Этапы управления системой внутрифирменного обучения персонала

В современных условиях рыночной экономики возрастает роль системы внутрифирменного обучения в организации, то есть достижения соответствия профессионального и квалификационного уровней сотрудников реальным задачам компании.

Системное обучение персонала предусматривает несколько этапов. Исследователи предлагают различные модели. Кибанов А.Я рассматривает этот процесс циклически, а Цыпкин Ю.А. предлагает общую модель обучения и развития [16,c.248]. Чаще всего практики управления используют модель основных направлений работы при организации обучения персонала, предложенная Курбатовой М.Б. и Магурой М.И. Они выделяют семь основных направлений [31, c.156]:

1. Постановка целей обучения персонала. Без четкого определения целей обучение теряет свою направленность и осмысленность для исполнителей (как преподавателей, так и организаторов обучения). Цели обучения должны быть тесно увязаны с целями организации. Среди основных целей обучения обычно выделяют следующие:

- Достижение более высокого уровня производительности и качества труда персонала.

- Сокращение потерь и издержек в процессе профессиональной деятельности.

- Приобретение слушателями профессиональных знаний и навыков, отвечающих перспективным требованиям к их работе.

- Повышение уровня трудовой мотивации персонала.

- Повышение приверженности работников своей организации.

- Формирование у обучающихся ценностей и установок, поддерживающих стратегию и цели организации.

- Информирование о целях, задачах, стратегии и политике организации.

Цели обучения могут существенно варьироваться в зависимости от многих переменных, таких как: потребности организации, содержание профессиональной деятельности слушателей, демографические или квалификационные характеристики персонала, финансовое положение предприятия и др.

2. Определение потребности в обучении. Должен проводиться систематический анализ потребности в обучении различных категорий персонала. Он необходим для определения того, какие формы и методы обучения будут наиболее эффективными и в наибольшей степени отвечать интересам компании. Этот анализ должен вытекать из стратегических задач компании в целом, так и задач, стоящих перед отдельными подразделениями.

Потребность в обучении может возникать в ответ на актуальные, сегодняшние проблемы и/или может быть связана с будущими планами организации. Содержание обучения должно логично вытекать из задач, стоящих перед компанией в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Другим требованием является своевременное обновление знаний и компетенций работников.

Потребность в обучении различных категорий персонала определяется как требованиями работы, так и индивидуальными характеристиками работников. На потребность в обучении, в приобретении новых знаний и развитии тех или иных профессиональных навыков оказывают влияние возраст, опыт работы, уровень способностей, особенности трудовой мотивации и другие факторы.

В зависимости от содержания учебных программ, от категорий обучающихся (руководители, специалисты, служащие, рабочие), от глубины и длительности образовательного процесса, от количества обучающихся выбираются наиболее оптимальные формы и методы обучения. При этом следует, руководствоваться тем, насколько эффективно воздействие выбранных форм и методов на обучающегося.

Кадровая политика предприятия, в частности политика в области подготовки и повышения квалификации, оказывает особенно сильное влияние на размер средств, выделяемых на обучение, а также на выбор форм и методов обучения. Основными ресурсами необходимыми для проведения обучения, будут являться средства, которые выделяются на покрытие расходов на обучение и время, затрачиваемое на процесс обучения (время обучающего, если он является сотрудником организации, и время обучающегося).

Бюджет подготовки и повышения квалификации персонала предприятия формируется на основе планов обучения и потребности в обучении персонала. Размер финансовых средств, выделяемых на обучение, во многом зависит от уровня доходности предприятия, специфики производства и позиции руководства в отношении обучения. [22, c.278].

3. Определение содержания, форм, методов обучения и необходимых ресурсов. Содержание учебных программ зависит от целей обучения, от категории работников, которые проходят обучение, от уровня подготовки и опыта преподавателя. Успех в освоении учебного материала зависит от того, насколько содержание учебного материала соотносится с образовательным уровнем, профессиональным опытом и интересами слушателей.

Другой фактор, оказывающий влияние на результаты обучения – сложность изучаемого материала. Чем сложнее учебный материал, который должны освоить обучающиеся (высокая доля теоретических знаний, перегруженность специальной терминологией или формулами), тем больше времени требуется для понимания и усвоения.

