Место и роль инвентаризации в процессе составления бухгалтерской отчетности

Организация проводит инвентаризацию собственных материально- технических ценностей с целью обеспечения их сохранности и создания

достоверных данных бухгалтерского учета.

Основными ее задачами являются:

- выявление фактического наличия имущества организации;

- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

- выявление некондиционных материальных ресурсов, формирование обоснованных заключений с привлечением необходимых специалистов, а также подготовка документов для уценки или списания (утилизации);

- определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов;

- проверка полноты отражения обязательств в учете, соблюдения исполнителями выполнения договорных сроков, принятия мер по взысканию

- дебиторской и погашению кредиторской задолженностей, списания в установленном порядке обязательств по истечении сроков давности. Инвентаризации могут быть частичными, периодическими, полными и выборочными. Однако проверить полноту и достоверность бухгалтерского учета, установить, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическому состоянию имущества учреждения, можно только при сплошной инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Роль инвентаризации не ограничивается проверкой фактического наличия ценностей. В процессе инвентаризации имущества проводятся следующие мероприятия:

- организуется контроль за соблюдением требований в деятельности материально ответственных лиц по сохранности ресурсов (правил составления, оформления и представления первичных учетных документов, правил приемки, хранения и отпуска ценностей и др.);

- упорядочивается складское хозяйство (проверяются состояние складских помещений, порядок хранения ценностей, качество весоизмерительного хозяйства и др.);

- устанавливаются качественные характеристики материальных ресурсов: выявляются залежалые и неиспользуемые ценности, имущество, полностью или частично потерявшее первоначальные свойства, неходовые и не пользующиеся спросом готовые изделия и др. На основе полученной информации принимаются меры по их переоценке, продаже или использованию для других нужд;

- выявляются непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению основные средства;

- проверяется соблюдение правил содержания и эксплуатации основных средств.

В ходе инвентаризации расчетов с юридическими и физическими лицами проводятся следующие мероприятия:

- выявляется соблюдение правил расчетов с физическими лицами (подотчетными лицами, с работниками по оплате труда, с депонентами);

- оценивается соблюдение расчетно-платежной дисциплины (по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами, поставщиками и подрядчиками, с учредителями и др.);

- оценивается работа по выявлению и предотвращению потерь от несвоевременного взыскания дебиторской задолженности всех видов, пропуска сроков исковой давности.

Правильность и своевременность списания дебиторской и кредиторской задолженности играют важную роль при формировании финансовых результатов деятельности организации.

Порядок инвентаризации

Схематично порядок такого процесса, как инвентаризация, выглядит следующим образом:

1. Руководитель компании издает письменный приказ о необходимости проведения проверки материального имущества, имеющегося в распоряжении организации (форма № ИНВ-22). При этом в документе достоверно должны быть указаны сроки проведения проверки, а также утвержден состав инвентаризационной комиссии, в которую обязательно включают и заведующего складом.

2. К началу проведения проверки все ценности должны быть разложены по сортам, размерам, видам или другим отличительным признакам.

3. Осмотр и сверка наименований проводится в строго определенной последовательности в каждом месте хранения. Это значит, что если в собственности предприятия находятся несколько складов с имуществом, то инвентаризация осуществляется отдельно в каждом здании.

4. Наличие ценностей, как правило, устанавливается путем подсчета, взвешивания, обмера и т. д. Предметы в неповрежденной запечатанной упаковке от изготовителя допускается не пересчитывать.

5. Выявленные данные в обязательном порядке заносятся в специально утвержденную инвентаризационную опись (форма № ИНВ-3), которую подписывают все члены комиссии. Параллельно материально-ответственное лицо письменно соглашается с тем, что проверка полностью проходила в его присутствии.

6. Все выявленные расхождения записываются в сличительной ведомости (форма № ИНВ-19), после чего выясняются причины недостач (излишков) и берется письменное объяснение с материально-ответственного лица. Не выявленные или непригодные к употреблению товары оформляются в специальный акт о списании (форма № ТОРГ-16).

7. На завершающей стадии проверки ее результаты утверждаются руководителем предприятия, а вся требуемая отчетность отдается на хранение в архив.

Документальное оформление инвентаризации

Инвентаризация в обязательном порядке предусматривает наличие строго установленных форм документов, по которым ведется сверка продукции и без которых легитимность и обоснованность процедуры будет полностью утрачена.

Их принято классифицировать по нескольким категориям:

- Форма ИНВ-3, которая применяется для фактического отражения товарно-материальных ценностей, существующих на складе в момент ревизии;

- Форма ИНВ-4, использующаяся для отражения фактической стоимости ценностей, находящихся в момент проверки на складе;

- Форма ИНВ-5, которая применяется для инвентаризации товарно-материальных ресурсов, принятых на хранение;

- Форма ИНВ-6, использующаяся в тех случаях, когда на момент ревизии проверяемые ценности находятся в пути;

- Форма ИНВ-19, в которой отражаются расхождения в наличии товарно-материальных ценностей с имеющимися учетными данными;

- Форма ИНВ-22 - первоначальный приказ руководителя предприятия о предстоящей проверке;

- Форма ИНВ-26 - представляет собой акт, где отражены отклонения результатов инвентаризации от исходных значений. Данный документ является своеобразным итогом проведенной проверки, который исследуется руководящими органами компании в первую очередь.