Ввод текста и чисел в формате текста

Текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов в совокупности, например, приведенные ниже записи интерпретируются как текст:

Кредит, ФЗП, Ставка01, 10AA109, 127AXY, 276-01-46, 208 4675.

Для ввода произвольных чисел в текстовом формате перед числом необходимо набирать апостроф, например ‘356785. Для интерпретации чисел, например, инвентаризационных номеров, как текста, можно назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа.

При вводе длинной записи текст записывается по верху всех справа стоящих ячеек. Если в эти ячейки тоже что-то вводится, текст спрячется вниз, но не потеряется. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, выберите команду Ячейки (вкладка Выравнивание) в меню Формат, а затем измените необходимые параметры. Чтобы вводимый текст занимал в ячейке несколько строк, установите флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание. Так вводят заголовки столбцов таблицы, выравнивая их по центру. Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши ALT+ENTER.

 

ВВОД ЧИСЕЛ

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. В EXCEL число может состоять только из следующих символов в их совокупности:

E e

Кроме того, при вводе чисел в денежном формате на экране изображаются буквенные названия национальных валют.

Стоящие перед числом знаки плюс «+» игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от установленных параметров в компоненте "Язык" и "Стандарты" панели управления. Перед рациональной дробью следует вводить 0 (ноль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты, например, вводите 0 ½. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус «-» или заключать его в круглые скобки (). Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем на вкладке Выравнивание установите необходимые параметры.

Там же, но на вкладке Число выбирается один из возможных форматов представления чисел.

Если число длиннее ширины ячейки, оно будет округлено, представлено в экспоненциальной форме (например, 7,89E+08) или в ячейке появятся символы переполнения ####.

Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули. После ввода число хранится в числовом формате, даже если ячейке был в последующем назначен текстовый формат.

 

ВВОД ДАТЫ И ВРЕМЕНИ

В EXCEL даты и время суток интерпретируются как числа. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание, и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например, 09.05.96 или Янв-96.

Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, в качестве разделителя даты и времени используйте пробел.

Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени отделенные пробелом буквы AM или PM (A или P). В противном случае время будет интерпретировано с использованием 24-часового формата. Например, при вводе значения 3:00 вместо 3:00 PM время будет храниться в ячейке в виде 3:00 AM.

Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, все даты сохраняются как последовательные числа и время сохраняется в виде десятичной дроби. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, выделите ячейки, содержащие дату или время, выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем на вкладке Число из списка Числовые форматы выберите элемент Общий.

В EXCEL используется система отсчета дат с начала столетия; в этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г. Все остальные даты отсчитываются от этой начальной. Время суток отсчитывается от 12 часов ночи. В результате время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки.

Чтобы ввести текущую дату (по календарю компьютера!), нажмите клавиши CTRL+; (точка с запятой). Чтобы ввести текущее время (по часам компьютера!), нажмите клавиши CTRL+SHIFT+: (двоеточие).

ДИАПАЗОНЫ

Если стать на любую ячейку и удерживая левую клавишу мыши, перемещать курсор, то будет разворачиваться окно черного цвета, объединяющее ячейки в так называемый диапазон. При отпускании клавиши мыши диапазон остаётся на экране. Одна выделенная ячейка - тоже диапазон!

Если после выделения некоторого диапазона нажать и удерживать клавишу CTRL, то можно продолжить выделение в диапазон других, не смежных с первыми, ячеек. Если нажать кнопку в левом верхнем углу рамки листа, то произойдет выделение в диапазон всех ячеек листа. Если стать на номер строки или букву столбца и нажать левую кнопку мышки, то произойдет выделение диапазона-строки или диапазона –столбца. Смысл выделения диапазонов в том, что операции EXCEL теперь будут распространяться на все ячейки данного диапазона.

Копирование диапазона:

- выделить диапазон и стоять внутри его;

- МП и выбрать Копировать…, вокруг диапазона появляется “муравьиная дорожка”;

- стать курсором на ячейку, которая будет левым верхним углом нового месторасположения диапазона и нажать ENTER.

При копировании можно переходить на другой лист книги.

Перемещение диапазона:

- выделить диапазон;

- стать курсором на рамку диапазона (курсор в виде стрелки);

- нажать клавишу мышки и перетащить диапазон в новое место.

Если удерживать клавишу Alt, то можно переместить диапазон на другой лист.

Очистка или удаление диапазона:

- выделить диапазон и стоять курсором внутри его;

- МП и из контекстного меню выбрать Очистить или Удалить.