Збори як форма прийняття колективного рішення

Досить поширеною формою колективного обговорення ділових проблем є збори, що проводяться з метою спільного осмислення певного питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються люди, яких об’єднує якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати та ін.).

Збори готуються заздалегідь, і чим ретельніше, тим більшим буде ефект від їх проведення. Як і інші форми спілкування, збори складаються з кількох етапів, жоден з яких не можна ігнорувати: підготовка зборів; висвітлення проблеми та її обґрунтування; обговорення проблеми; прийняття рішення. Звичайно підготовкою до зборів займається робоча група, члени якої найбільше зацікавлені в результаті.

На першому етапі треба чітко визначити проблему для розгляду та коло учасників обговорення. Проблему необхідно глибоко проаналізувати і на цій основі підготувати відповідний матеріал для викладення на зборах. Як правило, у підготовці зборів беруть участь спеціалісти, а доповідачем призначається найкваліфікованіша й найавторитетніша людина.

Щоб знайти відповідний підхід до слухачів, промовець, тобто особа, яка виступає на зборах з якоюсь інформацією чи основною доповіддю, має зважати на обставини і середовище, в якому виступатиме. Насамперед треба чітко визначити для себе основну ідею виступу, підкріпити її чіткими й перевіреними аргументами. Ніколи не буде добрим промовцем той, хто виходить на трибуну, не підготувавши основи свого виступу. Звичайно, у дрібницях можна покластися на досвід, ситуаційні впливи й стимули з боку слухачів, але основна частина виступу має бути наперед продуманою. Потрібно визначити, що варто сказати у вступі, що – в основній частині, а що – наприкінці виступу.

Пам’ятаючи про регламент, доцільно розподілити час для виступу з доповіддю. Учені рекомендують приблизно 10-12 % загального часу присвячувати вступу, 4-5 % – висновкам, а решту – основній частині.

Зборами, як правило, керує президія, яку обирають їх учасники. Після основного виступу з доповіддю з теми, винесеної на розгляд, починається її обговорення. Ефективнішими будуть підготовлені виступи. При цьому може виступити й будь-хто з учасників зборів, кого щось схвилювало в доповіді. Питання про кількість осіб, які беруть участь в обговоренні, і регламент вирішують учасники зборів.

У виступі краще висвітлювати одну тему. Можна поділити виступ на кілька підпунктів. Кожну думку, інформацію, яку взято для виступу, треба оцінювати в кількох напрямках: чи відповідає вона поставленій меті? чи логічна й переконлива? чи цікава? чи відповідає матеріал формі промови й обставинам, у яких вона має проголошуватися? чи буде зрозумілою присутнім? чи відповідатиме загальноприйнятим етичним нормам? Саме в таких виступах яскраво виявляються етика та культура спілкування.

Самозакоханий оратор виступає перед аудиторією, щоб похизуватися, послухати себе самого, переконатись у значущості своєї персони. Його не цікавлять інтереси слухачів, їхні бажання й проблеми. І, навпаки, промовець, який намагається бути корисним людям, не шкодує часу і сил, готуючись до виступу, добираючи матеріал для переконання. Його виступ неодмінно матиме успіх.

Здатність постійно дбати про слухачів і вміння поставити себе на їхнє місце – одна з найважливіших передумов успіху. Із цим тісно пов’язане вміння стежити за реакцією в залі, завжди пам’ятаючи про слухачів з найнижчим рівнем знань. Цієї поради варто дотримуватись обережно, бо можна недооцінити слухачів, викладаючи матеріал надто спрощено, що так само не бажано.

Як підготувати виступ, щоб його добре сприйняли слухачі? Ось деякі поради:

• не вживайте надто довгі речення, бо їх важко зрозуміти;

• персоніфікуйте речення, але не зловживайте третьою особою однини і множини. Це порушення етикету. Не бійтеся вживати в разі потреби форму першої особи;

• не переобтяжуйте свою мову словами іншомовного походження, професійними термінами, абстрактними поняттями, бо їх не всі можуть зрозуміти;

• намагайтеся включати до виступу приклади, порівняння і висновки, а часом і дотепний вислів, але ставтеся до Їх добору серйозно;

• не зловживайте зайвими подробицями, в яких губиться головна думка;

• надмірна лаконічність також може зашкодити слухачам зрозуміти інформацію та основну ідею;

• завжди слід пам’ятати про етику свого виступу. Неповага до слухачів обернеться, зрештою, проти того, хто виступає.