Структура учебного материала также оказывает значительное влияние на успех обучения. Учебный материал должен быть организован так, чтобы не только передать слушателям основные сведения по изучаемой тематике, но и помочь им легче установить связи между разными частями учебной программы, сформировать системное, комплексное понимание изучаемого предмета.

К сожалению, не всегда содержание учебных программ полностью отвечает интересам организации. Компании часто проводят обучение своего персонала, не получая от этого должной отдачи. Это случается по следующим причинам:

- Руководство может ошибочно считать, что с недостатками и проблемами в работе персонала (низкое качество, низкая производительность и т. п.) можно справиться с помощью обучения. Подготовке и повышению квалификации при этом не предшествует анализ причин плохой работы и результатов, не предусматриваются меры, которые помогали бы обеспечить востребованность результатов обучения. Без такой предварительной работы обучение утрачивает направленность на достижение поставленных целей и не вносит должного вклада в повышение эффективности профессиональной деятельности лиц, прошедших обучение.

- В ходе обучения работники часто вынуждены изучать тот материал или обучаться таким навыкам, которыми они уже владеют.

- Работников обучают по программам, привычным для данной организации, но уже утратившим свою актуальность, или обучение проходит по популярным в данное время и широко рекламируемым программам, которые слабо связаны с практикой, спецификой и потребностями организации.

В зависимости от содержания учебных программ, от категории обучающихся, от глубины образовательного процесса, от количества обучающихся выбираются наиболее оптимальные и эффективные формы и методы обучения.

4. Выбор преподавателей, инструкторов, тренеров, наставников, методистов. Для организации и проведения обучения персонала многие крупные организации имеют своих штатных преподавателей, тренеров. В качестве преподавателей могут привлекаться собственные работники - специалисты, обладающие необходимыми знаниями и опытом. Достаточно хорошо зарекомендовал себя подход, когда в качестве преподавателей (тренеров, инструкторов) выступают после соответствующей подготовки линейные руководители. Подбор преподавателей осуществляется с учетом их способностей и желания работать в этом качестве. При этом, следует учитывать такие формальные критерии, как возраст, образование и опыт работы. Большое значение имеют также коммуникативные способности кандидатов, уровень общего развития и умение ясно излагать свои мысли [19, c.61-62].

Если по каким-либо причинам организация не имеет возможности привлекать к обучению собственных преподавателей, то может быть найдено достаточное число внешних преподавателей. Так, например, преподавателей могут предоставить организации, специализирующиеся на обучении в соответствующей области (университеты, институты, бизнес-школы, консалтинговые фирмы) [6, c.153].

5. Разработка комплекса подготовительных мероприятий, в том числе составление положений и инструкций, регламентирующих процесс обучения или повышения квалификации, назначение ответственных, формирование учебных групп. При формировании учебных групп должен учитываться уровень образования или профессиональной подготовки слушателей, так как в одну группу не должны попадать новички и опытные работники, люди с разным образовательным уровнем.

6. Проведение обучения. Основными требованиями здесь выступают: постоянный текущий контроль за посещаемостью, обеспечение бесперебойной реализации учебной программы и обеспечение обучающихся всеми необходимыми учебными материалами.

7. Оценка эффективности обучения. Это самый сложный вопрос, вызывающий множество споров среди исследователей. Это связано, в первую очередь, с методологическими трудностями определения эффективности, и поэтому эффективность может быть определена только приблизительно, и в ходе дальнейшего осуществления профессиональной деятельности сотрудника, прошедшего ту или иную форму профессионального обучения.

Экономическая эффективность обучения определяется соотношением между суммарными затратами на организацию и проведение обучения и финансовыми результатами обучения, которые выражаются в виде прироста полезных результатов деятельности компании, увеличения его потенциала, снижения затрат на его функционирование и уровня риска деятельности.

К результатам деятельности системы обучения можно отнести:

- улучшение качества и эффективности работы;

- увеличение скорости и объема работы персонала, прошедшего обучение;

- снижение потерь, связанных с неправильной оценкой ситуации и неверными действиями работников;

- снижение вероятности аварий и поломок оборудования;

- укрепление корпоративной культуры организации; улучшение координации действий работников;

- рост способности работать в команде.