Порядок выполнения лабораторной работы

Создание презентации «План развития отдела информационных технологий» в среде приложения MS PowerPoint

Цель: Освоить технологию создания презентаций в среде приложения MS PowerPoint.

Краткая теория

Современные компьютерные технологии оказывают влияние не только на методы организации научной и производственной деятельности они также изменяют образ различных мероприятий, связанных с обменом информацией: семинаров, конференций, совещаний и т.п., на которых происходит обмен новыми идеями, формирование имиджа различных фирм, технологий, взглядов. Мероприятия, направленные на представления результатов деловой, научной, политической и иной деятельности принято называть презентациями.

Обмен информацией предполагает использование различных демонстрационных материалов, сопровождающих текст оратора. Презентация использует различные способы передачи информации, опирающиеся на соответствующие технологии. Здесь находят применение и печатные материалы (брошюры, буклеты, рекламные и информационные листки и т.п.), и натурные экспонаты (стенды, теле- и фотофрагменты), и звуковое сопровождение и др. Их общий недостаток в том, что они подготовлены заранее, их редакция практически невозможна.

Этого недостатка лишен метод использования компьютерных презентаций. Его суть в том, что менеджер (выступающий) использует комплект 'слайдов', подготовленный с помощью специальной компьютерной системы подготовки презентаций и размещенный в памяти компьютера, и непосредственно выводит их на экран с помощью специального проектора (LCD-проектор) или жидкокристаллической проекционной панели (LCD-панель).

Технология компьютерной презентации позволяет:

§ Создавать слайды, сопровождающие выступление и содержащие текст, графику, рисунки с помощью специальных инструментов и других редакторов (текстовых, графических и т.п.).

§ Планировать последовательность (структуру) демонстрации, организуя дополнительные (скрытые) слайды, оперативно изменяя содержание слайдов.

§ Используя курсор в качестве указки, обращать внимание аудитории на различные участки, представленной информации.

§ Иметь не выводимый на экран текст выступления или примеров (заметки выступающего).

§ Создавать формы для раздаточного материала.

Материал презентации состоит из следующих основных частей:

§ Комплект слайдов, содержащих основные положения (в форме текста), схемы, диаграммы, рисунки;

§ Структура презентации;

§ Раздаточные материалы;

§ Заметки выступающего.

Редактор презентаций представляет собой инструмент, позволяющий сообщить о достигнутых результатах или о планируемых достижениях. Его применение требует овладения навыками работы в среде редактора презентаций: формирование слайдов, содержащих текст, таблицы, рисунки; разработка структуры презентации, организация переходов между слайдами, передача информации в другие документные системы, демонстрация слайдфильмов, методы применения электронной указки, вывода на экран текста выступления (заметки выступающего), печать раздаточного материала и др..

Рассмотрим практические составляющие работы с редактором презентаций PowerPoint.

 

Порядок выполнения лабораторной работы

 

1. Открыть окно программы PowerPoint.

2. В открывшемся окне активизируйте «Шаблоны оформления».

 

3. В диалоговом окне «Создать презентацию», во вложении «Применить шаблон оформления», выбрать любое понравившееся оформление щелчком мыши по названию, например «Вершина горы» или «Галстук».

 

4. В окне «Применить разметку слайда» графически изображены варианты разметки слайдов, а в правой части окна отображается их название при выборе щелчком мыши конкретного варианта. Выбрать авторазметку «Титульный лист».

 

5. Откроется окно презентации с первым титульным слайдом. Щелкните в поле с надписью «Заголовок слайда» и введите необходимый заголовок для вашей презентации, например «План развития».

 

6. В поле «Подзаголовок слайда» аналогичным способом ввести к заголовку презентации пояснение, например «Отдел информационных технологий.

7. Выполнить сохранение презентации под именем файла «План развития» с помощью команды «Сохранить» из меню «Файл» или через графическое меню. Вся создаваемая вами презентация будет теперь сохранена под данным именем файла, а не только титульный лист.

 

Примечание: В обычном режиме, который загружается автоматически при открытии презентации, окно документа поделено на 3 части, как показано на рисунке:

Ø Общий вид слайда

Ø Структура презентации

Ø Область заметок, куда вводится пояснительный текст, который не появляется на самом слайде, но может быть выведен на экран в режиме заметок, рядом с соответствующим слайдом.

Соотношение размеров отдельных областей может изменяться, наведением курсора мыши на границу раздела и протаскиванием курсора мыши при нажатой левой клавише.

Чтобы добавить четвертую часть наберите команду:

8. Сформировав титульный слайд, можно перейти к добавлению других слайдов.

 

 

Щелкните по кнопке «Новый слайд»

 

 

9. Выберите авторазметку «Маркированный список».

 

10. Появится окно второго слайда презентации с двумя местозаменителями (рамки с заготовками текста, куда будет введен свой собственный текст).

 

Ввести в местозаменитель «Заголовок слайда» текст «Направление развития».

11. В местозаменитель «Текст слайда» в первый пункт надпись «Спутниковая связь». Нажать «Enter» и вторым пунктом ввести надпись «Цифровая телефония», третьим – «Интернет».

