Вдосконалення інформаційних технологій і систем в готельному комплексі

Впровадження інформаційних систем і технологій вимагають певних витрат. А витрати можна фінансувати тільки з прибутку. Всі витрати обов’язково пов’язані з ризиком,тому вимагають певних коштів для покриття ризиків потенційних збитків.

Введення нових інформаційних систем і технологій слід проводити тільки при стійкому стані готельного бізнесу,тобто в разі стабільного прибутку.

Впровадження технологій в готельному комплексі передбачає,що:

1)всі вихідні документи оформляються за допомогою ПК;

2)миттєве отримання достовірної інформації щодо отримання взаєморозрахунків з клієнтами;

3) отримання інформації про клієнта;

4)зменшення кількості працівників при виконанні певних видів роботи.

Для створення інформаційної системи в готельному комплексі необхідно побудувати єдину інформаційну систему,що дозволить досягти всіх цілей.

Далі процес проектування зводиться до підбору необхідного програмного забезпечення для реалізації цієї програми та розрахунку оптимальної вартості реалізації проекту. Для проектування та вибору в готельному комплексі необхідно задати параметри системи. Найбільш оптимальні системи для середніх комплексів до 10-100 робочих місць повинні спиратися на технологію клієнт-сервер,інакше при такій кількості користувачів неминучі зайві витрати на апаратне програмне забезпечення. Програмні продукти подібного типу,що існують на українському ринку можна розділити на 2 групи:

- Української;

- Зарубіжної.

Готельний комплекс,для якого розробляється проект,налаштований на тривале існування на ринку і тому необхідно уважно поставитись до розробника програмного продукту. Це повинна бути достатньо велика компанія,яка націлена на розвиток і займає певне місце на ринку. Бо щорічно випускаються нові версії програмного забезпечення і споживач постійно переходить від однієї версії до іншої,а це процес,який не потребує додаткового фінансування,ніж процес переведення ІС з одного програмного продукту на інший.

До організації інформаційного забезпечення висувається ряд вимог: аналітичність інформації, її об’єктивність,єдність,оперативність,раціональність.

Аналітичність інформації полягає в тому,що вся система економічної інформації не залежно від джерел надходження повинна відповідати потребам керівника,тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрями діяльності та з цією деталізацією,яка потрібна керівнику для всебічного вивчення економічних явищ,процесів,виявлення впливу основних чинників і визначення внутрішньо -господарчих резервів,підвищення ефективності надання готельних послуг.

Об’єктивність - інформації насьогодні в готельному комплексі проявляється в організації обліку,планування,статистики. Тут переглядаються постійно форми документів,зміст,організація документообігу і з’являються нові форми накопичення і зберігання даних.

Це дає можливість проводити процес обліку і планування для вироблення управлінських рішень.

Єдність інформації,що висувається до організації інформаційного потоку і надходять з різних джерел потребує усунення та дублювання різних джерел інформації.

Економічне явище повинні реєструватися тільки один раз,а отриманні результати можуть використовуватися в обліку,плануванні,аналізі.

Оперативність інформації – ефективність аналізу може бути забезпечено, тільки тоді, коли є можливість оперативно втручатися в процес надання готельних послуг. За його результатами це означає, що інформація повинна надходити до аналітика як найшвидше. Підвищення оперативності інформації досягається застосуванням новітніх засобів зв’язку, обробкою її на комп’ютері

Раціональність – інформаційна система повинна бути раціональною, тобто вимагати мінімум витрат на збір, зберігання і використання даних. З одного боку для комплексного аналізу будь-якого економічного процесу, потрібна різна інформація, а при її відсутності аналіз буде неповним; з іншого боку надлишок інформації продовжує процес її пошуку, збору і прийняття рішень. Зданої вимоги витікає необхідність вивчення корисності інформації і на цій основі вдосконалення інформаційних потоків шляхом усунення зайвих даних і введення потрібних.

Таким чином інформаційна система в готельному комплексі повинна формуватися і вдосконалюватися з урахуванням перерахованих вимог, що є необхідною умовою підвищення дієвості та ефективності управління. Інформаційна система готельним комплексом є його кровоносною системою. Що забезпечує досягнення мети шляхом надання організованої, чітко структурованої і своєчасної інформації.