Табличный процессор Microsoft Excel. Структура документа Excel. Каждый документ Excel представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов

Структура документа Excel. Каждый документ Excel представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов. Листы одной рабочей книги обычно связаны между собой тематически. Одна рабочая книга может содержать десятки и даже сотни рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет название. Это как бы отдельная электронная таблица. Файлы Excel имеют расширение.xls. Столбцы обозначаются латинскими буквами: А, В, С… (АА, АВ и т.д.). Максимальное число столбцов в таблице – 256. Строки нумеруются целыми числами. Максимальное число строк в таблице – 65536.

Ячейки в Excel располагаются на пересечении столбцов и строк. Номер ячейки формируется как объединение номеров столбца и строки. Программа Excel вводит номера ячеек автоматически. Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей. В большинстве операций используется именно она. Текущая ячейка обведена широкой рамкой, а ее номер и содержимое приведены в строке формул [6].

Содержимое ячеек. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать три вида данных:

1. Текстовые данные – строка текста произвольной длины. Ячейка, содержащая текстовые данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может интерпретировать данные в ячейке как число или как формулу, программа считает, что это текстовые данные.

2. Числовые данные – отдельное число, введенное в ячейку. Excel рассматривает данные как число, если их формат позволяет это сделать. Как числа рассматриваются данные, определяющие даты или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях.

3. Если ячейка содержит формулу, – значит эта ячейка вычисляемая, т.е. значение ячейки может зависеть от значений других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака «=». Все формулы дают числовой результат. Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Вместо формулы воспроизводится результат, полученный при ее вычислении. Просмотр и редактирование формулы производится в строке формул.

По окончании ввода программа Excel автоматически выравнивает текстовые данные по левому краю, а числовые – по правому.

Операции с ячейками. В некоторых операциях могут одновременно участвовать несколько ячеек. Для обозначения группы ячеек используется термин диапазон. Если при выборе ячеек удерживать клавишу Ctrl, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Так можно создавать даже несвязанные диапазоны. С выбранным диапазоном в Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в Word. Для того, чтобы удалить ячейки выбранного диапазона, надо выполнить команду Правка – Удалить.

Копирование и перемещение ячеек можно осуществлять через буфер обмена, но его использование в Excel имеет особенность: операцию вставки можно произвести только сразу же после операции копирования или вырезания. Ячейки из буфера обмена вставляются в указанное место. Копирование и перемещение ячеек можно производить также методом перетаскивания. При использовании правой кнопки мыши открывается специальное окно, позволяющее выбрать нужную операцию.

Автоматизация ввода данных. Excel позволяет автоматизировать ввод повторяющихся данных и данных, подчиненных несложному закону изменения. Сначала надо сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и заполнить ее. После этого следует установить указатель мыши на маркер заполнения (правый нижний угол текущей ячейки). Указатель мыши примет форму «+». Перетаскивание маркера заполнения позволяет «размножить» содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или в строке. Если содержимое ячейки – число, оно будет автоматически увеличено на 1. При протягивании вправо или вниз числовое значение в последующих ячейках увеличивается, при протягивании влево или вверх – уменьшается. Если требуется более сложный закон изменения, используют команду Правка – Заполнить – Прогрессия, что позволяет указать направление заполнения и параметры прогрессии.

Абсолютная и относительная адресация. Адресация по методу «левее», «правее» и т.д., не требует абсолютного указания адресов ячеек, входящих в формулу, и называется относительной адресацией. По умолчанию программа Excel рассматривает адреса ячеек как относительные. Это позволяет копировать формулы методом заполнения.

Но иногда возникают ситуации, когда при заполнении ячеек формулой необходимо сохранить абсолютный адрес ячейки, если, например, она содержит значение, используемое при последующих вычислениях в других строках и столбцах. Для того, чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ «$». Таким образом, ссылка на ячейку А1 может быть записана в формуле четырьмя способами: А1, $А1, А$1 и $А$1. При заполнении ячеек формулой как относительная рассматривается только та часть адреса, перед которой нет символа «$».