Щоб досягти успіху, промовцеві важливо знати, як ставляться слухачі до нього особисто і до обраної ним теми. Ставлення може бути доброзичливим, нейтральним, недоброзичливим і дуже недоброзичливим. Якщо промовець знає, що більшість слухачів ставляться до нього неприязно, він повинен насамперед подбати про зміну їхньої установки. Якщо ставлення нейтральне, то протягом перших хвилин треба зробити слухачів більш доброзичливими. У літературі описано багато подібних порад щодо виступів і не варто ними нехтувати. Треба використовувати чужий досвід і набувати власного. Це допоможе досягти успіху у професійній справі.

Як правило, обговорення припиняється тоді, коли на запитання «Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми?» відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизуються. Зазвичай це робить президія чи спеціальна група. Важливо, як і на нараді, добрати раціональні ідеї, не обговорюючи невдалі ідеї і не виявляючи неповаги до їхніх авторів. Якщо не дотримуватися цього етичного правила, збори переростуть у сварку.

Президія або робоча група виносить на обговорення проект рішення, який приймається учасниками зборів, а потім доповнюється іншими пропозиціями. Якщо до запропонованого та винесеного на розгляд документа учасники зборів ставляться позитивно, він виноситься па голосування і приймається, якщо за нього голосує більшість присутніх на зборах учасників. Цей етап зборів дуже важливий, бо від якості прийнятого рішення залежить не тільки результативність цієї акції, а й зміни в ситуації, яка обговорювалася. Рішення має бути конкретним, із зазначенням виконавців і термінів виконання. Надзвичайно важливою є стадія контролю за виконанням прийнятого рішення. Доцільно через деякий час повідомити учасникам зборів про результати виконання прийнятого рішення і внесених критичних зауважень та пропозицій. Це зараз робиться в обов’язковому порядку на зборах акціонерів, де розглядається інформація відповідальних осіб про виконання-рішення, прийнятого минулими зборами, і внесених на них пропозицій.

Нарада. Дискусія.

Наради стали невід'ємною частиною нашого життя, їх проводять для вирішення виробничих питань на підприємствах, в установах, управліннях, організаціях.

У розмовній мові слово «нарада» є синонімом слова «збори». Термін «нарада» доцільно вживати лише тоді, коли учасники справді радяться, обмінюються поглядами й спільно доходять певних висновків. Не можна назвати нарадою збори, які скликає директор підприємства, щоб поінформувати підлеглих і дати розпорядження про виконання певних завдань і наказів.

Наради є одним із найефективніших способів обговорення актуальних питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського та політичного життя. Залежно від мети й завдань, які потрібно вирішити, ділові наради поділяються на проблемні, інструктивні (інформаційні або директивні) та оперативні (диспетчерські).

Проблемні наради проводять у невеликому колі фахівців або компетентних осіб із тією метою, щоб знайти оптимальне управлінське вирішення проблемних питань, які обговорюються. Схема вирішення таких питань містить доповідь (може бути і співдоповідь), запитання до доповідача, обговорення доповіді й вироблення загального рішення.

Інструктивні наради організовують безпосередньо управлінці (конкретні виконавці) з метою доведення до працівників загального завдання, передачі розпоряджень, необхідної інформації по управлінській діяльності.

Оперативні (диспетчерські) наради скликають для отримання інформації про поточний стан справ за схемою вертикального розподілу повідомлення. Особливістю оперативних (диспетчерських) нарад є їх проведення в точно визначені дні й години, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність. Позапланові оперативні наради спричиняють неритмічність виконання їх учасниками прямих обов'язків і тому проводяться в надзвичайних ситуаціях.

Найбільш складними за схемою побудови, за особливостями взаємодії об'єктивних та суб'єктивних факторів є проблемні наради.