12. Во второй слайд осталось добавить заметки, которые помогут докладчику не растеряться в момент представления презентации. Эти заметки не видны на экране в режиме просмотра, но их можно читать во время презентации на экране своего компьютера или их можно распечатать.

13. В местозаменителе «Заметки к слайду» в нижнем правом углу экрана и введите текст «Сделать акцент на применение цифровых технологий связи».

14. Чтобы увидеть страницу заметок целиком необходимо: из меню «Вид» выполнить команду «Страницы разметок». Возврат в исходное состояние – из меню «Вид» команда «Обычный» или кнопка «Обычный режим» в правом нижнем углу экрана.

Примечание: Новый слайд так же отображается и в области структуры презентации (левая часть экрана) под значком №2 со всеми тремя пунктами.

 

15. Сохранить текущий вариант презентации, выполнив команду «Сохранить» в графическом меню.

 

16. Выполните пункт «Новый слайд»

 

17. Выберете авторазметку «Маркированный список в две колонки».

 

18. Введите заголовок слайда «Выставки и конференции», а на местозаполнителе маркированного списка введите пункты:

Ø Спутниковая связь 2010

Ø Офисные АТС

Ø Интернет будущего

Ø Охрана информации

и

Ø История телефонной связи

Ø Опыт зарубежных филиалов

Ø Исследования отечественного рынка.

19. В меню «Вставка» команду «Надпись». Ниже маркированных пунктов растяните мышью рамку для текстового поля. Введите текст «Сроки проведения: с мая по ноябрь»

 

20. Выровнять текст по центру. Окно «Структура» представлено ниже.

 

Для разработки содержания презентации предназначена специальная панель инструментов «Структура», расположенная в левой части окна вертикально, которая выполняет следующие команды:

 

- повысить уровень

- понизить уровень

- вверх

- вниз

- свернуть

- развернуть

- свернуть все

- развернуть все

- итоговый слайд

- отобразить форматирование

 

21. Для вызова панели используй команду Сервис →Настройка.

 

22. Теперь можно воспользоваться режимом структуры и дополнить презентацию другими слайдами и научиться перемещать слайды внутри презентации, если это необходимо.

23. Щелкните по кнопке «Свернуть все» на панели инструментов структуры, чтобы остались видны только списки заголовков.

20. Переместить курсор в конец третьего заголовка и нажать «Enter», в презентацию будет добавлен четвертый слайд.

21. Введите текст «Структура подразделения» и нажмите «Enter».

22. Повторяя действия, введите заголовки пятого и шестого слайдов соответственно:

Ø План роста доходов

Ø Реклама

Нажмите «Enter».

23. Появиться седьмой слайд, нажмите кнопку «Понизить уровень» на панели структуры, строка превратиться в пункт списка, введите текст «Телевидение», нажмите «Enter», щелкните по кнопке «Понизить уровень», появится пункт списка второго уровня, введите текст «30-секундный ролик». Нажмите «Enter», введите текст «60-секундный ролик». Нажмите «Enter» и щелкните по кнопке «Повысить уровень» на панели структуры.

24. Пункт списка второго уровня превратиться в пункт списка первого уровня, введите слово «Радио». Нажмите «Enter» и кнопку «Понизить уровень».

25. Введите в списке второго уровня следующие пункты соответственно:

Ø Местные радиостанции

Ø Федеральные радиостанции

Ø Специальные предложения

 

26. В области просмотра слайда (в правой части окна) видны 2 маркированных списка, один содержит введенные пункты, а второй пустует. При добавлении слайда в режиме структуры разметка нового слайда совпадает с разметкой предыдущего, т.е слайды 4,5,6 получили разметку 3 слайда.

27. На 6 слайде второй список не нужен. Поместите указатель мыши на шестом слайде, нажмите левую клавишу и переместите указатель вверх, когда горизонтальная линия окажется между значками 4 и 5 слайда, отпустите кнопку мыши. Пятый и шестой слайд поменяются местами.

 

28. Щелкните на маркере пункта «Телевидени е», выделенными будут все вложения этого пункты. Тремя щелчками по кнопке «Вниз» на панели структуры слайдов переместите выделенные пункты в конец слайда.

 

29. Щелкните на заголовке 3 слайда и щелкните на кнопке «Развернуть» на экране появится содержимое третьего слайда. Для сворачивания содержимого слайда, переместите курсор во внутрь списка слайда, и нажмите кнопку «Свернуть» на панели структуры слайда. Для разворачивания текста всех слайдов нажимается кнопка «Развернуть все».

30. Щелкнув по кнопке «Отобразить форматирование» можно увидеть реальный шрифт и маркеры всех пунктов структуры слайдов, в этом режиме удобно изменять начертание символов и менять маркеры. Возврат в исходное положение повторное нажатие кнопки

.

 

 

Примечание: В презентации возникает необходимость создания итогового слайда. В итоговом слайде формируется маркированный список заголовков каждого слайда серии. Он играет роль аннотации доклада. Для его создания выполняются следующие операции.

35. Нажатием на кнопку, свернув содержимое всех слайдов.