Форматирование и изменение размеров ячеек. Для отображения текстовых данных, чисел, денежных сумм и календарных дат используются разные форматы. С помощью кнопок панели Форматирование можно выбрать один из нескольких заранее подготовленных форматов для записи чисел. Чтобы произвольно отформатировать ячейки из определенного диапазона, надо выделить нужный диапазон и дать команду Формат – Ячейки.

Сложные формулы и стандартные функции. Программа позволяет использовать большое число встроенных стандартных функций и способна выполнять весьма сложные вычисления. Мастер функций позволяет выбрать любую стандартную функцию из имеющихся в программе. В списке Категория выбирают категорию, к которой относится нужная функция, а в списке Функция – конкретную функцию. После того, как функция выбрана, ее имя заносится в строку формул, а вид окна функции изменяется, давая возможность ввести аргументы функции. В верхней части диалогового окна размещаются поля для ввода аргументов, а в нижней части располагается справочная информация. Задавать аргументы функции можно в числовом виде или как ссылки на ячейки. Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек.

Программа Excel допускает вложение функций, т.е. в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.

Формулы можно вводить также вручную. При работе с Excel важно не производить никаких вычислений в уме, т.к. это может вызвать ошибки при работе с таблицей [5].

Работа с несколькими рабочими листами. Формулы могут ссылаться на ячейки, находящиеся в других рабочих листах. Формат такой «межлистовой» ссылки имеет вид: <имя листа>!<адрес>. Чтобы при редактировании формулы выбрать ячейку, находящуюся на другом листе, надо перед выбором ячейки щелкнуть на ярлыке нужного рабочего листа.

Программа Excel позволяет также одновременно вводить или редактировать данные на нескольких рабочих листах. Чтобы выбрать для работы сразу несколько рабочих листов, надо выбрать первый из этих листов, а затем щелкнуть на ярлыках других листов, удерживая нажатой клавишу Shift или Ctrl. В этом случае любая операция, проведенная на одном из рабочих листов, автоматически дублируется на остальных.

Группа ячеек, выбранных на нескольких рабочих листах, называется трехмерным диапазоном. Трехмерные диапазоны используют для одновременного форматирования ячеек на нескольких рабочих листах или для ссылок в формулах. Чтобы выбрать трехмерный диапазон, надо сначала выбрать группу рабочих листов, а затем диапазон ячеек на одном из рабочих листов этой группы. В формуле ссылка на трехмерный диапазон может выглядеть, например, так: Лист1: Лист3! А1: С12 [7].

Сортировка и фильтрация данных. Excel часто используют для ведения простейших баз данных. Параметры сортировки задают командой Данные – Сортировка. Простейшее средство фильтрации – автофильтр (Данные – Фильтр – Автофильтр). По этой команде в ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающиеся кнопки со списком вариантов фильтрации. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.

Создание диаграмм. Перед построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут на ней отображаться. Выбрав диапазон данных, надо щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели Стандартная.

Мастер диаграмм подготавливает создание диаграммы в несколько этапов. На первом этапе выбирают тип диаграммы. Excel предоставляет возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм. Затем выбирают параметры оформления различных частей диаграммы. На последнем этапе выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы.

Созданную диаграмму можно рассматривать как формулу. Если внести изменения в данные, использованные при ее создании, то диаграмма изменится. Готовая диаграмма состоит из ряда элементов, которые можно выбирать и изменять. Выбранный элемент помечается маркерами.

Печать готового документа. Рабочие листы могут быть очень большими. Поэтому, если не требуется печатать весь рабочий лист, можно определить область печати. Область печати – это заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо всего рабочего листа. Чтобы задать область печати, надо выбрать диапазон ячеек и дать команду Файл – Область печати – Задать.

При повторном задании той же команды заданная область печати сбрасывается. Каждый рабочий лист в книге может иметь свою область печати, но только одну.

ЗАДАНИЯ

Задание 1. Понедельные расходы на личный бюджет

1. Составьте таблицу, показывающую понедельные расходы на личный бюджет. В первой строке укажите заголовок, в следующей введите подзаголовок «Понедельный доход». В ячейке В2 запишите число 150. В строке 3 введите заголовки колонок A, B, C, D, E, F: