Общие правила работы с документами

 

Действия по документу

Информация обо всех торговых и финансовых операциях, совершаемых компанией, вводится при помощи документов и сохраняется в журналах документов.

Все документы регистрируются в Общем журнале документов, а также в журналах, содержащих определенные документы (документы по покупателям, платежные документы)

Открыть определенный журнал: Операции – Журнал документов – выбрать журнал – ОК

Открыть Общий журнал документов: Документы – Общий журнал документов

В заголовке окна журнала выводится интервал видимости документов, который можно изменять. Изменение интервала видимости: Действия – Интервал – указать интервал – ОК

Чтобы установить интервал видимости для всех журналов: Сервис – Параметры – Журналы.

Ввод нового документа осуществляется через меню Документы.

Любая торговая или финансовая операция может быть зафиксирована путем оформления и проведения документа. Документы имеют похожую форму, правила заполнения и структура типичны для всех документов. Документ имеет шапку и табличную часть, реквизиты заполняются последовательно.

Сохранение и проведение документа

Для сохранения и проведения документа в форме документа предусмотрены следующие кнопки:

Записать – сохранение документа без выхода из формы

Провести – сохранение и проведение документа без выхода из формы

ОК – сохранение и проведение документа с последующим закрытием и выходом из формы документа

Закрыть – выход из формы документа.

Проведенный документ регистрируется в Общем журнале документов и обозначается

 

Печать документов

Документ можно распечатать из формы документа или из журнала документа по кнопке Печать.

Ввод одного документа на основании другого

Эта операция предполагает возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида, т.е. «ввод на основании».

1. В журнале документов выбрать документ-основание

2. Действия – Ввести на основании

3. Из перечня документов выбрать нужный вид документа

4. ОК

Например, можно создать документ Реализация (купля-продажа), перенеся в нее информацию из ранее выписанной Заявки покупателя.

 

 

Документы ввода начальных остатков

Документы Ввод остатков по кассам, Ввод остатков по поставщику, Ввод остатков по покупателю, Ввод остатков по розничной торговле, Ввод остатков по ТМЦ являются вспомогательными документами и используются на этапе ввода системы в эксплуатацию.

Эти документы хранятся в журнале Ввод остатков.

Ввод документов по остаткам: Документы - Ввод остатков

 

Ввод остатков по кассе, банку, подотчетникам

Документ предназначен для ввода остатков денег в кассах предприятия, на его расчетных счетах, денежных средств у подотчетных лиц. Вид вводимых остатков определяется кнопкой Операция в документе.

Ввод остатков по кассам

В одном документе можно ввести информацию об остатках наличных средств, принадлежащих одной фирме, во всех кассах предприятия.

Ввод остатков по банковским счетам

Остатки вводятся по всем банковским счетам фирмы.

Ввод остатков по подотчетникам

Если подотчетное лицо работает с несколькими фирмами, то необходимо оформлять отдельный документ для каждой фирмы.

 

Ввод остатков ТМЦ

С помощью этого документа можно установить остатки на складе и ввести соответствующие партии без выписывания фиктивных документов. Если ТМЦ находятся на разных складах, то оно оформляются отдельными документами ввода остатков.

Вид партии вводимых остатков задается кнопкой Операция.

№	Вид остатков	Вид операции
	Остатки партий ТМЦ, хранящихся на складах	Ввод остатков ТМЦ на складе
	Остатки ТМЦ, находящиеся на реализации у комиссионера	Ввод остатков ТМЦ, переданных
	Остатки реализованных ТМЦ, принятых на комиссию от комитента, за которые не отчитались перед комитентом	Ввод остатков ТМЦ реализованных

 

Ввод остатков по поставщику (покупателю)

С помощью этого документа можно установить остатки взаиморасчетов, числящихся за контрагентом без выписывания фиктивных накладных. Взаиморасчеты с контрагентом распределяются по отдельным фирмам. Для каждой фирмы должен быть введен свой документ ввода остатков.

С помощью кнопки Операция изменяется сущность долга и название документа. На основании документа Ввод остатков долга по поставщику можно ввести документ Счет-фактура выданный, а на основании документа Ввод остатков долга по покупателю можно ввести документ Счет-фактура полученный.

 

Документы поступления

 

Заказ поставщику

Документ Заказ поставщику предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика ТМЦ и может являться документом, на основании которого производится оплата и получение ТМЦ. Количество ожидаемого ТМЦ можно посмотреть в отчете Заказы поставщикам.

Создание документа: Документы – Поставщики – Заказ поставщику

Документы Заказы создаются, хранятся и редактируются в журнале Поставщики и в Общем журнале документов.

На основании документа Заказа поставщику можно выписать Расходный кассовый ордер в случае наличной оплаты или зафиксировать безналичную оплату с помощью Платежного поручения с занесением его в банковскую выписку (Строка выписки банка (расход)).