Делопроизводство и деловая корреспонденция

(Вопросы к тестам)

I. Делопроизводство.

1. Организация делопроизводства на предприятии.

Делопроизводство - это: совокупность работ по документированию деятельности предприятия и организации документооборота.

Документооборот - это: движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки.

Документирование - это: процесс подготовки и создания документов.

Документ - это: материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Реквизит - это: информационный элемент документа, характеризующий сам документ.

Бланк - это: стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводиться место для переменной.

Формуляр - это: совокупность реквизитов, присущих определённому виду документа, расположенных в определённой последовательности.

По месту составления документы делятся на: внутренние и внешние

По содержанию документы делятся на: распорядительные информационно-справочные.

Печати бывают: гербовая и простая круглая печати

К документам организационного характера относятся: устав предприятия, учредительный договор, штатное расписание, структура и штатная численность работников аппарата управления, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работника.

К документам информационно-справочного характера относятся: оферта, рекламация, договор (контракт), трудовая книжка сотрудника: сведенья о работе, о награждении, о повышении квалификации, о пенсии., акт, протокол, письма, объяснительные записки, докладная записка, справки, телеграммы, телефонограммы и др.

Оттиск печати на документе должен захватывать: последние буквы подписи и личную подпись.

К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Перечислите документы, исполнение которых подлежит обязательному контролю: распорядительные

Полное воспроизведение подлинного документа называется: копия

Копии бывают трёх видов: отпуск, выписка и дубликат

Какие реквизиты придают документу юридическую силу: наименование вышестоящей организации; указание автора документа; название вида документа; почтовый адрес отправителя; коммуникационные данные; подпись; дата; регистрационный индекс; ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа; место составления или издания.

Название вида документа печатают: на общем бланке под реквизитами по середине

Исходящие документы подписываются: руководителем организации

В состав реквизита "Подпись" (23 реквизит) входят: надпись «Верно», наименование должностного лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения

Документы на предприятии классифицируются: входящие и исходящие

Устав предприятия имеет следующие разделы: указание на собственника организации; наименование организации и его вид; местонахождение организации; предмет и цель деятельности; перечень органов управления и их компетенция; размер уставного фонда; порядок образования имущества организации и распоряжение имуществом; порядок распределения прибыли; условия реорганизации и ликвидации организации.

Юридическим основанием возникновения распорядительного документа является: законы РБ; указы и распоряжения Пр-та РБ; постановления кабинета Мин. РБ; поручения вышестоящих органов; решения судов; необходимость правового регулирования работы аппарата.

Подразделения делопроизводства: управление делами; общие отделы; секретариат; канцелярия.

Юридические требования к ведению делопроизводства:1. Наличие единой системы организационных и распорядительных документов, сведенных в единый перечень с конкретным их наименованием и соответствующих данному предприятию, органов управления на этом предприятии и решаемым задачам. 2. Соблюдение порядка подготовки и оформления реквизитов, утверждения и выпуска этих документов.

Документы, в которых закрепляются право издания документов, их подписание, утверждение, согласование: уставы организаций; в положениях о структурных подразделениях; в должностных инструкциях

Полномочия совета предприятия: определение общей направленности экономического и социального развития предприятия; определение порядка распределения прибыли; участие в выпуске ценных бумаг и их покупке; решение о создании или ликвидации филиалов и подразделений; принятие решений по внешнеэкономической деятельности; рассмотрение конфликтных ситуаций.

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют: порядок приема и увольнения работника; основные права; обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания.

Что такое должностные инструкции работающих: организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

 

2. Правила подготовки и оформления документов.

Для оформления деловых документов используются форматы: А4; А5

Бланки документов разрабатываются на основе: продольного и углового расположения реквизитов

Формуляр-образец формата А4 устанавливает состав реквизитов в количестве: 32

Реквизиты документов отделены друг от друга: полуторным междустрочным интервалом.

При печати документов используют:

Письма оформляются на: бланках для писем.

Реквизит 13 "Ссылка на индекс и дату входящего документа" проставляются на: общих бланках и бланках писем.

Приказ - это: правовой акт для решения основных задач, стоящих перед данной организацией, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единоначалия.

Кем проставляется дата приказа: лицом его подписавшим.

Приказы бывают: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам.

Приказ состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.

Приказ должен быть зарегистрирован: в день подписания.

Распоряжение - это: правовой акт единолично издаваемый руководителем организации или его заместителем для решения вопросов основной деятельности.

Гриф утверждения акта проставляется: в правом верхнем углу

Протокол - это: документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на конференциях, совещаниях, собраниях и заседаниях коллегионных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводная и основная.

К какому виду документов по содержанию относятся справки: информационного характера

Какие справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие организации, в обязательном порядке заверяются печатью: личные

Для уничтожения документов с грифом "КТ"составляется: акт

При составлении приказа по личному составу в тексте отсутствует: констатирующая часть и глагол «ПРИКАЗЫВАЮ»

Протокол составляется: секретарем

Дата протокола должна соответствовать дате: дате проведения мероприятия

Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания(заседания) делятся на: полные, краткие и сокращенные.

Вводная часть протокола содержит: постоянную информацию (слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих).

Основная часть протокола краткой формы строится по схеме: 1. Слушали; 2. Постановили (решили).

Любой документ состоит из ряда элементов оформления, которые называются: реквизитами.

Реквизиты располагаются на документе каждого вида:

Реквизиты, которые остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия называются:

Реквизиты, которые на разных документах отличаются, называются:

В состав реквизита "Гриф согласования" (25 реквизит) входят следующие элементы: фамилия исполнителя и его служебный телефон

Документ можно разделить на следующие части:

Перечислите виды бланков: бланк для письма; общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

Изложение основной части протокола полной формы строится по схеме: 1. Слушали;

2. Выступили; 3. Постановили (решили).

Акт - это: документ, составленный комиссией или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события и действия.

В водной части акта: включает основание для составления акта; состав комиссии.

В констатирующей части акта: излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты.

Все реквизиты можно разделить:

Докладная записка - это: информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

При оформлении реквизита "Дата" рекомендуется писать дату в форме: ЧЧ.ММ.ГГГГ

Руководитель предприятия свою деятельность осуществляет изданием приказов, которые делятся на:

Заголовок к тексту (19 реквизит) печатают: в правом верхнем углу первой страницы приложения.

Текст документов (21 реквизит) на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом:

Текст документов (21 реквизит) на бланках формата А4 печатают с межстрочным интервалом:

Резолюция (18 реквизит) проставляется: перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Государственный герб Республики Беларусь помещается: в центре верхнего поля.

Согласование может быть: внутреннее и внешнее (?)