Кто должен составлять описание рабочих мест?

Под описанием рабочих мест понимается перечень состава работ, выполняемых на данном рабочем месте, прав, обязанностей, степени ответственности и уровня квалификационных требований к работнику.

Такое описание может сделать сам работник с последующим утверждением разработки вышестоящим руководителем, может сделать начальник для своих непосредственных подчиненных или сотрудник находящийся на более высоком уровне или ступени, чем непосредственный руководитель. Существуют следующие причины, по которым описание рабочего места не должен делать тот, кто его занимает. Во-первых, чтобы иметь возможность установить сферу обязанностей данного рабочего места, нужно их видеть в более широком плане, что с точки зрения рядового исполнителя не всегда представляется возможным. Это легче сделать с позиции на ступень выше, охватывающей определенное количество подчиненных параллельных мест, что позволяет избежать «брешей» и дублирования. Во-вторых, непосредственный исполнитель не может с должной объективностью определить круг своих задач и обязанностей, а также ответственность за их выполнение.

Из числа авторов описания рабочих мест целесообразно исключить и работников, занимающих пост выше непосредственных руководителей; они могут определять круг задач для подчиненных им структурных подразделений, например в форме регламентов. С этой точки зрения направление описаний рабочих мест «сверху» следует рассматривать как серьезную организационную ошибку, так как подобные описания сделаны лицами, не знающими тех работников, для которых эти описания предназначены. Они не могут учитывать индивидуальных особенностей отдельных работников.

Для большинства работников описания рабочих мест должны разрабатывать их непосредственные руководители, поскольку только они располагают наибольшей информацией об индивидуальных качествах и квалификации людей, с которыми находятся в прямом личном контакте.

Можно вполне определенно высказываться в пользу совместного составления описания рабочего места исполнителем и его руководителем. Благодаря этому устраняются возможности появления в будущем недоразумений, связанных с различной интерпретацией отдельных пунктов описания. Относительно очередности определения задач можно сказать, что описание следует начинать в первую очередь с должности руководителя коллектива или группы, так как до тех пор, пока нет ясного представления о том, в чем состоят задачи руководителя аппарата, трудно говорить о задачах его подчиненных.

Так ли уж необходимо четкое описание рабочих мест? Можно встретить нарекание, что описание рабочих мест придает учреждениям жесткость. Но усиление жесткости, вызываемое описанием рабочих мест, может быть вредным лишь тогда, когда руководство данного учреждения не заменяет устаревшие описания новыми. Не подлежит сомнению, что описание рабочих мест по многим причинам, и прежде всего в связи с ускоренным прогрессом, подвержено старению. Однако не стареют ли также машины? Должно ли это свидетельствовать их непригодности и вызывать мысль об отказе от их использования или же лучше в подходящее время заменить устаревшие машины новыми? Очевидно — второе. То же следует, делать и с описаниями рабочих мест.

Некоторые авторы предусматривают обновление описаний рабочих мест через регулярные промежутки времени (например, раз _ъ полгода)'.

На наш взгляд, правильная организация рабочих мест полезна _и _выгодна прежде всего по следующим причинам.

1. Можно легче специализировать персонал. При отсутствии стабильности видов задач в условиях, когда каждый документ поручается работнику в порядке особого указания, а не автоматически на основе
его деловых качеств, учитываемых в описании рабочего места, теряется возможность специализации персонала.

2. Можно добиться самостоятельности в работе сотрудников. Если мы хотим последовательно стремиться к наиболее современному уровню работы аппарата административного управления, то должны
в описании рабочего места закрепить определенную самостоятельность исполнителя. Это необходимое условие.

3. Можно избежать перестраховки со стороны работников. Административный работник, имеющий точно очерченные задачи и полномочия и — что в данном случае наиболее важно — ясно установленные показатели выполнения работы, занимает активную позицию, избавляется от перестраховки и от излишних и в этих условиях необоснованных опасений. Исследования показывают, что наиболее
серьезным источником жалоб населения на администрацию можно считать недоверчивость, опасения и перестраховку со стороны административных работников при принятии решений. Проблема эта имеет исключительно важное значение.

