Формальні організації і групи та їх характеристики

Група - це дві особи чи більше, яке взаємодіють одна з одною таким чином, що кожна особа впливає на інших і одночасно знаходиться під впливом цих осіб (за Марвіном Шоу [2]).

Організація - це група чи декілька груп людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення спільної мети [2]. Таким чином, організація складається, як правило, з декількох груп, які створюються при розподілі праці керівництвом по вертикалі та горизонталі.

Формальні організації характеризуються такими основними ознаками [2]:

1) перетворення ресурсів для досягнення мети. Ресурсами вважаються матеріали, люди, технологія, капітал, інформація,

2) залежність від зовнішнього середовища. Найкращі менеджери ІВМ
нічого не можуть зробити, щоб втримати маленьку японську фірму від вступу
на ринок з новою інтегральною схемою, яка робить деякі види продукції ІВМ
застарілими і неконкурентноспроможними,

3) горизонтальний розподіл праці, тобто фактично це поділ праці на
компоненти, який реалізується у вигляді існування різноманітних підрозділів,

4) вертикальний розподіл праці - ієрархічна структура організація,
функціями якої є координація роботи.

Формальні організації виникають організовано та існують якийсь певний час. У формальних організаціях існують як формальні, так і неформальні групи (наприклад, курс студентів). Важливими причинами вступу у формальну організацію є винагорода у формі певного доходу та престиж. Формальна група створюється за волею керівництва. Виділяють три основні типи формальних груп:

- групи керівників (командні групи), які складаються із керівників та їх
безпосередніх підлеглих, які теж є керівниками,

- виробничі групи (робочі групи, цільові групи) включають осіб, які разом
працюють над одним і тим же завданням. Від командної групи вони відрізняються тим, що у них значно більше самостійності в плануванні і в здійсненні своєї роботи,

- комітети - це групи всередині організації, яким делеговані повноваження для виконання якогось завдання чи комплексу завдань. У комітеті приймається групове рішення і цим він відрізняється від інших організаційних структур. Комітети можуть називатися Радами, комісіями, командами і т. д. Комітетам можуть делегуватися як лінійні, так і штабні повноваження.

Є два основні типи комітетів: спеціальні та постійні.

Спеціальні комітети - це тимчасові групи, діяльність яких сформована для виконання певної мети, що обмежується часовими рамками.

Постійні комітети - це постійно діючі групи всередині організації, які мають конкретну мету, наприклад консультації з питань постійної ваги (рада директорів, ревізійна комісія, фінансова комісія, виконавчий комітет і т. д.).

Використання комітетів ефективно у таких випадках:

1) коли проблема вимагає великого досвіду у певній сфері: вихід на новий
ринок, запровадження виробництва нового виду продукції, купівля іншого підприємства чи об'єднання з ним, пошук джерел нових кредитів,

2) коли потрібно прийняти непопулярні рішення,

3) коли прийняте рішення впливає на моральний клімат колективу,

4) коли є необхідність координувати роботу різних підрозділів, а комітет
може бути форумом для виявлення різноманітних точок зору,

5) коли небажано зосереджувати всю владу в руках однієї людини.

Характерні помилки при впровадженні комітетів і ситуації, коли прийняття рішень одним керівником краще, ніж комітет:

1) відсутність чіткого опису прав та обов’язків комітету,

2) неправильно визначена чисельність членів комітету. Оптимальним вважається склад з 5-10 осіб,

3) втрати часу,

4) уповільнене прийняття і виконання рішень,

5) коли компроміс породжує посередність,

6) коли спостерігаються надмірні витрати на утримання комітету,

7) коли в комітеті існує явище конформізму.