Панелі ключових індикаторів ефективності міжнародного бізнесу

Кожній організації, яка займається ЗЕД, потрібна панель ключових індикаторів ефективності міжнародного бізнесу (Performance Dashboard), яка транслювала б її стратегію в цілі, показники, ініціативи і завдання конкретно для кожної групи і кожного співробітника організації. Панель індикаторів є системою управління ефективністю. Вона представляє стратегічні цілі і дозволяє співробітникам компанії кількісно оцінювати, відстежувати і регулювати найважливіші процеси.

Хоча індикаторні (приладові) панелі вже давно стали невід’ємною належністю автомобілів та інших транспортних засобів, бізнес, адміністративні та некомерційні організації тільки останнім часом сприйняли цю концепцію. Спочатку відповідна тенденція виникла серед керівників, захоплених ідеєю володіння «панеллю індикаторів керівника» (executive dashboard) або «кабіною управління керівника» (executive cockpit), яка дозволяла б управляти компанією прямо з належного голові крісла в залі засідань правління. Насправді такі інформаційно-аналітичні системи керівника (EIS) з'явилися ще в 1980-е рр., але вони так і не отримали широкого розповсюдження, тому що знаходилися в розпорядженні вузького кола керівників, у той час як були створені на основі універсальних ЕОМ або мінікомп'ютерів, так що їх настроювання й обслуговування коштували дуже дорого.

Але за минулі 20 років інформаційні технології далеко просунулися вперед. Універсальні ЕОМ (мейнфрейми) і мінікомп'ютери в значній мірі поступилися місцем системам клієнт/сервер, які у свою чергу були витіснені системами на платформі Web (через їх очевидні переваги), які забезпечили управління додатками і подання потрібної інформації. В той же час в економіці почався процес глобалізації, доходи та прибутки скорочувалися, а боротьба за залучення більш вимогливих клієнтів загострювалася. Керівники реагували на це проведенням реінжинірингу, підвищенням якості продукції і скороченням витрат, але ці заходи приносили лише тимчасове полегшення, не забезпечуючи довгострокового успіху.

В 1990-ті рр. компанії почали експерименти із забезпеченням бізнес-користувачам безпосереднього і своєчасного доступу до критично важливої інформації, і з'явилася область, яка тепер називається бізнес-аналізом. Паралельно з цим керівники стали все частіше звертатися до нових інструментів управління ефективністю, таким як збалансовані системи показників, «шість сигм» (Six Sigma), економічна додана вартість (EVA) і розподіл витрат на основі видів діяльності (ABC), що дозволяє використовувати весь потенціал інформаційного забезпечення для максимізації ефективності і збільшення вартості бізнесу.

У результаті багато керівників компаній переконалися в тому, що вони можуть забезпечити собі довгострокові конкурентні переваги, забезпечуючи своїх співробітників актуальною і достовірною інформацією, необхідною для того, щоб вони могли працювати з попередженням і приймати більш обгрунтовані рішення. По суті, керівники визнали, що ідея впровадження інформаційно-аналітичних систем EIS 1980-х рр. була хорошою, але реалізована вона була занадто вузько, тому що такі системи потрібні не тільки вищому керівництву, а практично всім працівникам організацій. На щастя, керівникам компаній не довелося довго чекати потрібного рішення. На початку 21 століття бізнес-аналіз злився з управління ефективністю, внаслідок чого виникли панелі індикаторів (Performance Dashboards).

Внаслідок такої конвергенції з 2000 р. інтерес до панелей індикаторів різко підвищився. Дослідження, проведене в 2004 р. Інститутом сховищ даних (TDWI), показало, що в більшості опитаних організацій (51%) панелі індикаторів або збалансовані системи показників вже використовуються і що ще 17% в даний час розгортають у себе подібні системи. Те ж дослідження показало, що майже третина організацій, які вже мають на озброєнні панелі індикаторів або збалансовані системи показників, використовують їх в якості основних додатків для генерації звітів і аналізу даних.