Нараду проводить голова – керівник установи, підрозділу або відповідальна за певний напрям роботи особа. Його завдання під час підготовки наради такі:

– спланувати коло обговорюваних питань;

– визначити час, необхідний для обговорення кожного питання (при цьому врахувати можливість виникнення дискусії, обміну думками);

– продумати послідовність обговорення питань (переважно нараду починають із кардинальних виробничих проблем, які потребують інтенсивної розумової діяльності під час обговорення та вирішення; наприкінці наради вирішуються конкретні питання, які голова може подати у вигляді оголошень і максимально скоротити час на дискусію) та їх взаємозв'язок (наприклад, кадрове питання, яке обговорюється після виробничого, учасники можуть поставити в причинно-наслідкову залежність від першого, і голова наради має звести до мінімуму такий асоціативний зв'язок, якщо він небажаний);

– передбачити загальну мету, якої слід досягти під час розгляду кожного питання (довести до відома, скоординувати роботу різних ланок виробництва, вирішити питання, спланувати діяльність, ознайомити з проблемою для її подальшого обдумування та вирішення тощо);

– визначити коло учасників наради, урахувати при цьому їх особисту компетентність, посадові обов'язки, а також комунікабельність, уміння вести дискусію, приймати рішення, конструктивно співпрацювати;

– продумати механізми проведення дискусії з поставленою метою, оптимальної за часом та кількістю учасників: обговорення в послідовності, яку визначає голова; спонтанне обговорення, поділ на групи, мозковий штурм (спільне розв'язання творчої проблеми, яке забезпечується особливими прийомами, де, наприклад, кожний учасник вільно висуває свої пропозиції, ідеї щодо поставленої проблеми і серед них вибираються найкращі та ін.);

– передбачати (і заздалегідь відвести на це певний час) звертання до кожного з учасників, творчі завдання, ліричні відступи тощо, які створять невимушену ділову атмосферу, нейтралізують особисті недоліки та взаємні претензії учасників;

– перед засіданням підготувати вступ, який, залежно від характеру проблеми та обставин, може бути коротшим або довшим (2-3 хвилини, іноді – 5 хв.).

Підготовка наради полягає не тільки в обміркуванні проблеми й формулюванні запитань, а й у забезпеченні організованості заходу. Запрошення на нараду має містити: тему наради; день проведення наради; місце проведення наради – точна адреса, поверх, а в разі потреби – номер кімнати, кабінету (якщо місце проведення наради для більшості учасників незнайоме, то треба вказати номери трамваїв, тролейбусів чи автобусів, якими можна приїхати).

Найкраще надсилати запрошення на нараду приблизно за 10-14 днів до початку наради, а незадовго перед її проведенням доручити секретареві зателефонувати й нагадати учасникам, принаймні найвідповідальнішим з них.

Дискусія – форма колективного обговорення, мета якої – виявити істину через зіставлення різних поглядів, правильне розв'язання проблеми. Під час такого обговорення виявляються різні позиції, а емоційно-інтелектуальний поштовх пробуджує бажання активно мислити.

Диспут (від латинського disрutо – сперечаюся, розмірковую) – це активне обговорення проблеми, що цікавить його учасників, палка суперечка, викликана бажанням якомога глибше розібратися в питаннях, що обговорюються. Проте, диспут найчастіше використовується для публічного захисту наукової позиції або для того, щоб визначитись у життєво важливих, найчастіше моральних, проблемах. Теми для диспутів нерідко добирають на основі аналізу життєвого досвіду. На диспут звичайно відводиться менше часу, ніж на дискусію, і спрямований він, як правило, на розв'язання особистісно значущих моральних проблем.

В основному дискусії проводяться серед науковців. У науковій дискусії дуже важливо формулювати свої думки однозначними й точними словами, терміни обов’язково пояснювати й стежити за тим, щоб обговорення не відхилялося від головної проблематики.

Організація дискусії передбачає три етапи: підготовчий, основний та заключний. На першому етапі доцільно сформулювати тему дискусії й основні питання, які будуть винесені на колективне обговорення, добрати відповідну літературу для підготовки, визначити час і місце проведення дискусії. Учасників дискусії краще розмістити у приміщенні так, щоб усі присутні бачили одне одного в обличчя й добре чули.

Добір теми багато в чому визначає ефективність дискусії. Звичайно, краще формулювати її проблемно. На обговорення не бажано виносити понад п'ять питань. Якщо тема складна, доцільно зробити невеликий вступ, щоб учасникам дискусії було легше визначитись щодо основних понять.

На другому етапі обговорюються ті питання, які були винесені на порядок денний. Процесом обговорення керує ведучий. Від виконання ним своєї ролі багато в чому залежать хід і результати дискусії. Щоб не тиснути на присутніх авторитетом, ведучому не слід самому багато говорити. Він це може робити тільки тоді, коли не вистачає інформації для пошуку нового погляду на вже відому проблему. Ведучому треба ставитися до всіх поважливо і однаково, не засуджувати будь-кого з учасників за його, можливо, некомпетентну думку. Різні заклики ведучого на зразок «пам'ятайте про регламент», «дотримуйтеся правил дискусії», «будьте цивілізовані» не знімуть загострення пристрастей, а можуть лише образити її учасників. Тому не варто зловживати такими висловами.

Проте до поведінки учасників дискусії також є певні вимоги.

По-перше, вони мають підготуватися до обговорення обраної теми й виявити готовність викласти свою позицію.

По-друге, кожен повинен уважно слухати інших і чути, про що саме вони говорять.

По-третє, всім бажано поводитися відповідно до загальноприйнятих етичних норм поведінки. Не слід перетворювати дискусію на суперечку, не можна перебивати того, хто виступає, робити зауваження щодо особистісних якостей учасників.

Якщо під час обговорення виникла пауза внаслідок роздумів учасників, переривати її не слід, бо, можливо, вона допоможе знайти новий цікавий поворот дискусії.

Третій етап дискусії – підбиття підсумків. Це, звичайно, робить ведучий. Проте можна доручити це і досвідченому спеціалісту з числа учасників. Він оцінить повноту й глибину розкриття теми, новизну інформації, відзначить різні точки зору, наголосить на значущих результатах обговорення. Добре, якщо до аналізу дискусії будуть залучені й інші учасники. Це допоможе всім краще усвідомлювати й контролювати власну поведінку, а також сприятиме підвищенню рівня культури спілкування під час дискусії. Навіть те обговорення, що начебто не вдалося, також принесе користь, бо виграє не той, хто не помиляється, а той, хто вміє зробити з цього для себе певний висновок.

Як свідчать спостереження, дискусія не повинна тривати понад три години. Зловживання часом може викликати роздратування у присутніх. Ведучий має відчути кульмінаційний момент, після якого, звичайно, інтерес до обговорення зменшується, і підбити підсумки. Важливо також дотримуватися схваленого регламенту. Як правило, для повідомлення надається 15-20 хвилин, для виступу – 3-5 хвилин.

Під час обговорення нерідко народжується багато різних думок, іноді цілком полярних (від крайніх лівих до крайніх правих). І тоді учасники відповідно до своїх думок починають тяжіти до людей, думки яких їм близькі. Серед учасників дискусії виникають певні групи, найчастіше так звані меншість і більшість. Тривалий час вважалося, що істина належить більшості, а меншість сприймалася як дестабілізуючий фактор. Справді, більшість використовує психологічний тиск на інших. Проте авторитет її часом ґрунтується на чисельності, а не на правоті. Але, і це підтверджує практика, зокрема сесії Верховної Ради України, де саме меншість викликає творчу активність аудиторії, твердо й послідовно відстоюючи свої позиції. Тим самим вона стимулює більшість подивитися на проблему під іншим кутом зору. Вважається, що погляди більшості змінюються частіше залежно від етики поведінки та спілкування меншості, аніж від її компетентності

Ми любимо повторювати за древніми, що «в суперечці народжується істина». Однак для того, щоб відшукати цю істину, слід навчитися вести диспут правильно, дотримуючись основних загальноприйнятих правил ведення дискусії. Основи етикету суперечки складалися історично. У книзі професора С.І. Поварніна «Мистецтво дискусії», яка була вперше видана в 1918 р., викладені деякі правила етикету суперечки.

Цитуємо основні їх положення:

1. «...перший обов'язок і одна з найважливіших властивостей хорошого суперника в суперечці – уміти їх (протилежні докази) вислухати, точно зрозуміти й оцінити.

Уміння слухати – уміння важке: без нього – хороший супротивник у дискусії –немислимий.... Це фундамент мистецтва суперечки».

