Основные требования к форме и построению таблиц

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.

Подлежащее – это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица.

Сказуемое — это совокупность характеристик указанных в подлежащем объектов.

Структура таблицы, включающая в себя нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик и прографку.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на:

• цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

• текстовые (содержат только текст);

• смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа);

• математические (хотя бы одна колонка содержит формулы);

• таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации)

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства

Логичность построения таблицы означает следующее:

1. Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).

2. Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

3. Логичность деления в подчиненных рубриках.

Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:

Расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях:

а) когда при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание таблицы по горизонтали);

б) когда велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);

2. Расположение рядом сопоставляемых граф и строк.

3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т.д.).

4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) – подлежащего.

5.Равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке.

6. Преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными:

а) перевернуть таблицу - превратить боковик в головку, а головку в боковик, строки в графы, а графы в строки;

б) перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего;

в) вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;

г) разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;

7. Минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:

а) избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один;

б) объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф;

в) образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;

г) устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов;

д) переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;

е) заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.

8. Максимальный лаконизм данных прографки, для чего рекомендуется:

а) выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа - в тематический заголовок;

б) ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных - тремя, используя для этого округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок;

в) объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках;

г) заменять слова условными математическими обозначениями (не более <, не менее >,более >, менее <, приблизительно «и т.п.).

9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий:

1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках пустых мест в таблицах можно избежать, разделив такую таблицу на 2-3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число.

2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы.

Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации ненамного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место.

4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.

5. Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего.

6. Объединять соседние однотипные таблицы.

7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.

8. Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось меньшее число строк.