36. Щелкните на значке слайда № 2, удерживая клавишу «Shift», щелкните на значке слайда № 6.

37. Щелкните по кнопке «Итоговый слайд», итоговый слайд появится перед выделенным набором, он станет вторым слайдом.

38. Выделите фрагментом надпись «Итоговый слайд», удалите ее и введите надпись «Содержание доклада».

 

Примечание: PowePoint предлагает большое количество хорошо отработанных макетов презентаций, среди которых можно найти наиболее приемлемый для себя вариант. Для создания базовой структуры презентации необходимо предпринять воспользоваться мастером автосодержания.

39. Из меню «Файл» выполнить команду «Создать». В открывшемся окне выделить значок «Мастер автосодержания» и нажать «ОК».

40. В открывшемся окне нажать кнопку «Далее». Выполнить по кнопке нужной категории, например «Все», чтобы увидеть предлагаемые шаблоны.

41. В списке шаблонов (в правой части окна) выберете пункт «План продаж» и нажмите кнопку «Далее».

 

 

42. В следующем окне выберете стиль презентации «Презентация на экране» и нажмите «Далее». В открывшемся окне в поле «Заголовок презентации» наберите текст «План продаж компании». В поле «Нижний колонтитул» введите текст «Предложения на следующий год», который будет появляться в нижнем колонтитуле каждого слайда.

43. Активизировать кнопки «Дата последнего обновления» и «Номер слайда».

 

44. Нажать кнопку «Далее» и затем «Готово». В результате появится новая презентация. Обратите внимание, что, новая презентация снабжена не только заголовками, но и предлагаемым текстом содержания. Сохраните презентацию под именем файла «План продаж компании», она вам еще пригодится.

Примечание: Режим сортировки слайдов дает возможность работать с презентацией в целом. В этом режиме окно документа содержит в миниатюре совокупность всех слайдов презентации. Здесь удобно проверять презентацию на наличие ошибок и однородность дизайна, изменять шаблон, цветовую схему, копировать, переставлять слайды, настраивать анимационные эффекты, предназначенные для электронных слайд-фильмов.

 

45. Включите щелчком мыши режим «Режим сортировки слайдов» в левом нижнем углу окна программы. Появится третья строка графического меню «Сортировщик слайдов».

 

46. Перемещение слайдов выполняется следующим образом:

Ø Поместить указатель мыши на тот слайд, который будет перемещен (например, 2).

Ø Нажать клавишу мыши и, не отпуская ее переместить появившуюся вертикальную линию в новое положение (например, между 4 и 5 слайдами).

Ø Отпустить клавишу мыши.

47. Для перемещения группы слайдов или их копирования необходимо:

48. Выделить щелчком мыши первый слайд.

49. Нажать клавишу «Ctrl» и, не отпуская ее выделить другие слайды.

50. Выполнить команду «Копировать».

51. Установить вертикальную полосу в место вставки слайдов и выполнить команду «Вставить».

 

52. Для удаления слайдов в процессе работы необходимо выполнить следующее:

53. Щелкните по последнему слайду.

54. Выполнить команду «Вырезать», слайд будет удален.

55. Для удаления нескольких слайдов сразу, их необходимо выделить щелчком мыши при удерживании клавиши «Ctrl», а затем удалить.

Ø Оставшиеся слайды поменяют нумерацию.

56. Для добавления новых слайдов необходимо предпринять следующее:

Ø Щелчком мыши выделить тот слайд, после которого будет добавлен новый.

Ø Выполнить команду «Новый слайд» в графическом меню.

Ø В открывшемся диалоговом окне выбрать авторазметку «Текст и графика» и нажать «ОК».

Ø Появится пустой слайд, который можно заполнить содержанием в обычном режиме, в режиме слайдов или структуры.

 

57. Перемещать и копировать слайды можно не только в пределах одной презентации, но и между различными презентациями, для этого необходимо:

Ø Открыть презентацию «План продаж компании» и «План развития».

Ø Из текстового меню «Окно» выполнить команду «Упорядочить все», чтобы обе презентации размещались рядом друг с другом.

Ø Переключить обе презентации в «Режим сортировщика» .

Ø Теперь можно перемещать и копировать слайды между презентациями так же как это делалось в пределах одной презентации.

Ø Для возврата слайдов к первоначальному варианту выполняется команда «Вписать в окно» из текстового меню «Окно»

58. Чтобы скорректировать цветовую схему презентации можно выбрать одну из стандартных схем по следующему алгоритму:

Ø Переключитесь в режим сортировки в нижнем левом углу окна .

Ø Выделить два любых слайда (например: 4 и 5), которым будет назначена новая цветовая гамма.

Ø Выполнить команду «Цветовая схема слайда» из текстового меню «Формат», после чего появится диалоговое окно

 

Ø Выбрать щелчком мыши одну из цветовых схем, и нажать кнопку «Просмотр», чтобы увидеть, как эта схема будет выглядеть в презентации, затем нажать кнопку «Применить» для изменения цветовой схемы в выделенных слайдах или «Применить ко всем» для изменения цветовой схемы во всех слайдах презентации.