О наличии и движении товаров

Для усиления контроля за сохранностью и своевременностью отражения в учете товаров и управления ими, материально ответственные лица составляют на основании приходных и расходных документов отчетность о наличии и движении товаров и тары. Сроки и порядок составления отчетности устанавливает администрация торговой организации, которые зависят от ее специализации, документооборота, объема товарных операций и других факторов. В любом случае торговая организация должна устанавливать единую форму и сроки представления отчетности для всех материально ответственных лиц. На практике они составляют отчетность о наличии и движении товаров и тары за 3, 5, 7, 10 дней в виде товарного отчета или сопроводительного реестра. В розничной торговле используется товарный отчет (составляемый по пятидневкам), а в оптовой – товарный отчет или сопроводительный реестр.

Товарный отчет состоит из нескольких частей (ф. № ТОРГ-29). В адресной части указывается наименование организации, вид ее деятельности, название «ТОВАНЫЙ ОТЧЕТ», дата составления, за какой период составлен отчет, должность, Ф.И.О. материально ответственного лица и его табельный номер.

В предметной части отражаются:

- остаток товаров и тары на начало отчетного периода;

- приход товаров и тары с указанием наименования поставщиков, даты и номера документа;

- итого прихода товаров и тары;

- итого прихода их с остатком;

- расход товаров и тары с указанием вида расхода, номер и дата документа, подтверждающего расход;

- итого расхода товаров и тары;

- остатки товаров и тары на конец отчетного периода.

Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце товарного отчета. Товарный отчет составляется в двух экземплярах. Первый вместе с приложенными к нему документами передается в бухгалтерию, а второй – остается у материально ответственного лица. Документы прикладываются к товарному отчету в порядке последовательности записей.

Кроме товарного отчета материально ответственные лица составляют отчет о таре (ф. № ТОРГ-30), в котором, как и в товарном отчете, заполняется адресная и предметная часть. В предметной части указывается:

- наименование тары;

- цена;

- остаток на начало отчетного периода, приход, расход, остаток тары на конец отчетного периода с указанием количества и суммы.

Итоги остатка на начало отчетного периода, прихода, расхода и остатка на конец отчетного периода тары, указанные в отчете по таре, должны быть равны аналогичным итогам сумм, отраженным в товарном отчете по гр. № 5 «Стоимость тары». В отчете по таре указывается количество приложенных документов. Он подписывается материально ответственным лицом и бухгалтером, принявшим отчет на проверку.

Формы товарных отчетов, применяемых в оптовых организациях, могут быть различны. Так, на базах и складах, имеющих небольшую номенклатуру товаров, аналитический учет их может осуществляться непосредственно в товарных отчетах, где указываются остатки, приход и расход не только в целом по каждому документу, но и по каждому наименованию товара (по количеству и сумме).

При большом документообороте материально ответственные лица по решению администрации организации могут составлять сопроводительный реестр сдачи документов (ф. № ТОРГ-31), в котором в предметной части отражают приходные и расходные документы с указанием их даты и номера, наименования поставщика и получателя, количество листов документов по каждому поставщику или покупателю и в целом по реестру.

Сопроводительный реестр составляется в двух экземплярах на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Обнаруженные при проверке в реестре ошибки исправляют с обязательным подтверждением исправлений материально ответственного лица. Поскольку в сопроводительном реестре остатки, приход и расход товаров не указывают, то это ослабляет контроль за сохранностью и усложняет управление товарными запасами.