4. Облегчается подбор персонала. Кадровые службы, занимающиеся подбором и приемом на работу персонала, должны располагать комплектом описаний рабочих мест, так как они содержат информацию о квалификации, которую должны иметь кандидаты. Для обращающихся за работой также весьма важно предварительное ознакомление, причем как можно более подробное, с описанием рабочих
мест, которые они могут занять.

5. Облегчает правильную оценку деятельности работников. Все более распространяющаяся практика периодических оценок деятельности работников в наиболее современной форме концентрирует внимание на результатах работы. Единственным рациональным исходным пунктом для такой оценки может быть перечень задач и обязанностей, содержащихся в описании данного рабочего места.

6. Облегчает надлежащую подготовку и переподготовку работников. Часто вызывают нарекания формы профессиональной учебы, их оторванность от жизни и текущих потребностей. Думается, основу любой учебной программы (разумеется, в определенных границах однородности учебных групп) должно составлять содержание описаний рабочих мест тех работников, для которых учеба организована. В этом случае мы получаем максимальную гарантию, что программы будут отвечать запросам слушателей.

7. Облегчает определение норм штатного состава. Начальным действием при расчете штатов для административного органа является регистрация всех работ, выполняемых им. Это значительно облегчается, если есть детальные описания рабочих мест. По нашему мнению, отсутствие описаний рабочих мест в значительной мере затрудняет достижение удовлетворительного решения этой проблемы.

8. Облегчает установление ответственности работника на данном рабочем месте. Даже там, где описания рабочих мест почти совсем забыты, в случае обнаружения серьезных упущений их отыскивают и тщательно изучают, чтобы на основе описаний определить, кто за что отвечает и в результате чьего халатного отношения к обязанностям возникло нежелательное положение вещей.

9. Облегчает планирование работ. Описание рабочего места облегчает планирование собственной деятельности и правильное распределение полученных задач, разделение их на более и менее важные.
Указания, облегчающие соответствующее планирование собственных сил и средств, расстановку акцентов в зависимости от важности задач, могут быть почерпнуты из правильно составленного описания и основаны на нем.

10. Облегчает мотивирование целесообразности выполняемых задач. Описание рабочего места оказывает стимулирующее действие на работника, так как он чувствует, что выполняемая им работа имеет значение и положительно оценивается в коллективе учреждения. Описание рабочих мест вносит в учреждение элемент порядка, создает климат, который сам по себе является фактором, стимулирующим
добросовестное выполнение обязанностей.

11.Облегчает сохранение правильной рабочей нагрузки и справедливого вознаграждения. Отсутствие надлежащих описаний рабочих мест очень затрудняет оценку загруженности отдельных людей и их
вклада в работу учреждения.

12. Облегчает работу руководителю, особенно вновь назначенному, поскольку он получает полную информацию о том, что от кого можно требовать. Конкретизация задач предоставляет возможность
тщательно продумать структуру всего учреждения, разработать книгу служб, положение об органе управления.

13. Облегчает поддержание трудовой дисциплины. Многие авторы отмечают тесную связь между дисциплиной труда и правильно организованным рабочим местом.

14 Облегчает введение современных форм делопроизводства. Рационализация канцелярского труда, конкретнее — введение безжурнальной системы делопроизводства, вообще невозможна без четко установленного распределения обязанностей между отдельными рабочими местами: при ежедневном распределении почты было бы неизвестно, кому какой документ направить на исполнение. Все должно было бы проходить через руки руководителя подразделения, отнимая у него время, и в основном распределялось бы на основе пункта «и прочие», как это, к сожалению, происходит во многих учреждениях.

15. Улучшает прохождение информации. Без точного определения деятельности каждого рабочего места невозможно введение современной организационной информационной системы даже теоретически,
поскольку было бы неизвестно, какую информацию кому направлять. В таких условиях рассуждения об использовании ЭВМ для нужд аппарата административного управления выглядят просто несерьезно.

16. Облегчает обнаружение (а тем самым ликвидацию) «брешей» и дублирования при распределении работы между персоналом данного структурного подразделения.