Вигоди і переваги для керівників, менеджерів середньої ланки і рядових співробітників від використання панелі індикаторів:

• Інформування працівників про стратегії. Панелі індикаторів висловлюють корпоративну стратегію через вимірні показники, цільові значення і різні ініціативи, причому у вигляді, адаптованому конкретно для кожної групи в складі корпорації, а іноді і для кожного співробітника. Щоранку кожен співробітник корпорації, увійшовши в панель індикаторів, отримує ясне уявлення про стратегічні цілі корпорації і про те, що він повинен зробити для цього в своїй області.

• Коректування стратегії. Керівники використовують панелі індикаторів як штурвала для тонкої коректування стратегії по мірі її реалізації. Замість того щоб в якості реакції на внутрішні проблеми або зміни у відповідній галузі радикально змінювати курс, керівники тепер можуть використовувати панелі індикаторів для невеликих послідовних коригувань курсу по дорозі до пункту призначення.

• Розширення зони видимості. Панелі індикаторів розширюють зони видимості керівників і менеджерів середнього рівня відносно повсякденних операцій і майбутніх робітників показників, своєчасно надаючи їм достовірні дані і прогнозуючи тенденції, виходячи з результатів минулого діяльності. Це допомагає компаніям швидше закривати свої бухгалтерські книги та інші фінансові документи в кінці кожного місяця і заздалегідь передбачати проблеми, які могли б вплинути на кінцеві результати.

• Вдосконалення координації. Роблячи дані про ефективність фактично загальнодоступними, панелі індикаторів спонукають працівників різних відділів, наприклад фінансового та операційного, до тіснішої співпраці. Вони також сприяють розвитку корисного діалогу між менеджерами і рядовими працівниками щодо результатів роботи і прогнозів і дозволяють менеджерам більш часто і конструктивно аналізувати роботу компанії.

• Посилення мотивації. Як відомо, «що можна виміряти, то можна зробити». Оприлюднюючи оцінювальні показники і результати роботи, панелі індикаторів підсилюють мотивацію співробітників корпорацій, спонукаючи їх діяти оптимальним чином, принаймні в тих областях, де результати піддаються вимірюванню. Якщо оплата праці прив'язана до результатів роботи, то панелі індикаторів спонукають співробітників працювати більш старанно не тільки з почуття відповідальності, але і з бажання отримувати додаткову плату.

• Представлення узгодженої картини бізнесу. Панелі індикаторів консолідують та об'єднують корпоративну інформацію, використовуючи загальні визначення, правила і піддаються вимірюванню показники. Таким чином, створюється єдина версія корпоративної інформації, якою користуються всі співробітники організації, тому конфлікти серед менеджерів і аналітиків з приводу того, чия версія правильніше, виключаються.

• Скорочення витрат і зменшення надмірності. Забезпечуючи консолідацію і стандартизацію інформації, панелі індикаторів усувають потребу в надмірних сховищах інформації, які, взагалі кажучи, можуть призвести до конфліктів з єдиною версією корпоративної інформації. Всього одна панель індикаторів може допомогти організації позбутися десятки, якщо не сотні, незалежних систем генерування повідомлень, табличних вітрин, вітрин даних і сховищ даних.

• Делегування повноважень користувачам. Панелі індикаторів фактично забезпечують делегування повноважень користувачам, надаючи їм доступ до потрібної інформації в режимі самообслуговування і спонукаючи їх генерувати необхідні звіти, не звертаючись в ІТ-відділи. За рахунок використання багаторівневого подання інформації, структурованих навігаційних маршрутів аналізу, панелі індикаторів полегшують співробітникові середньої ланки доступ до інформації, її аналіз і можливість прийняття відповідних рішень.

• Представлення інформації, що дозволяє діяти. Панелі індикаторів надають користувачам інформацію, що дозволяє діяти, тобто користувач отримує актуальні дані, які дають можливість приймати необхідні заходи, щоб виявляти проблеми, що виникають, допомагати клієнтам і без зволікання використовувати нові можливості. Вони також рятують користувачів від багатогодинного, а іноді і багатоденного пошуку необхідних повідомлень або іншої потрібної інформації.

Таким чином, панелі індикаторів представляють потрібну інформацію потрібним користувачам в потрібний час, забезпечуючи оптимізацію рішень, підвищення ефективності і прискорення досягнення цільових результатів.