриття проекту є:

1. Документація з контролю виконання. Уся розроблена документація стосовно зберігання й аналізу результатів виконання проекту, включаючи планові документи, які створюють основу для контролю виконання, має бути доступною для перегляду під час адміністративного закриття.

2. Документація на продукт проекту. Документи, розроблені для описання продукту проекту (плани, специфікації, технічна документація, креслення, електронні файли і т. Ін. - термінологія змінюється залежно від прикладної сфери), також мають бути доступними для перегляду під час адміністративного закриття.

3. Іншізаписи по проекту.

Результатами адміністративного закриття є:

1. Архів лроекту. Вся безліч записів по проекту має бути підготовлена для передачі до архіву відповідними особами. Будь-які проектно-орієнтовані або програмно-залежні бази даних мають бути скориговані.

2. Формальне приймання. Має бути підготовлена документація, за якою клієнт або спонсор прийматиме продукт по проекту (чи фази проекту).

З. Засвоєні уроки – документування випадків відхилень, коригуючих дій та інших типів уроків в такий спосіб, щоб вони стали частиною бази даних як по цьому так і по інших проектах, що виконуються в даній організації.