2. Важлива умова справжньої та чесної дискусії — повага до переконань і поглядів суперника, якщо ми бачимо їх щирість.

Манера вважати людину з іншими поглядами на життя ідіотом або мерзотником – ознака некультурного, нерозвиненого розуму, вузького кругозору.

3. Велике значення в дискусії має манера її вести. Тут теж є багато різновидів і відтінків. Одні сперечаються «по-джентельменськи», «по-лицарськи»; інші – за принципом: «на війні як на війні». Треті – просто «по-хамськи»....

Джентельменське дискутування – це найвища форма в цій драбині форм суперечки. У такій дискусії не допускаються ніякі недозволені прийоми. Супротивники поважають думки один одного, ніколи не опускаючись до висміювання, зневажливого тону, грубощів чи недоречних дотепів. Суперники намагаються гідно оцінити точку зору один одного.

Це найвища форма ведення дискусії, для якої необхідні розум і душевна рівновага...

Суперечка «по-хамськи» – це. перш за все, відкрита неповага до думок супротивника. Якщо той, хто дискутує; допускає грубощі, презирливий тон, якщо він вживає слова, що близькі до нецензурних, підсміюється, підморгує слухачам – то це все особливості такої манери дискутування, яку називають хамською.

4. Надзвичайно важливо, як ми ведемо дискусію: спокійно, урівноважено чи збуджено, схвильовано, навіть розлючено. Тут можливо сказати, що існує правило: якщо умови суперечки приблизно рівні, то виграє її завжди й незмінно холоднокровніший супротивник.

Аргументація повинна бути переконливою, стосуватися суті справи, демонструвати причиново-наслідкові зв’язки. Недоцільно наводити відразу всі відомі вам докази. Коли ви зауважили, що співрозмовник говорить неправду, попросіть його повторити або уточнити сказане, зазвичай це спрацьовує. Якщо опонент зігнорував наведені вами аргументи, які, на вашу думку, є важливими, то про них можна нагадати фразами: Ви ще не висловилися щодо…; Чи не могли б Ви сказати, якої Ви думки про…; Ви чомусь не зауважили…

Російський професор В.Т. Лісовський, який багато років займався методикою диспутів, склав «Пам'ятку учаснику дискусії», у якій сформулював основні правила ведення полеміки:

1. Перед тим, як сперечатися, подумайте, про що ви будете говорити.

2. Сперечайтеся чесно й щиро, не перекручуйте думок і слів товаришів.

3. Починаючи дискусію, ясно й чітко сформулюйте положення, котрі будете відстоювати, доводити. Ці тези повинні залишатися незмінними протягом усієї дискусії.

4. Пам'ятайте, що найкращим доказом чи спростуванням є точні й незаперечні факти.

5. Доводячи й спростовуючи, говоріть ясно, просто, чітко, точно. Намагайтеся говорити своїми словами.

6. Якщо доведено хибність думки, майте мужність визнавати пра­воту свого «противника».

7. Закінчуючи виступ, підведіть підсумки, сформулюйте висновки.

8. Пам'ятайте, що головне в дискусії – аргументи, логіка, доведення. Міміка, жести, вигуки як аргументи не приймаються.

Про результативність дискусії можна говорити тоді, коли в учасників сформувалася певна думка щодо обговорюваного питання або підтвердилися погляди, що їх мав дехто з присутніх до початку колективного обговорення. Якщо під впливом дискусії у частини учасників змінились установки, то це означає, що подіяв «ефект переконання». Він проявляється навіть тоді, коли в декого зароджуються сумніви щодо правильності своїх поглядів. «Нульовий ефект» дискусії буває тоді, коли погляди, думки більшості людей не змінюються. Звичайно, це може бути наслідком пасивного ставлення до дискусії та через відсутність підготовки до неї. Якщо під час дискусії в декого сформуються погляди, протилежні тим, які хотілося сформувати при її організації, то це означає дію «ефекту бумерангу», тобто негативний результат дискусії.

Загалом же найкращий, найефективніший спосіб переконати співрозмовника, спонукати його до зміни поглядів, уникнути суперечок – це розмовляти з ним так, аби він сам дійшов потрібного для вас висновку.